Resign atau mengundurkan diri dari pekerjaan adalah hal yang lumrah terjadi di dunia kerja. Ada berbagai alasan seseorang memilih untuk resign, seperti ingin pindah ke perusahaan lain, mencari tantangan baru atau ingin fokus pada bisnis pribadi. Namun, terkadang kita kesulitan untuk menyampaikan keputusan tersebut kepada atasan atau HRD. Salah satu cara yang bisa dilakukan adalah dengan mengirim surat resign via email.
Pengertian Surat Resign via Email
Surat resign via email adalah surat yang dikirimkan melalui email untuk menyampaikan keputusan seseorang untuk mengundurkan diri dari pekerjaannya. Surat ini memiliki fungsi yang sama dengan surat resign pada umumnya, yaitu memberi tahu perusahaan bahwa karyawan akan berhenti bekerja dan memberikan waktu yang cukup untuk mengganti posisi tersebut.
Format Surat Resign via Email
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat resign via email, antara lain:
- Subject email harus jelas dan singkat, seperti “Pemberitahuan Resign dari [Nama Karyawan]”.
- Salam pembuka pada email harus sesuai dengan lingkungan perusahaan, seperti “Salam sejahtera” atau “Halo”.
- Sampaikan keputusan resign dengan jelas dan singkat, seperti “Saya ingin memberitahu bahwa saya akan mengundurkan diri dari posisi [jabatan] di perusahaan ini.”
- Sampaikan alasan resign dengan jelas dan sopan, seperti “Saya memutuskan untuk mencari tantangan baru di bidang [bidang pekerjaan]”.
- Sampaikan terima kasih pada perusahaan dan rekan kerja, seperti “Saya sangat berterima kasih atas kesempatan yang diberikan perusahaan dan rekan kerja selama saya bekerja di sini.”
- Sampaikan kesiapan untuk membantu proses pergantian posisi, seperti “Saya siap membantu proses pergantian posisi dan memberikan transfer knowledge pada pengganti saya.”
- Salam penutup pada email harus sopan, seperti “Hormat saya” atau “Terima kasih”.
- Tanda tangan email harus mencantumkan nama karyawan dan kontak yang bisa dihubungi, seperti nomor telepon atau email.
Contoh Surat Resign via Email
Berikut adalah beberapa contoh surat resign via email yang bisa digunakan sebagai referensi:
Contoh 1
Subject: Pemberitahuan Resign dari John Doe
Salam sejahtera,
Saya ingin memberitahu bahwa saya akan mengundurkan diri dari posisi Manager Marketing di perusahaan ini. Saya memutuskan untuk mencari tantangan baru di bidang pemasaran digital yang lebih dinamis.
Saya sangat berterima kasih atas kesempatan yang diberikan perusahaan dan rekan kerja selama saya bekerja di sini. Saya siap membantu proses pergantian posisi dan memberikan transfer knowledge pada pengganti saya.
Hormat saya,
John Doe
08123456789
johndoe@email.com
Contoh 2
Subject: Pemberitahuan Resign dari Jane Smith
Halo semua,
Saya ingin memberitahu bahwa saya akan mengundurkan diri dari posisi Staff Accounting di perusahaan ini. Saya memutuskan untuk fokus pada bisnis pribadi di bidang akuntansi.
Saya sangat berterima kasih atas kesempatan yang diberikan perusahaan dan rekan kerja selama saya bekerja di sini. Saya siap membantu proses pergantian posisi dan memberikan transfer knowledge pada pengganti saya.
Terima kasih,
Jane Smith
08987654321
janesmith@email.com
Contoh 3
Subject: Pemberitahuan Resign dari Ahmad Yusuf
Salam sejahtera semua,
Saya ingin memberitahu bahwa saya akan mengundurkan diri dari posisi IT Support di perusahaan ini. Saya memutuskan untuk pindah ke perusahaan lain yang lebih fokus pada pengembangan aplikasi mobile.
Saya sangat berterima kasih atas kesempatan yang diberikan perusahaan dan rekan kerja selama saya bekerja di sini. Saya siap membantu proses pergantian posisi dan memberikan transfer knowledge pada pengganti saya.
Hormat saya,
Ahmad Yusuf
08543210987
ahmadyusuf@email.com
Contoh 4
Subject: Pemberitahuan Resign dari Maria Indriani
Salam sejahtera bu Mira,
Dalam surat ini saya ingin memberitahu bahwa saya akan mengundurkan diri dari posisi Admin HRD di perusahaan ini. Saya memutuskan untuk fokus pada peran sebagai ibu rumah tangga yang lebih aktif.
Saya sangat berterima kasih atas kesempatan yang diberikan perusahaan dan rekan kerja selama saya bekerja di sini. Saya siap membantu proses pergantian posisi dan memberikan transfer knowledge pada pengganti saya.
Hormat saya,
Maria Indriani
08123456789
maria.indriani@email.com
Kesimpulan
Mengirim surat resign via email bisa menjadi alternatif untuk menyampaikan keputusan resign kepada perusahaan. Dalam membuat surat tersebut, perlu diperhatikan format yang jelas dan sopan, serta mencantumkan alasan resign dan kesiapan untuk membantu proses pergantian posisi. Dengan begitu, proses resign bisa berlangsung dengan baik dan tidak menimbulkan kesalahpahaman atau ketidaknyamanan bagi kedua belah pihak.