Sebagai bagian dari kegiatan perkuliahan, kampus seringkali mengadakan berbagai acara seperti seminar, workshop, atau festival. Namun, untuk mengadakan acara tersebut, diperlukan izin dari pihak yang berwenang. Oleh karena itu, surat permohonan izin kegiatan kampus sangat penting untuk dipersiapkan dengan baik.

Pengertian Surat Permohonan Izin Kegiatan Kampus

Surat permohonan izin kegiatan kampus adalah surat resmi yang ditujukan kepada pihak berwenang untuk meminta izin dalam mengadakan suatu kegiatan di kampus. Surat ini berisi informasi tentang kegiatan tersebut, seperti jenis kegiatan, waktu dan tempat pelaksanaan, target peserta, dan tujuan dari kegiatan tersebut.

Format Surat Permohonan Izin Kegiatan Kampus

Untuk membuat surat permohonan izin kegiatan kampus, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan dalam formatnya. Berikut ini adalah format umum dari surat permohonan izin kegiatan kampus:

  1. Bagian atas surat berisi informasi tentang institusi yang mengajukan permohonan, seperti nama universitas dan alamat lengkap.
  2. Setelah itu, tuliskan informasi tentang pihak yang dituju, seperti nama kepala dinas atau kepala keamanan setempat.
  3. Tuliskan subjek surat dengan jelas dan singkat, misalnya “Permohonan Izin Kegiatan Seminar Nasional di Kampus XYZ”.
  4. Isi surat dimulai dengan pengenalan diri dan tujuan dari surat.
  5. Jelaskan secara rinci tentang kegiatan yang akan diadakan, seperti jenis kegiatan, waktu dan tempat pelaksanaan, target peserta, dan tujuan dari kegiatan tersebut.
  6. Tuliskan informasi tentang dukungan dan persiapan yang sudah dilakukan oleh institusi, seperti kerja sama dengan pihak sponsor atau persiapan keamanan.
  7. Akhiri surat dengan ucapan terima kasih dan harapan untuk mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang.
  8. Tanda tangan dan nama dari pihak yang mengajukan permohonan.

Contoh Surat Permohonan Izin Kegiatan Kampus

  1. Contoh 1: Permohonan Izin Kegiatan Seminar Nasional di Kampus XYZ

    Kepada Yth.,

    Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota XYZ

    Di tempat

    Dengan hormat,

    Kami, Universitas XYZ, bermaksud mengadakan Seminar Nasional dengan tema “Pendidikan Karakter dalam Membangun Bangsa” yang akan dilaksanakan pada:

    • Hari/Tanggal: Sabtu, 20 Agustus 2022
    • Waktu: 08.00 - 16.00 WIB
    • Tempat: Aula Utama Universitas XYZ
    • Peserta: 500 orang dari berbagai universitas di Indonesia

    Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan kesadaran masyarakat akan pentingnya pendidikan karakter dalam membentuk generasi muda yang berintegritas dan berkarakter. Kami juga telah melakukan persiapan yang matang, seperti bekerja sama dengan sponsor dan pihak keamanan setempat.

    Sehubungan dengan hal tersebut, kami memohon izin kepada Bapak/Ibu untuk dapat melaksanakan kegiatan tersebut. Kami berharap agar permohonan izin ini dapat diberikan persetujuan oleh pihak yang berwenang. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

    Hormat kami,

    Rektor Universitas XYZ

    Dr. Ir. Ahmad Fauzi, M.Sc.

  2. Contoh 2: Permohonan Izin Kegiatan Workshop Desain Grafis di Kampus ABC

    Kepada Yth.,

    Kepala Satuan Polisi Pamong Praja Kota ABC

    Di tempat

    Dengan hormat,

    Kami, Kampus ABC, bermaksud mengadakan Workshop Desain Grafis bagi mahasiswa dan masyarakat umum yang akan dilaksanakan pada:

    • Hari/Tanggal: Sabtu, 17 September 2022
    • Waktu: 09.00 - 16.00 WIB
    • Tempat: Gedung Perpustakaan Kampus ABC
    • Peserta: 50 orang

    Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan mahasiswa dan masyarakat umum dalam bidang desain grafis. Kami telah melakukan persiapan yang matang, seperti menyediakan fasilitas yang memadai dan bekerja sama dengan narasumber yang berpengalaman di bidang desain grafis.

    Sehubungan dengan hal tersebut, kami memohon izin kepada Bapak/Ibu untuk dapat melaksanakan kegiatan tersebut. Kami berharap agar permohonan izin ini dapat diberikan persetujuan oleh pihak yang berwenang. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

    Hormat kami,

    Dekan Fakultas Seni dan Desain

    Dr. Ir. Muhammad Fadli, M.Sn.

  3. Contoh 3: Permohonan Izin Kegiatan Lomba Futsal Mahasiswa di Kampus LMN

    Kepada Yth.,

    Kepala Kepolisian Sektor XYZ

    Di tempat

    Dengan hormat,

    Kami, Kampus LMN, bermaksud mengadakan Lomba Futsal Mahasiswa yang akan dilaksanakan pada:

    • Hari/Tanggal: Sabtu, 24 September 2022
    • Waktu: 08.00 - 16.00 WIB
    • Tempat: Lapangan Futsal Kampus LMN
    • Peserta: 16 tim dari berbagai universitas di Indonesia

    Kegiatan ini bertujuan untuk mempererat tali silaturahmi antara mahasiswa dari berbagai universitas di Indonesia melalui olahraga futsal. Kami juga telah melakukan persiapan yang matang, seperti menyediakan wasit dan dokter jaga selama kegiatan berlangsung.

    Sehubungan dengan hal tersebut, kami memohon izin kepada Bapak/Ibu untuk dapat melaksanakan kegiatan tersebut. Kami berharap agar permohonan izin ini dapat diberikan persetujuan oleh pihak yang berwenang. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

    Hormat kami,

    Ketua BEM Kampus LMN

    Ahmad Subekti

  4. Contoh 4: Permohonan Izin Kegiatan Festival Seni Budaya di Kampus PQR

    Kepada Yth.,

    Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten XYZ

    Di tempat

    Dengan hormat,

    Kami, Kampus PQR, bermaksud mengadakan Festival Seni Budaya yang akan dilaksanakan pada:

    • Hari/Tanggal: Minggu, 2 Oktober 202