Surat penjelasan resmi adalah surat yang digunakan untuk memberikan penjelasan atau klarifikasi secara resmi terhadap suatu hal yang telah terjadi atau akan terjadi. Biasanya surat ini digunakan dalam lingkungan bisnis atau pemerintahan. Surat penjelasan resmi harus ditulis dengan bahasa formal dan menggunakan format surat resmi.

Format Surat Penjelasan Resmi

Format surat penjelasan resmi terdiri dari:

  1. Header: memuat nama perusahaan atau instansi, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
  2. Tanggal: tanggal penulisan surat.
  3. Alamat tujuan: alamat lengkap tujuan surat.
  4. Perihal: judul atau perihal surat.
  5. Isi surat: penjelasan atau klarifikasi yang ingin disampaikan.
  6. Tanda tangan: nama dan tanda tangan pengirim surat.

Contoh Surat Penjelasan Resmi

Berikut ini adalah beberapa contoh surat penjelasan resmi:

Contoh 1: Surat Penjelasan Resmi Pemerintah

Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan PT ABCD
di tempat

Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami dari pihak Pemerintah Kabupaten XYZ ingin memberikan penjelasan terkait izin usaha yang diberikan kepada PT ABCD. Sebagaimana telah diketahui, izin usaha tersebut telah dicabut karena adanya pelanggaran yang dilakukan oleh PT ABCD.
Namun, setelah melalui proses yang panjang dan berbagai pertimbangan, pihak kami memutuskan untuk memberikan izin usaha kembali kepada PT ABCD dengan beberapa syarat dan ketentuan yang harus dipenuhi.
Kami berharap PT ABCD dapat mematuhi ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan dan menjalankan usahanya dengan baik dan bertanggung jawab.
Demikian penjelasan yang dapat kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Bupati Kabupaten XYZ
Tanda tangan

Contoh 2: Surat Penjelasan Resmi Perusahaan

Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan Bank XYZ
di tempat

Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami dari pihak PT ABCD ingin memberikan penjelasan terkait keterlambatan dalam pembayaran kredit yang telah kami ambil dari Bank XYZ. Sebagaimana telah diketahui, kami mengalami kendala finansial yang membuat kami kesulitan untuk membayar kredit tepat waktu.
Namun, kami telah melakukan berbagai upaya untuk mengatasi masalah ini, termasuk melakukan restrukturisasi kredit dan mencari investor baru. Saat ini, kami telah berhasil menyelesaikan keterlambatan pembayaran dan akan terus memperbaiki kinerja perusahaan kami.
Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan yang telah terjadi dan berharap kerjasama kami dengan Bank XYZ dapat terus berjalan dengan baik.
Demikian penjelasan yang dapat kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Direktur PT ABCD
Tanda tangan

Contoh 3: Surat Penjelasan Resmi Universitas

Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan Perusahaan XYZ
di tempat

Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami dari pihak Universitas ABCD ingin memberikan penjelasan terkait penggunaan logo Universitas ABCD yang digunakan dalam iklan produk perusahaan XYZ. Sebagaimana telah diketahui, penggunaan logo tersebut tidak sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh Universitas ABCD.
Kami telah menghubungi perusahaan XYZ dan meminta agar iklan tersebut segera dihapus dan logo Universitas ABCD tidak digunakan lagi. Kami juga akan mengambil tindakan lanjutan untuk memastikan hal serupa tidak terjadi lagi di masa depan.
Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan yang telah terjadi dan berharap kerjasama kami dengan perusahaan XYZ dapat terus berjalan dengan baik.
Demikian penjelasan yang dapat kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Rektor Universitas ABCD
Tanda tangan

Contoh 4: Surat Penjelasan Resmi Karyawan

Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan PT XYZ
di tempat

Dengan hormat,
Melalui surat ini, saya dari pihak karyawan PT ABCD ingin memberikan penjelasan terkait keterlambatan dalam pengiriman laporan proyek yang saya tangani. Sebagaimana telah diketahui, laporan tersebut tidak dapat dikirim tepat waktu karena beberapa kendala yang saya alami.
Namun, saya telah melakukan upaya untuk menyelesaikan laporan tersebut dan akan mengirimkannya dalam waktu dekat. Saya memohon maaf atas ketidaknyamanan yang telah terjadi dan berharap kerjasama kami dapat terus berjalan dengan baik.
Demikian penjelasan yang dapat saya sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
Nama Karyawan PT ABCD
Tanda tangan

Kesimpulan

Surat penjelasan resmi adalah surat yang digunakan untuk memberikan penjelasan atau klarifikasi secara resmi terhadap suatu hal yang telah terjadi atau akan terjadi. Surat ini harus ditulis dengan bahasa formal dan menggunakan format surat resmi. Dalam surat penjelasan resmi, harus jelas dan singkat mengenai penjelasan yang ingin disampaikan. Contoh surat penjelasan resmi dapat digunakan sebagai referensi untuk membuat surat penjelasan resmi yang baik dan benar.