Surat permohonan izin peminjaman ruangan adalah surat resmi yang diajukan oleh seseorang atau sebuah organisasi untuk meminta izin kepada pihak yang berwenang untuk menggunakan ruangan tertentu. Surat ini biasanya digunakan untuk keperluan rapat, seminar, pelatihan, atau acara lainnya yang membutuhkan ruangan khusus.
Format Surat Permohonan Izin Peminjaman Ruangan
Untuk membuat surat permohonan izin peminjaman ruangan yang baik dan benar, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam formatnya, antara lain:
- Header surat, berisi nama dan alamat lengkap pengirim surat serta tanggal pembuatan surat.
- Alamat tujuan, berisi nama dan alamat lengkap penerima surat.
- Salutation, berisi kata sapaan dan gelar yang tepat untuk penerima surat, misalnya “Kepada Yth. Bapak/Ibu Direktur.”
- Isi surat, berisi alasan pengajuan permohonan izin peminjaman ruangan, tanggal dan waktu penggunaan ruangan, serta jumlah peserta yang diundang.
- Pernyataan kesediaan untuk membayar biaya sewa ruangan atau memberikan jaminan keamanan.
- Pengakhiran surat, berisi kata-kata penutup seperti “Demikian permohonan ini disampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.”
- Tanda tangan dan nama pengirim surat.
Contoh Surat Permohonan Izin Peminjaman Ruangan
Berikut ini adalah beberapa contoh surat permohonan izin peminjaman ruangan yang bisa dijadikan referensi:
Contoh 1
Perusahaan XYZ
Jl. Jend. Sudirman No. 123
Jakarta Selatan
Kepada Yth.
Manajer Gedung Pertemuan
Gedung Pertemuan Jakarta Convention Center
Jl. Jend. Gatot Subroto No. 123
Jakarta Pusat
Assalamualaikum wr. wb.
Dalam rangka mengadakan rapat tahunan, kami dari perusahaan XYZ bermaksud meminjam ruangan di Gedung Pertemuan Jakarta Convention Center pada:
Hari/Tanggal: Senin, 12 Februari 2022
Waktu: Pukul 09.00 - 12.00 WIB
Jumlah peserta: 50 orang
Kami bersedia membayar biaya sewa ruangan dan menyerahkan jaminan keamanan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Terlampir kami sertakan dokumen-dokumen yang dibutuhkan sebagai persyaratan peminjaman ruangan.
Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Wassalamualaikum wr. wb.
Jakarta, 5 Februari 2022
PT. XYZ
Andi Wijaya
Manager Keuangan
Contoh 2
Universitas ABC
Jl. Merdeka No. 456
Bandung
Kepada Yth.
Kepala Laboratorium Kimia
Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Pendidikan Indonesia
Jl. Dr. Setiabudhi No. 255
Bandung
Dengan hormat,
Dalam rangka kegiatan praktek laboratorium kimia, kami dari Universitas ABC memohon izin untuk menggunakan laboratorium kimia di Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Pendidikan Indonesia pada:
Hari/Tanggal: Selasa, 1 Maret 2022
Waktu: Pukul 09.00 - 12.00 WIB
Jumlah peserta: 20 orang
Kami bersedia membayar biaya sewa laboratorium dan menyerahkan jaminan keamanan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Terlampir kami sertakan dokumen-dokumen yang dibutuhkan sebagai persyaratan peminjaman laboratorium.
Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Bandung, 22 Februari 2022
Universitas ABC
Dr. Ir. Budi Santoso, M.Sc.
Rektor
Contoh 3
Komunitas Pencinta Alam
Jl. Puncak No. 789
Bogor
Kepada Yth.
Kepala Taman Nasional Gunung Gede Pangrango
Jl. Raya Cibodas No. 123
Cianjur
Sehubungan dengan hal tersebut di atas, kami dari Komunitas Pencinta Alam bermaksud memohon izin untuk menggunakan ruang pertemuan di Taman Nasional Gunung Gede Pangrango pada:
Hari/Tanggal: Sabtu, 15 April 2022
Waktu: Pukul 09.00 - 13.00 WIB
Jumlah peserta: 30 orang
Kami bersedia membayar biaya sewa ruangan dan menyerahkan jaminan keamanan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Terlampir kami sertakan dokumen-dokumen yang dibutuhkan sebagai persyaratan peminjaman ruangan.
Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Bogor, 1 April 2022
Komunitas Pencinta Alam
Ari Wibowo
Ketua
Contoh 4
Dinas Pendidikan Kabupaten Cirebon
Jl. Raya Sumber No. 345
Cirebon
Kepada Yth.
Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Plumbon
Jl. Raya Plumbon No. 567
Cirebon
Assalamualaikum wr. wb.
Dalam rangka kegiatan pemilihan siswa berprestasi tingkat kabupaten, kami dari Dinas Pendidikan Kabupaten Cirebon memohon izin untuk menggunakan aula SMA Negeri 1 Plumbon pada:
Hari/Tanggal: Sabtu, 10 Mei 2022
Waktu: Pukul 08.00 - 12.00 WIB
Jumlah peserta: 100 orang
Kami bersedia membayar biaya sewa aula dan menyerahkan jaminan keamanan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Terlampir kami sertakan dokumen-dokumen yang dibutuhkan sebagai persyaratan peminjaman aula.
Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Wassalamualaikum wr. wb.
Cirebon, 1 Mei 2022
Dinas Pendidikan Kabupaten Cirebon
Drs. H. Ahmad Rizal
Kepala Dinas Pendidikan
Kesimpulan
Surat permohonan izin peminjaman ruangan adalah surat resmi yang harus dibuat dengan format yang baik dan benar. Dalam surat ini, harus dijelaskan secara jelas dan