Surat permohonan izin peminjaman gedung adalah surat resmi yang digunakan untuk meminta izin kepada pihak yang berwenang untuk menggunakan gedung atau ruangan tertentu. Surat ini biasanya dibuat oleh lembaga atau organisasi yang membutuhkan tempat untuk kegiatan seperti rapat, seminar, acara sosial, atau kegiatan lainnya.
Format Surat Permohonan Izin Peminjaman Gedung
Surat permohonan izin peminjaman gedung harus ditulis dengan format resmi dan jelas. Adapun format yang harus diperhatikan antara lain:
- Header surat, berisi nama lembaga atau organisasi yang membuat surat, alamat, nomor telepon, dan email.
- Tanggal pembuatan surat, ditulis dengan format tanggal-bulan-tahun.
- Alamat tujuan surat, yaitu pihak yang akan menerima surat.
- Salutation, yaitu kalimat pembuka yang menyebutkan nama pihak yang dituju dan jabatannya.
- Isi surat, berisi maksud dan tujuan peminjaman gedung atau ruangan, tanggal dan waktu peminjaman, jumlah peserta, serta informasi lain yang relevan.
- Pengakhiran surat, yaitu kalimat penutup yang menyebutkan terima kasih atas perhatiannya dan menandatangani surat.
- Lampiran, jika ada dokumen pendukung seperti proposal acara atau surat dukungan dari pihak lain.
Contoh Surat Permohonan Izin Peminjaman Gedung
Berikut ini adalah beberapa contoh surat permohonan izin peminjaman gedung yang dapat dijadikan referensi:
Contoh 1
Perusahaan XYZ
Jalan Jenderal Sudirman No. 10
Surabaya
Telepon: (031) 123456
Email: info@perusahaanxyz.com
Surabaya, 12 Februari 2022
Kepala Kantor Kecamatan Surabaya Selatan
Jalan Raya Darmo No. 20
Surabaya
Dengan Hormat,
Kami dari Perusahaan XYZ bermaksud untuk mengadakan acara seminar di wilayah kecamatan Surabaya Selatan pada tanggal 1 Maret 2022. Oleh karena itu, kami ingin meminta izin peminjaman gedung aula di kantor kecamatan tersebut sebagai tempat pelaksanaan acara.
Acara seminar akan dihadiri oleh sekitar 100 peserta dari berbagai kalangan, mulai dari pelajar, mahasiswa, hingga profesional. Kegiatan seminar akan dimulai pukul 09.00 WIB sampai dengan pukul 16.00 WIB. Kami akan menanggung biaya sewa gedung dan menjamin kebersihan dan kerapihan setelah kegiatan selesai dilaksanakan.
Sebagai dokumen pendukung, kami juga melampirkan proposal acara dan surat dukungan dari beberapa pihak terkait.
Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Perusahaan XYZ
Contoh 2
Universitas ABC
Jalan Raya ITS No. 30
Sukolilo, Surabaya
Telepon: (031) 789012
Email: info@universitasabc.ac.id
Surabaya, 15 Maret 2022
Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten Sidoarjo
Jalan Raya Juanda No. 40
Sidoarjo
Dengan Hormat,
Kami dari Universitas ABC bermaksud untuk mengadakan kegiatan kuliah umum di wilayah Kabupaten Sidoarjo pada tanggal 1 April 2022. Oleh karena itu, kami ingin meminta izin peminjaman gedung aula di Dinas Pendidikan Kabupaten Sidoarjo sebagai tempat pelaksanaan kegiatan.
Kegiatan kuliah umum ini akan dihadiri oleh sekitar 200 peserta dari berbagai kalangan, termasuk mahasiswa, dosen, dan masyarakat umum. Kegiatan akan dimulai pukul 10.00 WIB sampai dengan pukul 12.00 WIB. Kami akan menanggung biaya sewa gedung dan menjamin kebersihan dan kerapihan setelah kegiatan selesai dilaksanakan.
Sebagai dokumen pendukung, kami juga melampirkan proposal acara dan surat dukungan dari beberapa pihak terkait.
Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Universitas ABC
Contoh 3
Lembaga Swadaya Masyarakat Cahaya
Jalan Raya Gubeng No. 50
Surabaya
Telepon: (031) 345678
Email: info@lsmcahaya.org
Surabaya, 20 April 2022
Kepala Dinas Sosial Kota Surabaya
Jalan Arif Rahman Hakim No. 60
Surabaya
Dengan Hormat,
Kami dari LSM Cahaya bermaksud untuk mengadakan acara bakti sosial di wilayah Kota Surabaya pada tanggal 1 Mei 2022. Oleh karena itu, kami ingin meminta izin peminjaman gedung balai kota Surabaya sebagai tempat pelaksanaan acara.
Acara bakti sosial ini akan diikuti oleh sekitar 300 peserta, yang terdiri dari anggota LSM Cahaya, masyarakat sekitar, dan beberapa pihak terkait lainnya. Kegiatan akan dimulai pukul 08.00 WIB sampai dengan pukul 12.00 WIB. Kami akan menanggung biaya sewa gedung dan menjamin kebersihan dan kerapihan setelah kegiatan selesai dilaksanakan.
Sebagai dokumen pendukung, kami juga melampirkan proposal acara dan surat dukungan dari beberapa pihak terkait.
Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
LSM Cahaya
Contoh 4
Yayasan Pendidikan Anak Bangsa
Jalan Rungkut Menanggal No. 70
Surabaya
Telepon: (031) 678901
Email: info@ypab.ac.id
Surabaya, 25 Mei 2022
Kepala Dinas Kesehatan Kota Surabaya
Jalan Kendangsari No. 80
Surabaya
Dengan Hormat,
Kami dari Yayasan Pendidikan Anak Bangsa bermaksud untuk mengadakan kegiatan seminar kesehatan di wilayah Kota Surabaya pada tanggal 1 Juni 2022. Oleh karena itu, kami ingin meminta izin peminjaman gedung aula di Dinas Kesehatan Kota Surabaya sebagai tempat pelaksanaan kegiatan.
Kegiatan seminar kesehatan ini akan dihadiri oleh sekitar 150 peserta dari berbagai kalangan, termasuk mahasiswa, dosen, tenaga kesehatan, dan masyarakat umum. Kegiatan akan dimulai pukul 09.00 WIB sampai dengan pukul 12.00 WIB. Kami akan menanggung biaya sewa gedung dan menjamin kebersihan dan kerapihan setelah kegiatan selesai dilaksanakan.
Sebagai dokumen pendukung, kami juga melamp