Sebagai pemilik usaha kecil dan menengah (UKM), terkadang kita akan dihadapkan pada situasi yang memerlukan surat resmi untuk menyelesaikan berbagai urusan bisnis. Salah satu surat resmi yang sering dibutuhkan oleh UKM adalah surat rasmi UKM.

Pengertian Surat Rasmi UKM

Surat rasmi UKM adalah surat resmi yang digunakan oleh UKM untuk mengirimkan informasi atau permintaan resmi kepada pihak lain, seperti perusahaan, instansi pemerintah, atau pihak lain yang terkait dengan bisnis UKM. Surat rasmi UKM harus disusun dengan format yang benar dan mengikuti aturan yang berlaku untuk memastikan surat tersebut dapat diterima dengan baik oleh pihak yang dituju.

Format Surat Rasmi UKM

Format surat rasmi UKM memiliki aturan dan tata cara penulisan yang harus diikuti agar surat tersebut dapat diterima dengan baik oleh pihak yang dituju. Berikut adalah format surat rasmi UKM yang harus diperhatikan:

  1. Header surat: pada bagian atas surat, tuliskan alamat dan tanggal penulisan surat.
  2. Alamat surat: pada bagian ini, tuliskan alamat lengkap penerima surat, termasuk nama perusahaan dan alamat lengkap.
  3. Salutation: pada bagian ini, tuliskan kata sapaan untuk penerima surat, seperti “Kepada Yth.”
  4. Isi surat: pada bagian isi surat, tuliskan informasi atau permintaan resmi yang ingin disampaikan. Tuliskan dengan jelas dan singkat, serta hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau sulit dipahami.
  5. Penutup surat: pada bagian ini, tuliskan kata penutup seperti “Hormat saya” atau “Terima kasih”.
  6. Tanda tangan: pada bagian akhir surat, tuliskan nama dan tanda tangan pengirim surat.

Contoh Surat Rasmi UKM

Berikut adalah beberapa contoh surat rasmi UKM yang dapat digunakan sebagai referensi:

Contoh Surat Rasmi UKM 1: Permintaan Informasi

PT. ABC
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta Selatan
Tanggal: 1 Januari 2022

Kepada Yth.
Bagian Pemasaran
PT. XYZ
Jl. Thamrin No. 456
Jakarta Pusat

Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, selaku perwakilan dari PT. ABC, ingin meminta informasi tentang produk-produk yang ditawarkan oleh PT. XYZ. Kami berencana untuk menjalin kerjasama dengan PT. XYZ dan ingin mengetahui lebih lanjut tentang produk yang ditawarkan.
Mohon kiranya dapat memberikan informasi lengkap dan detail mengenai produk yang ditawarkan, termasuk harga dan spesifikasi produk.
Demikian permintaan informasi dari kami, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[ Nama dan tanda tangan pengirim surat ]

Contoh Surat Rasmi UKM 2: Permohonan Izin Usaha

PT. DEF
Jl. Gajah Mada No. 789
Surabaya
Tanggal: 1 Januari 2022

Kepada Yth.
Kepala Dinas Perizinan
Pemerintah Kota Surabaya
Jl. Raya Darmo No. 101
Surabaya

Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, selaku perwakilan dari PT. DEF, ingin mengajukan permohonan izin usaha untuk membuka usaha yang bergerak di bidang kuliner. Kami telah mempersiapkan segala persyaratan yang dibutuhkan, seperti izin lokasi dan dokumen pendukung lainnya.
Mohon kiranya dapat memberikan izin usaha kepada kami, sehingga kami dapat membuka usaha kami dengan legal dan sesuai dengan aturan yang berlaku.
Demikian permohonan izin usaha dari kami, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[ Nama dan tanda tangan pengirim surat ]

Contoh Surat Rasmi UKM 3: Penawaran Kerjasama

PT. GHI
Jl. Asia Afrika No. 111
Bandung
Tanggal: 1 Januari 2022

Kepada Yth.
Direktur PT. JKL
Jl. Peta No. 222
Jakarta Barat

Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, selaku perwakilan dari PT. GHI, ingin menawarkan kerjasama kepada PT. JKL dalam bidang pengadaan barang. Kami menyediakan berbagai jenis barang dengan harga yang bersaing, serta kualitas yang terjamin.
Kami yakin dapat memberikan kontribusi yang baik bagi PT. JKL, sehingga dapat membantu meningkatkan kinerja perusahaan.
Demikian penawaran kerjasama dari kami, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[ Nama dan tanda tangan pengirim surat ]

Contoh Surat Rasmi UKM 4: Konfirmasi Pesanan

PT. MNO
Jl. Raya Bogor No. 333
Depok
Tanggal: 1 Januari 2022

Kepada Yth.
Bagian Penjualan
PT. PQR
Jl. Sudirman No. 444
Jakarta Selatan

Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, selaku perwakilan dari PT. MNO, ingin mengonfirmasi pesanan yang kami lakukan pada tanggal 1 Januari 2022. Kami telah melakukan pembayaran dan mohon konfirmasi bahwa pesanan kami telah diproses dan siap untuk dikirim.
Mohon kiranya dapat memberikan informasi mengenai tanggal pengiriman dan nomor resi pengiriman.
Demikian konfirmasi pesanan dari kami, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[ Nama dan tanda tangan pengirim surat ]

Kesimpulan

Surat rasmi UKM merupakan surat resmi yang digunakan oleh UKM untuk mengirimkan informasi atau permintaan resmi kepada pihak lain. Surat rasmi UKM harus disusun dengan format yang benar dan mengikuti aturan yang berlaku. Dengan memperhatikan pengertian, format, dan contoh surat rasmi UKM yang sudah dijelaskan di atas, diharapkan dapat membantu UKM dalam menyusun surat rasmi yang baik dan sesuai dengan aturan yang berlaku.