Surat merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang sering digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Seperti yang kita ketahui, surat dapat digunakan untuk berbagai macam tujuan, mulai dari mengajukan permohonan, memberikan informasi, hingga mengajukan keluhan. Namun, ketika kita berkomunikasi dengan instansi pemerintah, kita harus menggunakan surat resmi dinas. Surat resmi dinas memiliki format dan tata bahasa yang berbeda dengan surat biasa, sehingga kita harus memperhatikan beberapa hal ketika menulisnya.
Pengertian Surat Resmi Dinas
Surat resmi dinas adalah surat yang digunakan untuk berkomunikasi dengan instansi pemerintah, baik itu pemerintah pusat, pemerintah daerah, maupun lembaga-lembaga negara yang lain. Surat ini memiliki format dan tata bahasa yang baku, sehingga dapat memudahkan para pegawai pemerintah dalam memproses surat tersebut.
Format Surat Resmi Dinas
Untuk membuat surat resmi dinas, kita harus memperhatikan beberapa hal, antara lain:
- Header
Header surat resmi dinas berisi tentang nama instansi, alamat, nomor telepon, nomor fax, dan alamat email. Biasanya, header ini diletakkan di bagian atas kiri surat. - Perihal
Perihal surat resmi dinas berisi tentang tujuan dari surat tersebut. Perihal ini harus ditulis dengan jelas dan singkat, agar tidak membingungkan pihak yang menerima surat. Biasanya, perihal ini diletakkan di bagian atas kanan surat. - Isi Surat
Isi surat resmi dinas harus ditulis dengan bahasa yang formal dan jelas. Kita harus memperhatikan tata bahasa yang benar, seperti penggunaan tanda baca, ejaan, dan tata bahasa yang lain. Selain itu, kita juga harus memperhatikan struktur kalimat, agar surat lebih mudah dipahami oleh pihak yang menerima surat. - Tembusan
Jika surat ini ditujukan untuk lebih dari satu orang atau instansi, kita dapat menuliskan lembaran tembusan pada surat tersebut. Biasanya, lembaran tembusan ini diletakkan di bagian bawah surat. - Tanda Tangan
Setelah selesai menulis surat, kita harus menandatangani surat tersebut. Tanda tangan ini merupakan tanda bahwa surat tersebut benar-benar berasal dari instansi yang sah.
Contoh Surat Resmi Dinas
Berikut ini adalah beberapa contoh surat resmi dinas yang dapat menjadi referensi bagi kita:
- Contoh Surat Permohonan Informasi
- Contoh Surat Pengajuan Proposal
- Contoh Surat Penawaran Kerjasama
- Contoh Surat Pemberitahuan
Kesimpulan
Surat resmi dinas merupakan salah satu cara efektif untuk berkomunikasi dengan instansi pemerintah. Dalam menulis surat resmi dinas, kita harus memperhatikan format dan tata bahasa yang baku, agar surat tersebut dapat diproses dengan baik oleh pihak yang menerima surat. Dengan mengikuti aturan yang ada, kita dapat membuat surat resmi dinas yang baik dan benar.