Surat perpanjangan kontrak adalah surat resmi yang berfungsi untuk memperpanjang masa berlakunya kontrak antara dua pihak. Kontrak yang dimaksud bisa berupa kontrak kerja, kontrak sewa, kontrak jasa, atau kontrak lainnya. Surat perpanjangan kontrak biasanya dibuat ketika masa berlaku kontrak akan segera berakhir dan kedua belah pihak sepakat untuk melanjutkan kontrak tersebut.

Format Surat Perpanjangan Kontrak

Format surat perpanjangan kontrak sebenarnya cukup sederhana dan tidak jauh berbeda dengan format surat bisnis pada umumnya. Namun, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar surat perpanjangan kontrak yang dibuat bisa dipahami dengan mudah oleh kedua belah pihak. Berikut adalah format surat perpanjangan kontrak yang dapat dijadikan acuan:

  1. Header: di dalam header, terdapat informasi mengenai identitas pengirim surat, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email. Biasanya, header diletakkan di bagian atas kiri surat.
  2. Tanggal: di bawah header, tuliskan tanggal pembuatan surat perpanjangan kontrak.
  3. Alamat tujuan: tuliskan alamat tujuan surat perpanjangan kontrak di sebelah kanan atas surat, lengkap dengan nama penerima dan jabatannya.
  4. Salutation: buat salam pembuka yang sopan, seperti “Kepada Yth.” atau “Dear”.
  5. Paragraf pembuka: dalam paragraf ini, jelaskan maksud dan tujuan dari surat perpanjangan kontrak yang dibuat secara singkat dan jelas.
  6. Isi surat: jelaskan secara detail mengenai perpanjangan kontrak yang akan dilakukan, termasuk tanggal berakhirnya kontrak yang lama dan tanggal mulai berlakunya kontrak yang baru. Selain itu, sertakan juga ketentuan-ketentuan lainnya yang perlu dipahami oleh kedua belah pihak, seperti harga, jangka waktu, dan lain-lain.
  7. Penutup: buat penutup yang sopan dan jelas, seperti “Demikian surat perpanjangan kontrak ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.”
  8. TTD: jangan lupa untuk mencantumkan nama dan tanda tangan pengirim surat di bawah penutup.

Contoh Surat Perpanjangan Kontrak

Berikut adalah contoh surat perpanjangan kontrak yang dapat dijadikan referensi:

Contoh 1: Surat Perpanjangan Kontrak Kerja

PT. ABC
Jl. Jend. Sudirman No. 15
Jakarta Selatan
Telp. (021) 123456
Email: info@abc.co.id

Jakarta, 1 Januari 2022

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Karyawan PT. ABC

Dengan hormat,

Bersama surat ini kami sampaikan bahwa kontrak kerja Bapak/Ibu yang berakhir pada tanggal 31 Desember 2021 akan diperpanjang selama satu tahun ke depan, mulai tanggal 1 Januari 2022 hingga 31 Desember 2022.

Adapun ketentuan-ketentuan yang berlaku pada masa perpanjangan kontrak ini adalah sebagai berikut:
- Gaji Bapak/Ibu akan naik sebesar 10% dari gaji sebelumnya.
- Bapak/Ibu wajib mengikuti pelatihan-pelatihan yang diselenggarakan oleh perusahaan.
- Bapak/Ibu wajib menjalankan tugas-tugas yang telah ditentukan oleh atasan.

Demikian surat perpanjangan kontrak kerja ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT. ABC

(CEO PT. ABC)

Contoh 2: Surat Perpanjangan Kontrak Sewa

PT. XYZ
Jl. Raya Bogor No. 25
Depok
Telp. (021) 987654
Email: info@xyz.co.id

Depok, 1 Januari 2022

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pemilik Gedung
Jl. Jend. Sudirman No. 10
Jakarta Pusat

Dengan hormat,

Kami dari PT. XYZ yang merupakan penyewa gedung Bapak/Ibu, ingin memperpanjang kontrak sewa gedung tersebut selama satu tahun ke depan, mulai dari tanggal 1 Februari 2022 hingga 31 Januari 2023. Kami berharap Bapak/Ibu dapat menerima permintaan perpanjangan kontrak ini.

Adapun ketentuan-ketentuan yang berlaku pada masa perpanjangan kontrak ini adalah sebagai berikut:
- Harga sewa gedung akan naik sebesar 5% dari harga sewa sebelumnya.
- Pembayaran sewa gedung harus dilakukan paling lambat tanggal 5 setiap bulannya.
- Kami bertanggung jawab atas semua kerusakan yang terjadi pada gedung selama masa sewa.

Demikian surat perpanjangan kontrak sewa ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT. XYZ

(CEO PT. XYZ)

Contoh 3: Surat Perpanjangan Kontrak Jasa

PT. PQR
Jl. Raya Bekasi No. 50
Jakarta Timur
Telp. (021) 765432
Email: info@pqr.co.id

Jakarta, 1 Januari 2022

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Klien PT. PQR

Dengan hormat,

Bersama surat ini kami sampaikan bahwa kontrak jasa antara PT. PQR dan Bapak/Ibu yang berakhir pada tanggal 31 Desember 2021 akan diperpanjang selama satu tahun ke depan, mulai tanggal 1 Januari 2022 hingga 31 Desember 2022.

Adapun ketentuan-ketentuan yang berlaku pada masa perpanjangan kontrak ini adalah sebagai berikut:
- Biaya jasa yang diberikan akan naik sebesar 15% dari biaya jasa sebelumnya.
- Kami bertanggung jawab atas kualitas jasa yang diberikan selama masa perpanjangan kontrak.
- Bapak/Ibu wajib membayar biaya jasa paling lambat tanggal 10 setiap bulannya.

Demikian surat perpanjangan kontrak jasa ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT. PQR

(CEO PT. PQR)

Contoh 4: Surat Perpanjangan