Sebagai seorang penyelenggara acara atau kegiatan, kita pasti membutuhkan tempat untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Namun, tidak semua tempat bisa digunakan secara bebas. Oleh karena itu, kita membutuhkan izin peminjaman tempat terlebih dahulu. Salah satu cara untuk mendapatkan izin tersebut adalah dengan membuat surat permohonan izin peminjaman tempat.
Pengertian Surat Permohonan Izin Peminjaman Tempat
Surat permohonan izin peminjaman tempat adalah surat resmi yang dibuat oleh pihak penyelenggara acara atau kegiatan untuk meminta izin kepada pemilik tempat atau institusi yang memiliki kewenangan atas tempat tersebut. Surat ini berisi informasi tentang tujuan peminjaman, tanggal dan waktu, serta informasi lainnya yang diperlukan.
Format Surat Permohonan Izin Peminjaman Tempat
Untuk membuat surat permohonan izin peminjaman tempat, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan dalam formatnya, antara lain:
- Header surat, berisi logo atau nama institusi penyelenggara acara atau kegiatan, alamat, nomor telepon, dan email.
- Tanggal pembuatan surat.
- Alamat tujuan surat, berisi nama pemilik tempat atau institusi yang memiliki kewenangan atas tempat tersebut, serta alamat lengkap.
- Salutation, berisi kata sapaan resmi kepada pihak yang dituju.
- Isi surat, berisi tentang tujuan peminjaman, tanggal dan waktu, serta informasi lainnya yang diperlukan.
- Penutup surat, berisi ucapan terima kasih atas perhatiannya.
- Tanda tangan dan nama penyelenggara acara atau kegiatan.
Contoh Surat Permohonan Izin Peminjaman Tempat
Berikut adalah beberapa contoh surat permohonan izin peminjaman tempat:
Contoh 1
Surabaya, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Bpk. Ahmad Syahroni
Jl. Raya Ahmad Yani No. 10
Surabaya
Dengan hormat,
Kami bermaksud untuk mengadakan acara seminar nasional tentang teknologi informasi pada tanggal 15 Februari 2022 di Auditorium Universitas Airlangga. Oleh karena itu, kami membutuhkan izin peminjaman tempat selama satu hari, mulai dari pukul 08.00 sampai dengan pukul 17.00.
Sebagai informasi tambahan, acara ini akan dihadiri oleh sekitar 500 peserta dari berbagai daerah di Indonesia. Kami juga akan menyediakan perlengkapan yang diperlukan, seperti sound system, proyektor, dan meja kursi.
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. Teknologi Maju Indonesia
Agus Santoso
Contoh 2
Bandung, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Bpk. Hadi Prasetyo
Jl. Asia Afrika No. 8
Bandung
Dengan hormat,
Kami bermaksud untuk mengadakan kegiatan lomba menulis esai bagi siswa sekolah menengah atas pada tanggal 15 Maret 2022 di Aula Gedung Sate. Oleh karena itu, kami membutuhkan izin peminjaman tempat selama satu hari, mulai dari pukul 08.00 sampai dengan pukul 17.00.
Sebagai informasi tambahan, kegiatan ini akan diikuti oleh sekitar 100 peserta dari berbagai sekolah menengah atas di Jawa Barat. Kami juga akan menyediakan perlengkapan yang diperlukan, seperti meja kursi dan sound system.
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Komunitas Pena Emas
Yunita Susanti
Contoh 3
Jakarta, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Ibu Tri Haryati
Jl. Sudirman No. 15
Jakarta
Dengan hormat,
Kami bermaksud untuk mengadakan kegiatan bakti sosial di rumah singgah anak yatim pada tanggal 15 April 2022 di Rumah Singgah Anak Yatim Al-Falah. Oleh karena itu, kami membutuhkan izin peminjaman tempat selama satu hari, mulai dari pukul 08.00 sampai dengan pukul 17.00.
Sebagai informasi tambahan, kegiatan ini akan diikuti oleh sekitar 50 relawan dan 100 anak yatim dari sekitar wilayah Jakarta. Kami juga akan menyediakan perlengkapan yang diperlukan, seperti makanan dan minuman serta peralatan bakti sosial lainnya.
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Komunitas Peduli Anak Indonesia
Bambang Santoso
Contoh 4
Surabaya, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Bpk. M. Arifin
Jl. Semolowaru No. 20
Surabaya
Dengan hormat,
Kami bermaksud untuk mengadakan kegiatan gathering keluarga pada tanggal 15 Mei 2022 di Lapangan Sepak Bola Semolowaru. Oleh karena itu, kami membutuhkan izin peminjaman tempat selama satu hari, mulai dari pukul 08.00 sampai dengan pukul 17.00.
Sebagai informasi tambahan, kegiatan ini akan diikuti oleh sekitar 200 peserta dari berbagai keluarga yang tergabung dalam kelompok gathering. Kami juga akan menyediakan perlengkapan yang diperlukan, seperti tenda, meja kursi, dan sound system.
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kelompok Gathering Keluarga Semolowaru
Muhammad Yasin
Kesimpulan
Surat permohonan izin peminjaman tempat merupakan surat resmi yang dibuat oleh pihak penyelenggara acara atau kegiatan untuk meminta izin kepada pemilik tempat atau institusi yang memiliki kewenangan atas tempat tersebut. Dalam pembuatannya, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan dalam formatnya, seperti header surat, tanggal pembuatan surat, alamat tujuan surat, salutation, isi surat, penutup surat, tanda tangan dan nama penyelenggara acara atau kegiatan. Dalam contoh surat permohonan izin peminjaman tempat, terdapat beberapa contoh yang bisa dijadikan referensi dalam pembuatan surat tersebut.