Surat resmi pemerintahan adalah jenis surat yang dibuat oleh instansi pemerintah untuk kepentingan resmi. Jenis surat ini memiliki format yang baku dan harus sesuai dengan aturan yang berlaku. Surat resmi pemerintahan biasanya digunakan untuk kepentingan seperti permohonan, pengajuan, pemberitahuan, dan lain sebagainya.
Format Surat Resmi Pemerintahan
Sebelum membahas contoh surat resmi pemerintahan, ada baiknya kita mengetahui dulu format yang benar. Berikut ini adalah format surat resmi pemerintahan yang harus diperhatikan:
- Judul
- Lembaga pemerintah yang mengeluarkan surat
- Nomor surat
- Lampiran
- Perihal
- Alamat penerima surat
- Isi surat
- Tanggal surat
- Tanda tangan dan nama pejabat yang berwenang
Format surat resmi pemerintahan harus diikuti dengan benar agar surat tersebut terlihat profesional dan mudah dipahami oleh penerima surat. Selain itu, format yang benar juga akan memudahkan proses pengarsipan surat di instansi pemerintah.
Contoh Surat Resmi Pemerintahan
Berikut ini adalah contoh surat resmi pemerintahan dalam berbagai kepentingan:
Contoh 1: Surat Permohonan
Judul: Permohonan Izin Mendirikan Bangunan
Lembaga: Dinas Pekerjaan Umum
Nomor Surat: 123/DPU/2021
Lampiran: -
Perihal: Permohonan Izin Mendirikan Bangunan
Alamat Penerima Surat: Kepala Dinas Pekerjaan Umum
Isi Surat:
Kepada Yth. Kepala Dinas Pekerjaan Umum,
Dalam rangka mendirikan bangunan di atas lahan milik saya di Jalan Raya No. 12, saya mengajukan permohonan izin mendirikan bangunan. Terlampir saya sertakan persyaratan yang diminta untuk pengajuan izin tersebut.
Demikian permohonan ini saya sampaikan, atas perhatian dan bantuannya saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
John Doe
Tanggal Surat: 20 Februari 2021
Tanda Tangan dan Nama Pejabat yang Berwenang: -
Contoh 2: Surat Pengajuan
Judul: Pengajuan Bantuan Sosial
Lembaga: Dinas Sosial
Nomor Surat: 456/DS/2021
Lampiran: -
Perihal: Pengajuan Bantuan Sosial
Alamat Penerima Surat: Kepala Dinas Sosial
Isi Surat:
Kepada Yth. Kepala Dinas Sosial,
Dalam rangka membantu masyarakat yang terdampak pandemi Covid-19, kami mengajukan pengajuan bantuan sosial berupa sembako dan vitamin. Kami berharap dapat bekerja sama dengan Dinas Sosial untuk menyalurkan bantuan tersebut kepada masyarakat yang membutuhkan.
Terlampir kami sertakan daftar nama dan alamat masyarakat yang akan menerima bantuan tersebut.
Demikian pengajuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan bantuannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
John Doe
Tanggal Surat: 25 Maret 2021
Tanda Tangan dan Nama Pejabat yang Berwenang: -
Contoh 3: Surat Pemberitahuan
Judul: Pemberitahuan Hasil Seleksi CPNS
Lembaga: Badan Kepegawaian Daerah
Nomor Surat: 789/BKD/2021
Lampiran: -
Perihal: Pemberitahuan Hasil Seleksi CPNS
Alamat Penerima Surat: Peserta Seleksi CPNS
Isi Surat:
Kepada Yth. Peserta Seleksi CPNS,
Sehubungan dengan seleksi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) yang dilaksanakan pada tanggal 1 Januari 2021, kami sampaikan bahwa hasil seleksi telah keluar dan dapat dilihat di situs resmi Badan Kepegawaian Daerah.
Bagi peserta yang dinyatakan lulus seleksi, diharapkan segera melengkapi persyaratan yang diminta dan menghadap ke kantor Badan Kepegawaian Daerah untuk proses selanjutnya.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
John Doe
Tanggal Surat: 20 Januari 2021
Tanda Tangan dan Nama Pejabat yang Berwenang: -
Contoh 4: Surat Undangan
Judul: Undangan Rapat Koordinasi
Lembaga: Dinas Pendidikan
Nomor Surat: 1011/DP/2021
Lampiran: -
Perihal: Undangan Rapat Koordinasi
Alamat Penerima Surat: Kepala Sekolah
Isi Surat:
Kepada Yth. Kepala Sekolah,
Dalam rangka meningkatkan kualitas pendidikan di wilayah ini, Dinas Pendidikan akan mengadakan rapat koordinasi dengan tema “Meningkatkan Kualitas Guru di Era Digital”. Rapat ini akan diadakan pada:
Hari/Tanggal: Senin, 5 April 2021
Waktu: 09.00-12.00 WIB
Tempat: Aula Dinas Pendidikan
Kami mengundang Bapak/Ibu Kepala Sekolah untuk hadir dalam rapat tersebut. Mohon konfirmasi kehadiran dengan menghubungi nomor telepon yang tertera pada kop surat ini.
Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
John Doe
Tanggal Surat: 25 Maret 2021
Tanda Tangan dan Nama Pejabat yang Berwenang: -
Kesimpulan
Surat resmi pemerintahan adalah jenis surat yang harus dibuat sesuai format yang berlaku. Format surat resmi pemerintahan harus diikuti dengan benar agar surat tersebut terlihat profesional dan mudah dipahami oleh penerima surat. Berbagai contoh surat resmi pemerintahan dapat dijadikan referensi dalam membuat surat resmi pemerintahan yang baik dan benar.