Surat rasmi perniagaan adalah komunikasi tertulis yang dihasilkan oleh sebuah perusahaan atau organisasi kepada pihak lain seperti pelanggan, pemasok, atau agensi kerajaan. Surat ini digunakan untuk menyampaikan informasi penting seperti permintaan, pemberitahuan, dan pengumuman secara formal. Oleh karena itu, penting bagi setiap perusahaan untuk memahami format dan tata cara penulisan surat rasmi perniagaan yang benar.
Format Surat Rasmi Perniagaan
Format surat rasmi perniagaan harus memenuhi standar yang telah ditetapkan. Ada beberapa elemen penting yang harus ada dalam surat rasmi perniagaan, yaitu:
- Header: Berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Header harus ditempatkan di bagian atas kiri surat.
- Tanggal: Tanggal penulisan surat harus dicantumkan di bawah header.
- Alamat: Nama dan alamat penerima surat harus dicantumkan di bawah tanggal.
- Salutasi: Surat rasmi perniagaan harus dimulai dengan salutasi seperti “Kepada Yth.” atau “Saudara/i”.
- Isi surat: Isi surat harus jelas, singkat, dan padat. Gunakan bahasa formal dan hindari penggunaan bahasa yang terlalu informal.
- Tanda tangan: Setelah menulis isi surat, jangan lupa untuk menambahkan tanda tangan di bawahnya. Tanda tangan harus dicantumkan di bawah salam penutup.
Contoh Surat Rasmi Perniagaan
Berikut adalah beberapa contoh surat rasmi perniagaan yang dapat dijadikan referensi:
Contoh 1
Header:
PT. ABC
Jl. Jend. Sudirman No. 123
Jakarta
Telp. (021) 123456
Email: info@ptabc.com
Tanggal:
1 Januari 2022
Alamat:
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pemilik Toko ABC
Jl. Gatot Subroto No. 456
Jakarta
Isi surat:
Dengan hormat,
Kami PT. ABC ingin memberitahukan bahwa produk-produk kami kini telah tersedia di toko Bapak/Ibu di Jl. Gatot Subroto No. 456. Kami berharap produk kami dapat memenuhi kebutuhan pelanggan Bapak/Ibu dan dapat menjadi pilihan yang tepat untuk meningkatkan penjualan toko. Kami juga siap memberikan dukungan dan layanan purna jual yang terbaik untuk Bapak/Ibu.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu dan kami harap dapat menjalin hubungan bisnis yang baik dengan toko Bapak/Ibu.
Hormat kami,
PT. ABC
Tanda tangan:
[tanda tangan]
Nama:
[nama]
Jabatan:
[jabatan]
Contoh 2
Header:
PT. XYZ
Jl. Ahmad Yani No. 789
Surabaya
Telp. (031) 789012
Email: info@ptxyz.com
Tanggal:
1 Februari 2022
Alamat:
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pemilik Restoran XYZ
Jl. Diponegoro No. 101
Surabaya
Isi surat:
Dengan hormat,
Kami PT. XYZ ingin menawarkan produk baru kami, yaitu saus BBQ, yang dapat menjadi tambahan menu yang menarik untuk restoran Bapak/Ibu. Saus BBQ kami memiliki rasa yang unik dan dapat meningkatkan cita rasa hidangan. Selain itu, produk kami juga telah lolos uji kualitas dan halal sehingga aman untuk dikonsumsi.
Kami berharap produk kami dapat menjadi pilihan yang tepat untuk restoran Bapak/Ibu dan dapat memenuhi kebutuhan pelanggan. Jika Bapak/Ibu berminat untuk memesan produk kami, silakan hubungi kami melalui nomor telepon atau email yang tercantum di header surat.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu dan kami harap dapat menjalin kerja sama dan hubungan bisnis yang baik dengan restoran Bapak/Ibu.
Hormat kami,
PT. XYZ
Tanda tangan:
[tanda tangan]
Nama:
[nama]
Jabatan:
[jabatan]
Contoh 3
Header:
PT. PQR
Jl. Pahlawan No. 234
Bandung
Telp. (022) 345678
Email: info@ptpqr.com
Tanggal:
1 Maret 2022
Alamat:
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Kepala Dinas Perhubungan Kota Bandung
Jl. Asia Afrika No. 345
Bandung
Isi surat:
Dengan hormat,
Kami PT. PQR ingin mengajukan permohonan izin operasional untuk armada bus kami yang akan beroperasi di kota Bandung. Armada bus kami telah dilengkapi dengan standar keselamatan dan kenyamanan yang tinggi serta dilengkapi dengan fasilitas yang memadai untuk memenuhi kebutuhan penumpang.
Kami berharap Dinas Perhubungan Kota Bandung dapat memberikan izin operasional untuk armada bus kami sehingga kami dapat memberikan pelayanan yang terbaik untuk masyarakat Kota Bandung. Jika terdapat persyaratan tambahan yang harus dipenuhi, mohon informasikan kepada kami.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
PT. PQR
Tanda tangan:
[tanda tangan]
Nama:
[nama]
Jabatan:
[jabatan]
Contoh 4
Header:
PT. LMN
Jl. Hayam Wuruk No. 567
Denpasar
Telp. (0361) 789123
Email: info@ptlmn.com
Tanggal:
1 April 2022
Alamat:
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pemilik Hotel LMN
Jl. Legian No. 789
Kuta, Bali
Isi surat:
Dengan hormat,
Kami PT. LMN ingin mengajukan permohonan kerjasama dengan Hotel LMN dalam hal penyedia