Surat permohonan kemudahan adalah sebuah surat resmi yang dibuat oleh individu atau perusahaan untuk meminta kemudahan dalam proses administrasi atau pelayanan yang diberikan oleh suatu lembaga atau instansi. Surat permohonan kemudahan dapat dibuat untuk berbagai kepentingan, seperti permohonan dispensasi, permohonan perpanjangan waktu, permohonan pengurangan biaya, dan lain sebagainya. Surat permohonan kemudahan ini biasanya ditujukan kepada pihak yang berwenang dalam suatu lembaga atau instansi.
Pengertian Surat Permohonan Kemudahan
Surat permohonan kemudahan adalah surat resmi yang dibuat untuk meminta kemudahan dalam proses administrasi atau pelayanan yang diberikan oleh suatu lembaga atau instansi. Surat permohonan ini biasanya digunakan untuk meminta dispensasi, perpanjangan waktu, pengurangan biaya, atau permohonan lain yang berkaitan dengan kemudahan dalam proses administrasi.
Format Surat Permohonan Kemudahan
Berikut adalah format surat permohonan kemudahan yang dapat dijadikan referensi dalam membuat surat permohonan kemudahan:
- Header surat, berisi nama dan alamat pengirim, nomor telepon, nomor fax, dan alamat email.
- Tanggal pembuatan surat.
- Nama dan jabatan penerima surat.
- Alamat lembaga atau instansi yang dituju.
- Salutation atau pembuka surat, seperti “Kepada Yth.”
- Isi surat permohonan kemudahan, diawali dengan kalimat pembuka yang menjelaskan maksud dan tujuan dari surat permohonan.
- Penutup surat, diakhiri dengan kalimat penutup yang sopan dan mengucapkan terima kasih.
- Tanda tangan pengirim surat.
Contoh Surat Permohonan Kemudahan
Berikut adalah contoh surat permohonan kemudahan yang dapat dijadikan referensi dalam membuat surat permohonan kemudahan:
Contoh Surat Permohonan Dispensasi
Kepada Yth.
Ketua Jurusan Teknik Informatika
Universitas ABC
Jl. Merdeka No. 123
Bandung
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami dari Tim Pengembang Sistem Informasi ABC ingin mengajukan permohonan dispensasi untuk melaksanakan presentasi proyek akhir kami pada tanggal 30 Desember 2021, dengan alasan beberapa anggota tim kami sedang dalam kondisi sakit dan tidak dapat hadir pada tanggal yang telah ditentukan sebelumnya. Kami memohon agar acara presentasi dapat ditunda hingga tanggal 2 Januari 2022.
Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Tim Pengembang Sistem Informasi ABC
…………………………………….
( Nama dan Tanda Tangan Pengirim Surat )
Contoh Surat Permohonan Perpanjangan Waktu
Kepada Yth.
Direktur PT XYZ
Jl. Jendral Sudirman No. 456
Jakarta
Dengan hormat,
Kami dari PT ABC yang beralamat di Jl. Ahmad Yani No. 789, Bandung, ingin mengajukan permohonan perpanjangan waktu untuk pengiriman laporan keuangan tahap akhir bulan Desember 2021. Kami memohon waktu perpanjangan selama 2 minggu, yaitu hingga tanggal 14 Januari 2022. Hal ini dikarenakan beberapa kendala teknis yang kami alami dalam proses pengumpulan data keuangan.
Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
PT ABC
…………………………………….
( Nama dan Tanda Tangan Pengirim Surat )
Contoh Surat Permohonan Pengurangan Biaya
Kepada Yth.
Manajer Kantor Pos Bandung
Jl. Asia Afrika No. 789
Bandung
Dengan hormat,
Kami dari Yayasan ABC yang beralamat di Jl. Merdeka No. 123, ingin mengajukan permohonan pengurangan biaya pengiriman paket donasi ke daerah terdampak bencana alam di Sulawesi Selatan. Kami memohon untuk diberikan tarif khusus yang lebih terjangkau, mengingat kami akan mengirimkan donasi dalam jumlah yang cukup besar.
Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Yayasan ABC
…………………………………….
( Nama dan Tanda Tangan Pengirim Surat )
Contoh Surat Permohonan Izin
Kepada Yth.
Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Bandung
Jl. Pajajaran No. 456
Bandung
Dengan hormat,
Dalam rangka mempersiapkan acara pernikahan kami yang akan dilaksanakan pada tanggal 15 Januari 2022, kami dari pasangan suami istri Ahmad dan Siti ingin mengajukan permohonan izin untuk mengurus akta nikah dan kartu keluarga di luar jam operasional yang telah ditentukan. Kami memohon agar diberikan izin khusus untuk mengurus administrasi tersebut pada hari Sabtu, tanggal 8 Januari 2022 pukul 10.00-12.00 WIB.
Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Ahmad dan Siti
…………………………………….
( Nama dan Tanda Tangan Pengirim Surat )
Kesimpulan
Surat permohonan kemudahan adalah surat resmi yang dibuat untuk meminta kemudahan dalam proses administrasi atau pelayanan yang diberikan oleh suatu lembaga atau instansi. Surat permohonan ini dapat dibuat untuk berbagai kepentingan, seperti permohonan dispensasi, permohonan perpanjangan waktu, permohonan pengurangan biaya, dan lain sebagainya. Format surat permohonan meliputi header surat, tanggal pembuatan surat, nama dan jabatan penerima surat, alamat lembaga atau instansi yang dituju, salutation atau pembuka surat, isi surat permohonan kemudahan, penutup surat, dan tanda tangan pengirim surat. Sebagai contoh, surat permohonan kemudahan dapat dijadikan referensi dengan contoh-contoh yang telah disebutkan di atas.