Surat penonaktifan karyawan merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan atau organisasi sebagai tindakan sementara terhadap karyawan yang melanggar peraturan atau tindakan lain yang merugikan perusahaan. Surat ini memberikan tanda bahwa karyawan tersebut tidak aktif dalam pekerjaannya dan tidak menerima gaji selama jangka waktu tertentu. Penonaktifan karyawan dapat dilakukan untuk menjaga disiplin dan ketaatan terhadap aturan perusahaan. Oleh karena itu, surat penonaktifan karyawan harus disusun secara hati-hati dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Format Surat Penonaktifan Karyawan
Format surat penonaktifan karyawan harus memenuhi standar formal dalam penulisan surat resmi. Berikut ini adalah struktur format yang umum digunakan:
- Header: berisi nama perusahaan atau organisasi, alamat, nomor telepon, email dan tanggal surat.
- Isi surat: memuat identitas karyawan yang dinonaktifkan, alasan penonaktifan, tanggal efektif penonaktifan, dan jangka waktu penonaktifan.
- Tutup surat: berisi ucapan terima kasih dan tanda tangan pejabat perusahaan atau organisasi.
Contoh Surat Penonaktifan Karyawan
Contoh 1
PT. Sejahtera
Jl. Sejahtera No. 1, Jakarta
Telp. (021) 123456
Email: info@sejahtera.com
Jakarta, 1 Januari 2022
Kepada Yth. Bapak/Ibu Karyawan PT. Sejahtera
Di tempat
Dengan hormat,
Berdasarkan hasil evaluasi kami terhadap kinerja karyawan, kami menemukan bahwa Bapak/Ibu telah melakukan pelanggaran berat terhadap peraturan perusahaan mengenai kedisiplinan dan etika kerja. Oleh karena itu, kami harus memberikan sanksi penonaktifan sementara selama 1 (satu) bulan terhitung mulai dari tanggal 5 Januari 2022 sampai dengan 4 Februari 2022.
Selama masa penonaktifan, Bapak/Ibu tidak akan menerima gaji dan tidak diperbolehkan masuk ke kantor maupun mengakses sistem perusahaan. Kami berharap Bapak/Ibu dapat memperbaiki kinerja dan kembali bekerja dengan semangat yang tinggi setelah masa penonaktifan berakhir.
Demikian surat ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Manajemen PT. Sejahtera
Ttd,
John Doe
Direktur Utama PT. Sejahtera
Contoh 2
PT. Maju Terus
Jl. Maju Terus No. 2, Surabaya
Telp. (031) 987654
Email: info@majuterus.com
Surabaya, 1 Februari 2022
Kepada Yth. Bapak/Ibu Karyawan PT. Maju Terus
Di tempat
Dengan hormat,
Kami sangat menyesal harus memberikan sanksi penonaktifan sementara kepada Bapak/Ibu atas pelanggaran yang dilakukan terhadap kebijakan perusahaan mengenai penggunaan aset perusahaan secara tidak benar.
Kami memberlakukan sanksi penonaktifan selama 2 (dua) minggu terhitung mulai dari tanggal 10 Februari 2022 sampai dengan 24 Februari 2022. Selama masa penonaktifan, Bapak/Ibu tidak akan menerima gaji dan tidak diperbolehkan masuk ke kantor maupun mengakses sistem perusahaan.
Kami berharap Bapak/Ibu dapat menggunakan waktu penonaktifan ini untuk introspeksi diri dan memperbaiki kesalahan yang telah dilakukan. Setelah masa penonaktifan berakhir, kami akan memberikan kesempatan kedua kepada Bapak/Ibu untuk kembali bekerja dengan semangat yang tinggi dan mematuhi peraturan perusahaan.
Demikian surat ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Manajemen PT. Maju Terus
Ttd,
Jane Doe
Direktur Utama PT. Maju Terus
Contoh 3
Yayasan Peduli
Jl. Peduli No. 3, Bandung
Telp. (022) 7654321
Email: info@yayasanpeduli.org
Bandung, 1 Maret 2022
Kepada Yth. Bapak/Ibu Karyawan Yayasan Peduli
Di tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami memberikan sanksi penonaktifan sementara selama 3 (tiga) bulan kepada Bapak/Ibu atas pelanggaran berat terhadap peraturan perusahaan mengenai ketaatan terhadap atasan dan kolaborasi tim.
Sanksi penonaktifan akan berlangsung mulai tanggal 5 Maret 2022 sampai dengan 4 Juni 2022. Selama masa penonaktifan, Bapak/Ibu tidak akan menerima gaji dan tidak diperbolehkan masuk ke kantor maupun mengakses sistem perusahaan.
Kami berharap Bapak/Ibu dapat memperbaiki kinerja dan perilaku, serta mematuhi peraturan perusahaan setelah masa penonaktifan berakhir. Kami siap memberikan bantuan dan dukungan yang diperlukan agar Bapak/Ibu dapat kembali bekerja dengan semangat yang tinggi dan menjalin kerjasama yang baik dengan rekan kerja.
Demikian surat ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Manajemen Yayasan Peduli
Ttd,
Jane Smith
Direktur Utama Yayasan Peduli
Contoh 4
CV. Sukses Bersama
Jl. Sukses Bersama No. 4, Semarang
Telp. (024) 555666
Email: info@suksesbersama.co.id
Semarang, 1 April 2022
Kepada Yth. Bapak/Ibu Karyawan CV. Sukses Bersama
Di tempat
Dengan hormat,
Kami memberikan sanksi penonaktifan sementara kepada Bapak/I