Sebagai lembaga pendidikan, sekolah memiliki peran penting dalam membentuk karakter siswa-siswa yang berada di bawah naungannya. Selain memberikan ilmu pengetahuan, sekolah juga bertugas untuk mengasah kemampuan siswa dalam berorganisasi, berkomunikasi dan juga mengembangkan kreativitas. Salah satu cara untuk mengasah kemampuan siswa dalam hal tersebut adalah dengan mengadakan kegiatan sekolah. Namun, sebelum mengadakan kegiatan, sekolah harus membuat surat permohonan izin kepada pihak yang berwenang sebagai tindakan yang wajib dilakukan.
Pengertian Surat Permohonan Izin Kegiatan Sekolah
Surat permohonan izin kegiatan sekolah adalah surat yang dibuat oleh pihak sekolah untuk meminta izin kepada instansi pemerintah setempat untuk mengadakan kegiatan di luar jam pelajaran. Kegiatan yang dimaksud bisa berupa acara perlombaan, kegiatan sosial, seni, olahraga, dan lain-lain.
Format Surat Permohonan Izin Kegiatan Sekolah
Adapun format surat permohonan izin kegiatan sekolah adalah sebagai berikut:
- Header atau Kop Surat
Pada bagian ini terdapat logo sekolah, nama sekolah, alamat sekolah, nomor telepon, nomor fax, dan email sekolah. - Alamat Penerima
Pada bagian ini terdapat alamat instansi pemerintah setempat yang dituju. - Isi Surat
Pada bagian ini berisi tentang tujuan surat, kegiatan yang akan dilakukan, waktu pelaksanaan, tempat pelaksanaan, jumlah peserta, dan juga tindakan pengamanan yang akan dilakukan. - Tanda Tangan dan Nama
Pada bagian ini terdapat tanda tangan kepala sekolah dan nama kepala sekolah.
Contoh Surat Permohonan Izin Kegiatan Sekolah
Berikut ini adalah beberapa contoh surat permohonan izin kegiatan sekolah:
Contoh 1
Kepada Yth,
Kepala Dinas Pendidikan
Kota Surabaya
Dengan hormat,
Kami dari SMPN 1 Surabaya bermaksud untuk mengadakan kegiatan lomba memasak antar pelajar se-Surabaya yang akan dilaksanakan pada:
- Hari/Tanggal: Sabtu, 5 Oktober 2022
- Waktu: Pukul 08.00 - 12.00 WIB
- Tempat: Aula SMPN 1 Surabaya
- Jumlah peserta: 20 tim (masing-masing tim terdiri dari 3 siswa)
Untuk kelancaran acara tersebut, kami akan menempatkan beberapa orang petugas keamanan untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan. Demikian surat permohonan ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Sekolah SMPN 1 Surabaya
Nama: Budi Santoso
Contoh 2
Kepada Yth,
Kepala Dinas Pemuda dan Olahraga
Kota Bandung
Dengan hormat,
Bersama surat ini kami dari SMA Negeri 1 Bandung ingin mengajukan permohonan izin untuk mengadakan acara perlombaan olahraga antar pelajar se-Kota Bandung yang akan dilaksanakan pada:
- Hari/Tanggal: Sabtu, 15 Oktober 2022
- Waktu: Pukul 07.00 - 13.00 WIB
- Tempat: GOR C-Tra Arena
- Jumlah peserta: 30 tim (masing-masing tim terdiri dari 20 siswa)
Untuk kelancaran acara tersebut, kami akan menempatkan beberapa orang petugas keamanan dan tim medis untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan. Demikian surat permohonan ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Bandung
Nama: Dewi Kusuma Wardhani
Contoh 3
Kepada Yth,
Kepala Kepolisian Resor
Kota Medan
Dengan hormat,
Kami dari SMK Negeri 2 Medan bermaksud untuk mengadakan kegiatan sosial “Peduli Lingkungan” yang akan dilaksanakan pada:
- Hari/Tanggal: Sabtu, 22 Oktober 2022
- Waktu: Pukul 08.00 - 13.00 WIB
- Tempat: Taman Kota Medan
- Jumlah peserta: 100 siswa
Untuk kelancaran acara tersebut, kami akan menempatkan beberapa orang petugas keamanan untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan. Demikian surat permohonan ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Sekolah SMK Negeri 2 Medan
Nama: Siti Maryam
Contoh 4
Kepada Yth,
Kepala Dinas Kebudayaan dan Pariwisata
Kota Yogyakarta
Dengan hormat,
Kami dari SDN 2 Yogyakarta bermaksud untuk mengadakan kegiatan seni tari tradisional Jawa yang akan dilaksanakan pada:
- Hari/Tanggal: Sabtu, 29 Oktober 2022
- Waktu: Pukul 08.00 - 11.00 WIB
- Tempat: Alun-alun Yogyakarta
- Jumlah peserta: 50 siswa
Untuk kelancaran acara tersebut, kami akan menempatkan beberapa orang petugas keamanan untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan. Demikian surat permohonan ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Sekolah SDN 2 Yogyakarta
Nama: Ahmad Firdaus
Kesimpulan
Surat permohonan izin kegiatan sekolah merupakan surat yang wajib dibuat oleh pihak sekolah sebelum mengadakan kegiatan di luar jam pelajaran. Dalam surat tersebut harus terdapat format yang benar dan juga informasi yang lengkap tentang kegiatan yang akan dilakukan. Dengan adanya surat permohonan izin kegiatan sekolah, diharapkan kegiatan yang dilakukan dapat berjalan dengan lancar dan tidak mengganggu ketertiban dan keamanan lingkungan sekitar.