Surat penjelasan kesalahan adalah surat yang dibuat untuk memberikan penjelasan atas kesalahan yang telah dilakukan. Surat ini umumnya dibuat oleh karyawan yang melakukan kesalahan atau pelanggaran terhadap peraturan perusahaan. Tujuan dari surat ini adalah untuk memberikan penjelasan yang jelas dan terperinci mengenai kesalahan yang telah dilakukan serta memberikan solusi untuk mengatasi kesalahan tersebut.
Format Surat Penjelasan Kesalahan
Format surat penjelasan kesalahan umumnya terdiri dari:
- Header surat, berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email perusahaan.
- Tanggal pembuatan surat.
- Alamat tujuan surat.
- Salutation, yaitu pembukaan surat seperti “Kepada Yth.” atau “Salam Sejahtera”.
- Penjelasan mengenai kesalahan yang telah dilakukan.
- Pernyataan permohonan maaf atas kesalahan yang telah dilakukan.
- Penjelasan mengenai tindakan yang akan diambil untuk mengatasi kesalahan tersebut.
- Tanda tangan dan nama lengkap pembuat surat.
Contoh Surat Penjelasan Kesalahan
Berikut ini adalah beberapa contoh surat penjelasan kesalahan:
Contoh 1
Perusahaan ABC
Jl. Sudirman No. 1
Jakarta 12345
Telp. (021) 123456
Email: info@abc.co.id
Tanggal: 1 Januari 2022
Kepada Yth. Bapak/Ibu HRD Perusahaan ABC
Salam Sejahtera,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, bernama Andi, selaku karyawan bagian produksi di perusahaan ABC dengan nomor induk karyawan 1234, dengan ini ingin memberikan penjelasan mengenai kesalahan yang telah saya lakukan pada tanggal 28 Desember 2021.
Pada hari tersebut, saya telah meninggalkan mesin produksi dalam keadaan hidup dan tidak menyalakan alat pengaman. Kesalahan ini mengakibatkan terjadinya kerusakan pada mesin produksi dan menghambat jalannya produksi di bagian tersebut.
Saya dengan ini menyatakan permohonan maaf atas kesalahan yang telah saya lakukan dan siap menanggung biaya perbaikan mesin tersebut.
Selain itu, saya akan memperbaiki sikap dan meningkatkan kewaspadaan dalam bekerja agar kesalahan serupa tidak terulang lagi di kemudian hari.
Demikian penjelasan ini saya buat dengan sebenar-benarnya. Atas perhatian dan pengertiannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Andi
Karyawan Produksi
Contoh 2
Perusahaan XYZ
Jl. Gatot Subroto No. 10
Surabaya 67890
Telp. (031) 789012
Email: info@xyz.co.id
Tanggal: 1 Januari 2022
Kepada Yth. Bapak/Ibu HRD Perusahaan XYZ
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, bernama Budi, selaku karyawan bagian administrasi di perusahaan XYZ dengan nomor induk karyawan 5678, dengan ini ingin memberikan penjelasan mengenai kesalahan yang telah saya lakukan pada tanggal 29 Desember 2021.
Pada hari tersebut, saya telah mengirimkan email yang tidak sepenuhnya akurat kepada klien perusahaan, yang mengakibatkan kesalahpahaman dan ketidaknyamanan bagi klien tersebut.
Saya dengan ini menyatakan permohonan maaf atas kesalahan yang telah saya lakukan dan siap untuk memberikan klarifikasi yang lebih jelas dan akurat kepada klien perusahaan.
Selain itu, saya akan memperbaiki cara kerja saya dan memastikan bahwa tindakan serupa tidak terulang lagi di kemudian hari.
Demikian penjelasan ini saya buat dengan sebenar-benarnya. Atas perhatian dan pengertiannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Budi
Karyawan Administrasi
Contoh 3
Perusahaan PQR
Jl. Ahmad Yani No. 20
Bandung 45678
Telp. (022) 345678
Email: info@pqr.co.id
Tanggal: 1 Januari 2022
Kepada Yth. Bapak/Ibu HRD Perusahaan PQR
Salam Sejahtera,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, bernama Cinta, selaku karyawan bagian pemasaran di perusahaan PQR dengan nomor induk karyawan 9012, dengan ini ingin memberikan penjelasan mengenai kesalahan yang telah saya lakukan pada tanggal 30 Desember 2021.
Pada hari tersebut, saya telah membuat laporan penjualan yang tidak akurat dan tidak sesuai dengan data yang sebenarnya. Kesalahan ini mengakibatkan kerugian bagi perusahaan serta menimbulkan ketidaknyamanan bagi pelanggan.
Saya dengan ini menyatakan permohonan maaf atas kesalahan yang telah saya lakukan dan siap untuk melakukan perbaikan dan memperbaiki laporan penjualan yang telah saya buat.
Selain itu, saya akan memperbaiki cara kerja saya dan meningkatkan kualitas dan akurasi laporan penjualan agar tindakan serupa tidak terulang lagi di kemudian hari.
Demikian penjelasan ini saya buat dengan sebenar-benarnya. Atas perhatian dan pengertiannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Cinta
Karyawan Pemasaran
Contoh 4
Perusahaan LMN
Jl. Asia Afrika No. 30
Bandung 78901
Telp. (022) 567890
Email: info@lmn.co.id
Tanggal: 1 Januari 2022
Kepada Yth. Bapak/Ibu HRD Perusahaan LMN
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, bernama Dodi, selaku karyawan bagian keuangan di perusahaan LMN dengan nomor induk karyawan 3456, dengan ini ingin memberikan penjelasan mengenai kesalahan yang telah saya lakukan pada tanggal 31 Desember 2021.
Pada hari tersebut, saya telah melakukan kesalahan dalam pembayaran gaji karyawan yang telah menyebabkan keterlambatan dalam pembayaran gaji. Kesalahan ini mengakibatkan ketidaknyamanan bagi karyawan dan merusak citra perusahaan.
Saya dengan ini menyatakan permohonan maaf atas kesalahan yang telah saya lakukan dan siap untuk memperbaiki kesalahan dan menjamin bahwa tindakan serupa tidak terulang lagi di kemudian hari.
Selain itu, saya akan memperbaiki cara kerja saya dan meningkatkan kewaspadaan dalam melakukan pembayaran gaji karyawan agar tidak terjadi kesalahan serupa di kemudian hari.
Demikian penjelasan ini saya buat dengan sebenar-benarnya. Atas perhatian dan pengertiannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Dodi
Karyawan Keuangan
Kesimpulan
Surat penjelasan kesalahan adalah surat yang dibuat untuk memberikan penjelasan atas kesalahan yang telah dilakukan. Surat ini umumnya dib