Surat perlantikan jawatan dalam persatuan merupakan dokumen penting yang disediakan oleh badan pengurusan persatuan untuk mengumumkan pengesahan seseorang untuk mengetuai jawatan tertentu dalam persatuan. Surat ini biasanya diberikan kepada individu yang telah melalui proses pemilihan atau penilaian yang ketat dan dilihat layak untuk memegang jawatan tersebut.
Format Surat Perlantikan Jawatan dalam Persatuan
Surat perlantikan jawatan dalam persatuan harus mempunyai elemen-elemen penting yang memudahkan penerima untuk memahami isi dokumen tersebut. Berikut adalah format surat perlantikan jawatan dalam persatuan:
- Tarikh surat
- Butir-butir persatuan
- Butir-butir penerima surat
- Jawatan yang dilantik
- Perincian tugas dan tanggungjawab jawatan
- Tempoh penggal jawatan
- Penandatangan dan cap persatuan
Contoh Surat Perlantikan Jawatan dalam Persatuan
Berikut adalah contoh surat perlantikan jawatan dalam persatuan yang boleh digunakan sebagai panduan:
Contoh 1:
Tarikh Surat: 1 Januari 2022
Butir-Butir Persatuan:
Nama Persatuan: Persatuan Pelajar Universiti XYZ
Alamat: Blok A, Bangunan Kolej, Universiti XYZ
No. Telefon: 012-3456789
Butir-Butir Penerima Surat:
Nama: Ahmad bin Ali
No. Matrik: 1234567
No. Telefon: 019-8765432
Jawatan yang Dilantik: Ketua Biro Kebajikan
Perincian Tugas dan Tanggungjawab Jawatan:
- Membuat rancangan dan menguruskan aktiviti kebajikan di kalangan pelajar universiti
- Menguruskan kumpulan sukarelawan dan mengawasi aktiviti sukarelawan
- Membuat laporan aktiviti bulanan dan tahunan
Tempoh Penggal Jawatan: 1 Januari 2022 - 31 Disember 2022
Penandatangan dan Cap Persatuan:
Tandatangan
Dr. Muhammad bin Yusof
Presiden Persatuan Pelajar Universiti XYZ
Cap Persatuan
Contoh 2:
Tarikh Surat: 1 Mac 2022
Butir-Butir Persatuan:
Nama Persatuan: Persatuan Sukan Sekolah ABC
Alamat: Blok B, Sekolah ABC
No. Telefon: 03-1234567
Butir-Butir Penerima Surat:
Nama: Fatimah binti Mohd
No. Kad Pengenalan: 890101-12-3456
No. Telefon: 017-6543210
Jawatan yang Dilantik: Penolong Bendahari
Perincian Tugas dan Tanggungjawab Jawatan:
- Membantu bendahari dalam menguruskan kewangan persatuan
- Merekodkan transaksi kewangan persatuan
- Menyediakan penyata kewangan bulanan dan tahunan
Tempoh Penggal Jawatan: 1 Mac 2022 - 28 Februari 2023
Penandatangan dan Cap Persatuan:
Tandatangan
Puan Norliza binti Ahmad
Pengetua Sekolah ABC
Cap Persatuan
Kesimpulan
Surat perlantikan jawatan dalam persatuan adalah dokumen penting yang memberi pengesahan kepada seseorang untuk mengetuai jawatan tertentu dalam persatuan. Format surat perlantikan jawatan dalam persatuan perlu mempunyai elemen-elemen penting seperti butir-butir persatuan, butir-butir penerima surat, jawatan yang dilantik, perincian tugas dan tanggungjawab jawatan, tempoh penggal jawatan, penandatangan dan cap persatuan. Contoh-contoh surat perlantikan jawatan dalam persatuan dapat membantu dalam menyediakan dokumen yang sistematik dan mudah difahami oleh penerima surat.