Surat permohonan anggaran biaya adalah surat resmi yang dibuat oleh pihak yang memerlukan dana untuk suatu kegiatan atau proyek. Surat ini biasanya diajukan kepada atasan atau pihak yang bertanggung jawab dalam pengambilan keputusan terkait alokasi anggaran. Dalam surat ini, dijelaskan secara rinci tentang kebutuhan dana, tujuan penggunaan dana, dan estimasi biaya yang diperlukan.

Format Surat Permohonan Anggaran Biaya

Agar surat permohonan anggaran biaya dapat diproses dengan baik, maka sebaiknya surat tersebut dibuat dengan format yang jelas dan mudah dipahami. Berikut ini adalah format umum dari surat permohonan anggaran biaya:

  1. Header surat, yaitu mencantumkan nama perusahaan atau institusi, alamat, nomor telepon, dan email.
  2. Tanggal pembuatan surat, yaitu mencantumkan tanggal pembuatan surat.
  3. Alamat penerima surat, yaitu mencantumkan alamat perusahaan atau institusi yang akan menerima surat.
  4. Salutation, yaitu mengawali surat dengan salam pembuka seperti “Kepada Yth.”
  5. Isi surat, yaitu menjelaskan secara lengkap kebutuhan dana, tujuan penggunaan dana, dan estimasi biaya yang diperlukan.
  6. Penutup surat, yaitu mengakhiri surat dengan kalimat penutup seperti “Demikian surat permohonan anggaran biaya ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.”
  7. Tanda tangan dan nama pengirim surat, yaitu mencantumkan tanda tangan dan nama pengirim surat di bawah penutup surat.

Contoh Surat Permohonan Anggaran Biaya

Berikut ini adalah contoh surat permohonan anggaran biaya yang dapat dijadikan referensi:

Contoh 1

PT. ABC
Jl. A. Yani No. 10
Surabaya
Telp. (031) 123456
Email: abc@abc.com
Surabaya, 1 Januari 2022
Kepada Yth. Direktur PT. XYZ
Jl. Diponegoro No. 20
Jakarta

Dengan hormat,
Kami dari PT. ABC bermaksud mengajukan permohonan anggaran biaya sebesar Rp 50.000.000,- untuk kegiatan pelatihan karyawan yang akan diselenggarakan pada tanggal 1 Februari 2022 di Hotel Sheraton Surabaya.
Kegiatan pelatihan ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia di perusahaan kami sehingga dapat berkontribusi lebih optimal dalam pencapaian tujuan perusahaan.
Adapun rincian biaya yang diperlukan adalah sebagai berikut:
- Sewa ruangan dan peralatan: Rp 20.000.000,- - Honor trainer: Rp 15.000.000,- - Konsumsi: Rp 10.000.000,- - Transportasi: Rp 5.000.000,- Jumlah total biaya yang dibutuhkan adalah sebesar Rp 50.000.000,- Kami berharap permohonan ini dapat dipertimbangkan dengan baik. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT. ABC

(Adam S)
Manager HRD

Contoh 2

CV. EFG
Jl. Ahmad Yani No. 15
Bandung
Telp. (022) 987654
Email: efg@efg.com
Bandung, 1 Januari 2022
Kepada Yth. Direktur Utama PT. HIJ
Jl. Sudirman No. 25
Jakarta

Dengan hormat,
Kami dari CV. EFG bermaksud mengajukan permohonan anggaran biaya sebesar Rp 100.000.000,- untuk pembelian mesin-mesin produksi baru yang akan digunakan untuk meningkatkan kapasitas produksi kami.
Adapun rincian biaya yang diperlukan adalah sebagai berikut:
- Mesin produksi 1: Rp 40.000.000,- - Mesin produksi 2: Rp 30.000.000,- - Instalasi dan pelatihan penggunaan: Rp 20.000.000,- Jumlah total biaya yang dibutuhkan adalah sebesar Rp 90.000.000,- Kami berharap permohonan ini dapat dipertimbangkan dengan baik. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
CV. EFG

(Andi K)
Manager Produksi

Contoh 3

Yayasan XYZ
Jl. Pahlawan No. 30
Semarang
Telp. (024) 765432
Email: xyz@xyz.com
Semarang, 1 Januari 2022
Kepada Yth. Ketua Yayasan ABC
Jl. Gajah Mada No. 40
Jakarta

Dengan hormat,
Kami dari Yayasan XYZ bermaksud mengajukan permohonan anggaran biaya sebesar Rp 200.000.000,- untuk program pemberdayaan masyarakat yang akan dilaksanakan di wilayah Kabupaten Pekalongan selama 6 bulan.
Program ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas hidup masyarakat melalui pelatihan keterampilan, pendidikan, dan pemberdayaan ekonomi.
Adapun rincian biaya yang diperlukan adalah sebagai berikut:
- Honor tenaga pelatih: Rp 60.000.000,- - Biaya operasional (transportasi, konsumsi, dll.): Rp 100.000.000,- - Biaya materi pelatihan: Rp 40.000.000,- Jumlah total biaya yang dibutuhkan adalah sebesar Rp 200.000.000,- Kami berharap permohonan ini dapat dipertimbangkan dengan baik. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Yayasan XYZ

(Anita S)
Ketua Yayasan XYZ

Contoh 4

PT. DEF
Jl. Pemuda No. 5
Jakarta
Telp. (021) 234567
Email: def@def.com
Jakarta, 1 Januari 2022
Kepada Yth. Direktur Marketing PT. GHI
Jl. Thamrin No. 30
Jakarta

Dengan hormat,
Kami dari PT. DEF bermaksud mengajukan permohonan anggaran biaya sebesar Rp 75.000.000,- untuk kegiatan pameran produk yang akan diselenggarakan pada bulan Maret 2022 di Jakarta Convention Center.
Kegiatan ini bertujuan untuk memperkenalkan produk-produk terbaru dari perusahaan kami kepada masyarakat umum dan calon pelanggan.
Adapun rincian biaya yang diperlukan adalah sebagai berikut