Pengertian Surat Permohonan Kunjungan Kerja Dinas
Surat permohonan kunjungan kerja dinas adalah surat resmi yang dibuat oleh perwakilan dari instansi atau kantor yang akan melakukan kunjungan ke instansi atau kantor lain. Surat ini dibuat sebagai tanda permintaan izin atau persetujuan untuk mengadakan kunjungan kerja dinas tersebut.
Format Surat Permohonan Kunjungan Kerja Dinas
Berikut adalah format umum surat permohonan kunjungan kerja dinas:
1. Header surat
Surat permohonan kunjungan kerja dinas harus memiliki header surat yang mencantumkan nama instansi atau kantor yang membuat surat, alamat, nomor telepon, dan nomor fax. Hal ini bertujuan untuk memudahkan penerima surat dalam menghubungi instansi atau kantor tersebut.
2. Tujuan surat
Bagian ini berisi tentang tujuan atau maksud dari surat tersebut. Jelaskan dengan singkat dan jelas mengenai maksud dan tujuan dari kunjungan kerja dinas tersebut.
3. Isi surat
Isi surat permohonan kunjungan kerja dinas harus mencakup beberapa poin, seperti: - Nama instansi atau kantor yang akan dikunjungi - Alamat lengkap instansi atau kantor yang akan dikunjungi - Tanggal dan waktu kunjungan - Jumlah peserta dan identitas peserta - Rencana kegiatan selama kunjungan - Permohonan izin atau persetujuan untuk kunjungan kerja dinas - Kesediaan untuk memenuhi segala persyaratan dan ketentuan yang diberikan oleh instansi atau kantor yang akan dikunjungi - Ucapan terima kasih atas perhatian dan kerjasama yang diberikan
4. Penutup surat
Bagian penutup surat berisi tentang tanda tangan dan nama lengkap perwakilan instansi atau kantor yang membuat surat. Selain itu, juga mencantumkan jabatan dan nomor telepon yang bisa dihubungi.
Contoh Surat Permohonan Kunjungan Kerja Dinas
Berikut adalah beberapa contoh surat permohonan kunjungan kerja dinas:
Contoh 1
PT. ABC
Jl. Jend. Sudirman No. 10
Jakarta Pusat
Telp. (021)123456
Fax. (021)123457
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
PT. XYZ
Jl. Gatot Subroto No. 20
Jakarta Selatan
Dengan hormat,
Kami dari PT. ABC bermaksud untuk melakukan kunjungan kerja dinas ke PT. XYZ pada tanggal 1 Februari 2022. Kunjungan ini bertujuan untuk mempelajari sistem manajemen yang diterapkan oleh PT. XYZ.
Kami akan mengirimkan 5 orang peserta untuk mengikuti kunjungan kerja dinas tersebut. Kami bersedia memenuhi semua persyaratan dan ketentuan yang diberikan oleh PT. XYZ. Kami berharap agar permohonan izin kunjungan kerja dinas kami dapat diterima dengan baik.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. ABC
Dwi Kurniawan
Manager Keuangan
Telp. (021)123456
Contoh 2
Dinas Pariwisata
Jl. Merdeka No. 50
Bandung
Telp. (022)987654
Fax. (022)987653
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
Dinas Pariwisata
Kota Surabaya
Dengan hormat,
Kami dari Dinas Pariwisata Kota Bandung bermaksud untuk melakukan kunjungan kerja dinas ke Dinas Pariwisata Kota Surabaya pada tanggal 15 Maret 2022. Kunjungan ini bertujuan untuk mempelajari pengembangan pariwisata yang dilakukan oleh Dinas Pariwisata Kota Surabaya.
Kami akan mengirimkan 10 orang peserta untuk mengikuti kunjungan kerja dinas tersebut. Kami bersedia memenuhi semua persyaratan dan ketentuan yang diberikan oleh Dinas Pariwisata Kota Surabaya. Kami berharap agar permohonan izin kunjungan kerja dinas kami dapat diterima dengan baik.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Dinas Pariwisata Kota Bandung
Yudi Santoso
Kepala Dinas Pariwisata
Telp. (022)987654
Contoh 3
Universitas X
Jl. Raya No. 30
Bogor
Telp. (0251)765432
Fax. (0251)765433
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
Universitas Y
Jl. Sudirman No. 40
Yogyakarta
Dengan hormat,
Kami dari Universitas X bermaksud untuk melakukan kunjungan kerja dinas ke Universitas Y pada tanggal 5 April 2022. Kunjungan ini bertujuan untuk mempererat kerjasama antara kedua universitas dalam bidang penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan.
Kami akan mengirimkan 15 orang peserta untuk mengikuti kunjungan kerja dinas tersebut. Kami bersedia memenuhi semua persyaratan dan ketentuan yang diberikan oleh Universitas Y. Kami berharap agar permohonan izin kunjungan kerja dinas kami dapat diterima dengan baik.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Universitas X
Siti Fatimah
Rektor Universitas X
Telp. (0251)765432
Contoh 4
Dinas Kesehatan
Jl. Pahlawan No. 25
Semarang
Telp. (024)876543
Fax. (024)876542
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
Rumah Sakit ABC
Jl. Gatot Subroto No. 30
Solo
Dengan hormat,
Kami dari Dinas Kesehatan Kota Semarang bermaksud untuk melakukan kunjungan kerja dinas ke Rumah Sakit ABC pada tanggal 10 Mei 2022. Kunjungan ini bertujuan untuk mempelajari sistem manajemen rumah sakit yang diterapkan oleh Rumah Sakit ABC.
Kami akan mengirimkan 8 orang peserta untuk mengikuti kunjungan kerja dinas tersebut. Kami bersedia memenuhi semua persyaratan dan ketentuan yang diberikan oleh Rumah Sakit ABC. Kami berharap agar permohonan izin kunjungan kerja dinas kami dapat diterima dengan baik.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Dinas Kesehatan Kota Semarang
Agus Santoso
Kepala Dinas Kesehatan
Telp. (024)876543
Kesimpulan
Surat permohonan kunjungan kerja dinas merupakan surat resmi yang dibuat untuk meminta izin atau persetujuan untuk mengadakan kunjungan kerja dinas ke instansi atau kantor lain. Format surat ini harus mencakup header surat, tujuan surat, isi surat, dan penutup surat. Penting untuk membuat surat permohonan kunjungan kerja dinas dengan singkat, jelas, dan sopan agar permintaan izin atau persetujuan dapat diterima dengan baik.