Surat resmi permohonan merupakan salah satu jenis surat yang digunakan untuk mengajukan permintaan atau permohonan secara resmi. Biasanya, surat permohonan ini digunakan untuk tujuan yang spesifik, seperti meminta izin, bantuan, atau informasi tertentu. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk memahami bagaimana membuat surat permohonan yang baik dan benar.
Pengertian Surat Resmi Permohonan
Surat resmi permohonan adalah surat yang digunakan untuk mengajukan permintaan atau permohonan secara resmi kepada pihak yang berwenang. Surat ini biasanya menggunakan bahasa yang formal dan memiliki format yang terstandardisasi. Tujuannya adalah agar surat tersebut mudah dipahami dan mendapatkan respon yang positif dari pihak yang dituju.
Format Surat Resmi Permohonan
Agar surat resmi permohonan terlihat profesional dan mudah dipahami, kita harus mengikuti format yang benar. Berikut ini adalah format umum surat resmi permohonan:
- Header
Header berisi informasi tentang pengirim surat, seperti nama, alamat, nomor telepon, dan email. Informasi ini harus disusun secara rapi dan jelas.
- Tanggal
Tuliskan tanggal pengiriman surat pada bagian ini. Gunakan format yang benar, seperti 22 April 2021.
- Alamat Penerima
Tuliskan alamat lengkap penerima surat, termasuk nama, jabatan, dan alamat kantor. Pastikan alamat tersebut benar dan lengkap.
- Salutasi
Gunakan salutasi yang sesuai dengan jabatan penerima surat. Contohnya, “Kepada Yth. Direktur PT XYZ” atau “Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah”.
- Isi Surat
Isi surat harus jelas dan mudah dipahami. Gunakan bahasa yang formal dan ringkas. Jelaskan dengan jelas mengenai tujuan dan alasan permohonan.
- Penutup
Penutup berisi kalimat penutup dan ucapan terima kasih. Gunakan kalimat yang sopan dan menghormati pihak yang dituju.
- Tanda Tangan
Tanda tangani surat dengan tinta hitam dan letakkan di bawah penutup. Jangan lupa untuk menyertakan nama dan jabatan pengirim surat.
Contoh Surat Resmi Permohonan
Berikut ini adalah beberapa contoh surat resmi permohonan yang dapat digunakan sebagai panduan:
Contoh Surat Permohonan Izin Cuti
Header:
PT ABC
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta
Telp. (021) 1234567
Email: info@ptabc.com
Tanggal:
22 April 2021
Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Departemen Sumber Daya Manusia PT ABC
Perihal: Permohonan Izin Cuti
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, bernama Ali, adalah karyawan PT ABC dengan nomor induk 123. Saya bermaksud untuk mengajukan permohonan izin cuti selama 2 minggu, mulai dari tanggal 1 Mei 2021 sampai dengan 14 Mei 2021.
Alasan permohonan izin cuti ini adalah untuk menghadiri pernikahan saudara saya di luar kota. Saya memohon untuk diberikan izin cuti tersebut dan berjanji untuk menyelesaikan pekerjaan yang tertunda sebelum meninggalkan kantor.
Demikian surat permohonan ini saya buat dengan sebenar-benarnya. Atas perhatian dan pengertiannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Ali
Karyawan PT ABC
Contoh Surat Permohonan Bantuan Dana
Header:
Yayasan Peduli Pendidikan
Jl. Merdeka No. 45
Surabaya
Telp. (031) 6789123
Email: yayasanpp@gmail.com
Tanggal:
22 April 2021
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pengurus Bank XYZ
Perihal: Permohonan Bantuan Dana
Dengan hormat,
Kami dari Yayasan Peduli Pendidikan mengajukan permohonan bantuan dana untuk program beasiswa bagi siswa-siswi berprestasi di daerah terpencil. Program ini bertujuan untuk membantu anak-anak yang kurang mampu agar bisa melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi.
Kami memohon kepada Bapak/Ibu untuk membantu program ini dengan memberikan donasi sejumlah yang Bapak/Ibu berikan. Donasi tersebut akan kami gunakan untuk memberikan beasiswa kepada siswa-siswi yang berprestasi namun kurang mampu di daerah terpencil.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Kami berharap Bapak/Ibu dapat memberikan bantuan yang sebesar-besarnya untuk program ini. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Yayasan Peduli Pendidikan
Contoh Surat Permohonan Informasi
Header:
PT XYZ
Jl. Jend. Sudirman No. 100
Bandung
Telp. (022) 4567890
Email: info@ptxyz.com
Tanggal:
22 April 2021
Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Dinas Kesehatan Kota Bandung
Perihal: Permohonan Informasi
Dengan hormat,
Kami dari PT XYZ ingin memohon informasi mengenai kebijakan-kebijakan yang terkait dengan kesehatan di Kota Bandung. Kami memerlukan informasi tersebut untuk kepentingan riset dan pengembangan produk kesehatan kami.
Kami memohon agar Bapak/Ibu dapat memberikan informasi mengenai kebijakan-kebijakan tersebut, seperti kebijakan tentang penggunaan obat-obatan, kebijakan tentang layanan kesehatan, dan lain sebagainya. Informasi tersebut akan kami jaga kerahasiaannya dan hanya digunakan untuk kepentingan riset produk kesehatan kami.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Kami berharap Bapak/Ibu dapat memberikan informasi yang kami butuhkan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT XYZ
Contoh Surat Permohonan Sponsorship
Header:
Komunitas Seni XYZ
Jl. Diponegoro No. 50
Bandung
Telp. (022) 7890123
Email: komunitassenixyz@gmail.com
Tanggal