Pengertian Surat Pengembalian
Surat pengembalian adalah surat resmi yang digunakan untuk memberitahukan pihak lain bahwa suatu barang atau dokumen yang sebelumnya telah diterima, kini dikembalikan karena beberapa alasan tertentu. Surat pengembalian ini biasanya digunakan oleh perusahaan atau institusi ketika ada barang atau dokumen yang tidak sesuai dengan persyaratan atau memiliki cacat produksi.
Format Surat Pengembalian
Berikut adalah format surat pengembalian yang umum digunakan: Header
- Nama perusahaan/pengirim
- Alamat perusahaan/pengirim
- Nomor telepon perusahaan/pengirim
- Alamat email perusahaan/pengirim
Tanggal
- Tanggal penulisan surat pengembalian
Kepada
- Nama penerima
- Alamat penerima
- Nomor telepon penerima
- Alamat email penerima
Isi surat
- Pengenalan diri dan perusahaan/pengirim
- Penjelasan mengenai barang atau dokumen yang dikembalikan
- Alasan mengapa barang atau dokumen dikembalikan
- Permintaan maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi
- Tindakan yang akan diambil selanjutnya
Tanda tangan
- Nama dan jabatan pengirim
- Tanda tangan pengirim
Contoh Surat Pengembalian
Berikut adalah contoh surat pengembalian yang dapat digunakan sebagai referensi:
Contoh 1:
Hal: Surat Pengembalian Barang
Kepada Yth,
PT ABC
Jl. Jend. Sudirman No. 123
Jakarta
Telp. 021-123456
Email: abc@ptabc.com
Tanggal: 1 Januari 2022
Dengan hormat,
Kami dari PT XYZ ingin mengembalikan barang yang sebelumnya telah kami terima dari PT ABC. Barang tersebut adalah 100 buah baju kemeja warna biru dengan nomor pesanan 12345.
Setelah kami melakukan pengecekan, kami menemukan bahwa 20 buah baju kemeja mengalami cacat produksi dan tidak bisa kami jual kembali. Karena itu, kami memutuskan untuk mengembalikan seluruh barang yang kami terima.
Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi dan berharap agar PT ABC dapat memproses pengembalian ini dengan segera. Terima kasih atas kerja sama yang telah terjalin dengan baik antara PT XYZ dan PT ABC.
Hormat kami,
PT XYZ
John Doe
Marketing Manager
Contoh 2:
Hal: Surat Pengembalian Dokumen
Kepada Yth,
Dr. A. Smith
Jl. Duren Tiga No. 45
Jakarta
Telp. 021-678910
Email: asmith@gmail.com
Tanggal: 1 Februari 2022
Dengan hormat,
Kami dari XYZ University ingin mengembalikan dokumen yang sebelumnya telah kami terima dari Dr. A. Smith. Dokumen tersebut adalah transkrip nilai mahasiswa atas nama John Doe dengan nomor mahasiswa 123456.
Setelah kami melakukan pengecekan, kami menemukan bahwa dokumen tersebut tidak lengkap dan terdapat kesalahan pada beberapa nilai. Karena itu, kami memutuskan untuk mengembalikan dokumen yang telah kami terima.
Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi dan berharap agar Dr. A. Smith dapat memproses pengembalian ini dengan segera. Terima kasih atas kerja sama yang telah terjalin dengan baik antara XYZ University dan Dr. A. Smith.
Hormat kami,
XYZ University
Jane Smith
Office of the Registrar
Kesimpulan
Surat pengembalian adalah salah satu surat resmi yang penting dalam dunia bisnis dan institusi. Dengan menggunakan format yang tepat dan memberikan penjelasan yang jelas mengenai alasan pengembalian, surat pengembalian dapat membantu memperbaiki hubungan antara pihak yang terlibat serta menjaga reputasi perusahaan atau institusi. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk memahami pengertian, format, dan contoh surat pengembalian.