Surat pengantar adalah surat yang digunakan sebagai pengantar dokumen atau barang yang akan dikirimkan kepada pihak yang dituju. Surat pengantar juga dapat digunakan sebagai permohonan atau permintaan kepada pihak yang dituju. Surat pengantar biasanya berisi informasi yang lengkap tentang dokumen atau barang yang akan dikirimkan, termasuk nama pengirim, alamat pengirim, nama penerima, alamat penerima, serta jenis dokumen atau barang yang dikirimkan.
Format Surat Pengantar
Format surat pengantar terdiri dari beberapa bagian penting, antara lain:
- Header, berisi tanggal penulisan surat, nama dan alamat lengkap pengirim, serta nama dan alamat lengkap penerima.
- Salutation, berisi kata sapaan seperti “Kepada Yth.”, “Dengan Hormat”, atau “Salam Sejahtera”.
- Isi surat, berisi informasi lengkap tentang dokumen atau barang yang akan dikirimkan, serta permohonan atau permintaan kepada pihak yang dituju.
- Penutup, berisi kata-kata penutup seperti “Demikian surat pengantar ini kami sampaikan”, “Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih”, atau “Hormat kami”.
- Tanda tangan, berisi nama dan jabatan pengirim, serta tanda tangan pengirim.
Contoh Surat Pengantar
Berikut adalah contoh surat pengantar yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
Contoh Surat Pengantar 1
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
PT. ABC
Jl. Jend. Sudirman No. 123
Jakarta Selatan
Dengan Hormat,
Bersama ini kami mengirimkan laporan keuangan bulanan perusahaan kami untuk bulan Januari 2021, sebagai bahan evaluasi dan pertimbangan Bapak/Ibu Pimpinan dalam mengambil keputusan strategis perusahaan ke depan.
Adapun rincian laporan keuangan tersebut adalah sebagai berikut:
- Laporan Laba Rugi
- Neraca
- Laporan Arus Kas
Demikian surat pengantar ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. XYZ
Jl. Gatot Subroto No. 456
Jakarta Selatan
Contoh Surat Pengantar 2
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
PT. ABC
Jl. Jend. Sudirman No. 123
Jakarta Selatan
Dengan Hormat,
Kami yang bertanda tangan di bawah ini, atas nama PT. XYZ, hendak mengajukan permohonan untuk memperpanjang izin usaha kami yang akan berakhir pada tanggal 31 Maret 2021.
Adapun dokumen yang kami lampirkan adalah sebagai berikut:
- Surat Permohonan Perpanjangan Izin Usaha
- Copy Surat Izin Usaha Terakhir
- Copy NPWP Perusahaan
- Copy SIUP
Demikian surat pengantar ini kami sampaikan. Kami mohon Bapak/Ibu Pimpinan dapat memberikan persetujuan untuk memperpanjang izin usaha kami.
Hormat kami,
PT. XYZ
Jl. Gatot Subroto No. 456
Jakarta Selatan
Contoh Surat Pengantar 3
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Kepala Dinas Pendidikan
Kabupaten Bogor
Dengan Hormat,
Kami yang bertanda tangan di bawah ini, atas nama SMP Negeri 1 Bogor, hendak mengajukan permohonan untuk meminjam gedung serbaguna milik Dinas Pendidikan Kabupaten Bogor untuk acara pentas seni siswa pada tanggal 5 April 2021.
Adapun dokumen yang kami lampirkan adalah sebagai berikut:
- Surat Permohonan Peminjaman Gedung Serbaguna
- Surat Pernyataan Bertanggung Jawab
- Copy Surat Izin Sekolah
- Copy NPWP Sekolah
Demikian surat pengantar ini kami sampaikan. Kami mohon Bapak/Ibu Kepala Dinas Pendidikan dapat memberikan persetujuan untuk meminjam gedung serbaguna milik Dinas Pendidikan Kabupaten Bogor.
Hormat kami,
SMP Negeri 1 Bogor
Jl. Pajajaran No. 789
Bogor
Contoh Surat Pengantar 4
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Kepala Desa
Desa Mekarsari
Kabupaten Tangerang
Dengan Hormat,
Kami yang bertanda tangan di bawah ini, atas nama warga Desa Mekarsari, hendak mengajukan permohonan untuk membangun jalan lingkungan yang menghubungkan RT 01 dan RT 02 di Desa Mekarsari.
Adapun dokumen yang kami lampirkan adalah sebagai berikut:
- Surat Permohonan Pembangunan Jalan Lingkungan
- Surat Pernyataan Kesediaan Warga untuk Berpartisipasi dalam Pembangunan Jalan Lingkungan
Demikian surat pengantar ini kami sampaikan. Kami mohon Bapak/Ibu Kepala Desa dapat memberikan persetujuan dan dukungan untuk pembangunan jalan lingkungan di Desa Mekarsari.
Hormat kami,
Warga Desa Mekarsari
Jl. Raya Desa Mekarsari No. 123
Kabupaten Tangerang
Kesimpulan
Surat pengantar adalah surat yang digunakan sebagai pengantar dokumen atau barang yang akan dikirimkan kepada pihak yang dituju. Format surat pengantar terdiri dari beberapa bagian penting, antara lain header, salutation, isi surat, penutup, dan tanda tangan. Contoh surat pengantar dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan jenis surat yang akan dikirimkan.