Surat pernyataan dinas instansi adalah surat yang digunakan oleh instansi pemerintah atau swasta untuk memberikan pernyataan tertulis mengenai suatu hal. Surat ini biasanya digunakan untuk kepentingan administrasi, seperti pengajuan permohonan atau pengajuan izin. Surat pernyataan dinas instansi dapat dibuat oleh pegawai atau pejabat yang berwenang di instansi tersebut.

Format Surat Pernyataan Dinas Instansi

Format surat pernyataan dinas instansi umumnya sama dengan format surat dinas pada umumnya. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat pernyataan dinas instansi:

  1. Atur format surat dengan rapi dan jelas.
  2. Tuliskan nomor surat dan tanggal pembuatan surat.
  3. Tuliskan nama instansi dan alamat lengkapnya.
  4. Tuliskan nama dan jabatan pejabat yang membuat surat pernyataan.
  5. Tuliskan nama dan jabatan pejabat yang menerima surat pernyataan.
  6. Buat salam pembuka yang sesuai dengan etika penulisan surat dinas.
  7. Tuliskan pernyataan sesuai dengan keperluan surat.
  8. Buat salam penutup yang sesuai dengan etika penulisan surat dinas.
  9. Tuliskan nama dan jabatan pejabat yang membuat surat pernyataan lengkap dengan tanda tangan dan cap instansi.
  10. Letakkan lampiran apabila diperlukan.

Contoh Surat Pernyataan Dinas Instansi

Berikut adalah beberapa contoh surat pernyataan dinas instansi untuk berbagai keperluan:

Contoh Surat Pernyataan Dinas Instansi untuk Pengajuan Izin Cuti

Surat pernyataan dinas instansi ini digunakan untuk pengajuan izin cuti pegawai.

Kepada Yth,
Kepala Bagian Kepegawaian
PT. ABCD
Jl. Jend. Sudirman No.1
Jakarta Selatan

Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan dibawah ini:

Nama : Budi
Jabatan : Kepala Bagian Keuangan
NIP : 123456789

Dengan ini menyatakan bahwa:

  1. Saya akan mengajukan cuti selama 10 hari kerja, mulai tanggal 1 Juli 2022 sampai dengan tanggal 14 Juli 2022.
  2. Alasan cuti adalah untuk keperluan pribadi.
  3. Selama saya cuti, pekerjaan saya akan ditangani oleh staf keuangan yang telah ditunjuk.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan dapat dipertanggungjawabkan.

Hormat saya,
Budi

Contoh Surat Pernyataan Dinas Instansi untuk Permohonan Pindah Tugas

Surat pernyataan dinas instansi ini digunakan untuk permohonan pindah tugas pegawai.

Kepada Yth,
Kepala Bagian Kepegawaian
PT. ABCD
Jl. Jend. Sudirman No.1
Jakarta Selatan

Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan dibawah ini:

Nama : Ani
Jabatan : Kepala Bagian SDM
NIP : 123456789

Dengan ini menyatakan bahwa:

  1. Saya mengajukan permohonan pindah tugas dari Kantor Cabang ABCD di Jakarta Selatan ke Kantor Cabang ABCD di Surabaya.
  2. Alasan permohonan pindah tugas adalah untuk kepentingan keluarga.
  3. Saya akan menyelesaikan seluruh pekerjaan yang menjadi tanggung jawab saya di Kantor Cabang ABCD Jakarta Selatan sebelum pindah tugas.
  4. Saya siap melaksanakan tugas yang diberikan oleh Kantor Cabang ABCD Surabaya dengan sebaik-baiknya.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan dapat dipertanggungjawabkan.

Hormat saya,
Ani

Contoh Surat Pernyataan Dinas Instansi untuk Pengajuan Cuti Melahirkan

Surat pernyataan dinas instansi ini digunakan untuk pengajuan cuti melahirkan pegawai.

Kepada Yth,
Kepala Bagian Kepegawaian
PT. ABCD
Jl. Jend. Sudirman No.1
Jakarta Selatan

Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan dibawah ini:

Nama : Cici
Jabatan : Staf Administrasi
NIP : 123456789

Dengan ini menyatakan bahwa:

  1. Saya mengajukan cuti melahirkan selama 3 bulan (12 minggu), mulai dari tanggal 1 Oktober 2022 sampai dengan tanggal 31 Desember 2022.
  2. Saya akan melahirkan pada tanggal 15 Oktober 2022.
  3. Selama saya cuti melahirkan, pekerjaan saya akan ditangani oleh staf administrasi yang telah ditunjuk.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan dapat dipertanggungjawabkan.

Hormat saya,
Cici

Contoh Surat Pernyataan Dinas Instansi untuk Permohonan Pensiun

Surat pernyataan dinas instansi ini digunakan untuk permohonan pensiun pegawai.

Kepada Yth,
Kepala Bagian Kepegawaian
PT. ABCD
Jl. Jend. Sudirman No.1
Jakarta Selatan

Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan dibawah ini:

Nama : Doni
Jabatan : Kepala Bagian Produksi
NIP : 123456789

Dengan ini menyatakan bahwa:

  1. Saya mengajukan permohonan pensiun dengan pertimbangan usia.
  2. Tanggal pensiun yang diinginkan adalah tanggal 1 Januari 2023.
  3. Selama masa persiapan pensiun, saya akan menyelesaikan seluruh tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepada saya.
  4. Saya siap untuk memberikan bantuan dan dukungan dalam proses pergantian dengan pengganti saya.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan dapat dipertanggungjawabkan.

Hormat saya,
Doni

Kesimpulan

Surat pernyataan dinas instansi merupakan surat yang digunakan oleh instansi pemerintah atau swasta untuk memberikan pernyataan tertulis mengenai suatu hal. Format surat pernyataan dinas instansi umumnya sama dengan format surat dinas pada umumnya. Contoh surat pernyataan dinas instansi dapat beragam tergantung dari keperluannya, seperti pengajuan izin cuti, permohonan pindah tugas, pengajuan cuti melahirkan, ataupun permohonan pensiun. Dalam membuat surat pernyataan dinas instansi, perlu diperhatikan aturan penulisan surat dinas dan keakuratan pernyataan yang diberikan.