Surat pengantar proposal kegiatan adalah surat yang dibuat oleh pihak yang mengajukan proposal kegiatan kepada pihak yang akan memberikan persetujuan atas proposal tersebut. Surat ini berfungsi sebagai pendahuluan dari proposal kegiatan yang akan disampaikan, sehingga penting untuk memperhatikan format dan isinya agar dapat memberikan kesan yang baik kepada pihak yang akan menerima surat tersebut.
Format Surat Pengantar Proposal Kegiatan
Sebelum membahas mengenai format surat pengantar proposal kegiatan, perlu diketahui bahwa surat ini harus dibuat dengan bahasa yang formal dan menggunakan format surat resmi. Berikut adalah format surat pengantar proposal kegiatan:
- Header surat, terdiri dari logo instansi atau lembaga, nama instansi atau lembaga, alamat, nomor telepon, dan email.
- Tanggal pembuatan surat.
- Alamat tujuan surat, terdiri dari nama instansi atau lembaga, alamat, nomor telepon, dan email.
- Salutation, yaitu pembukaan surat yang ditujukan kepada pihak yang akan menerima surat.
- Isi surat, yang terdiri dari pendahuluan, latar belakang, tujuan, rencana kegiatan, dan penutup.
- Complimentary close, yaitu penutup surat yang berisi ucapan terima kasih dan harapan.
- Tanda tangan, nama, dan jabatan penulis surat.
Contoh Surat Pengantar Proposal Kegiatan
Berikut adalah beberapa contoh surat pengantar proposal kegiatan yang dapat dijadikan referensi dalam membuat surat tersebut:
Contoh 1
PT. ABC
Jl. Merdeka No. 123
Jakarta
Telp. (021) 123456
Email: abc@abc.co.id
Jakarta, 10 Januari 2022
Kepala Dinas Pendidikan
Jl. Sudirman No. 456
Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan rencana kegiatan yang akan kami laksanakan pada bulan Februari 2022, kami bermaksud untuk mengajukan proposal kegiatan kepada pihak Bapak/Ibu. Kegiatan yang kami rencanakan adalah seminar tentang peningkatan kualitas pendidikan di Indonesia. Kegiatan ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi masyarakat khususnya dalam hal peningkatan kualitas pendidikan.
Adapun rencana kegiatan yang akan kami laksanakan adalah sebagai berikut:
- Waktu: 14 Februari 2022
- Tempat: Hotel XYZ
- Peserta: 100 orang
- Pembicara: Pak Anang, Pak Budi, dan Ibu Cici
Kami berharap Bapak/Ibu dapat memberikan persetujuan atas proposal kegiatan ini. Apabila terdapat hal-hal yang perlu ditanyakan, kami siap untuk memberikan penjelasan lebih lanjut. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
(Tanda tangan)
Budi
Direktur PT. ABC
Contoh 2
Yayasan XYZ
Jl. Merdeka No. 456
Bandung
Telp. (022) 123456
Email: yayasan@xyz.co.id
Bandung, 15 Februari 2022
Kepala Dinas Kesehatan
Jl. Sudirman No. 789
Bandung
Dengan hormat,
Sehubungan dengan rencana kegiatan yang akan kami laksanakan pada bulan Maret 2022, kami bermaksud untuk mengajukan proposal kegiatan kepada pihak Bapak/Ibu. Kegiatan yang kami rencanakan adalah bakti sosial kesehatan di desa-desa terpencil di Jawa Barat. Kegiatan ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi masyarakat terutama dalam hal pencegahan penyakit.
Adapun rencana kegiatan yang akan kami laksanakan adalah sebagai berikut:
- Waktu: 21-22 Maret 2022
- Tempat: Desa ABC dan Desa XYZ
- Peserta: 50 orang
- Kegiatan: penyuluhan kesehatan, pemeriksaan kesehatan, pemberian obat-obatan
Kami berharap Bapak/Ibu dapat memberikan persetujuan atas proposal kegiatan ini. Apabila terdapat hal-hal yang perlu ditanyakan, kami siap untuk memberikan penjelasan lebih lanjut. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
(Tanda tangan)
Cici
Ketua Yayasan XYZ
Contoh 3
CV. ABC
Jl. Merdeka No. 789
Surabaya
Telp. (031) 123456
Email: cvabc@abc.co.id
Surabaya, 20 April 2022
Kepala Dinas Pariwisata
Jl. Sudirman No. 123
Surabaya
Dengan hormat,
Sehubungan dengan rencana kegiatan yang akan kami laksanakan pada bulan Mei 2022, kami bermaksud untuk mengajukan proposal kegiatan kepada pihak Bapak/Ibu. Kegiatan yang kami rencanakan adalah festival kuliner Surabaya. Kegiatan ini diharapkan dapat mempromosikan kuliner khas Surabaya kepada masyarakat dan wisatawan.
Adapun rencana kegiatan yang akan kami laksanakan adalah sebagai berikut:
- Waktu: 14-15 Mei 2022
- Tempat: Jalan Malioboro
- Peserta: 50 booth kuliner khas Surabaya
Kami berharap Bapak/Ibu dapat memberikan persetujuan atas proposal kegiatan ini. Apabila terdapat hal-hal yang perlu ditanyakan, kami siap untuk memberikan penjelasan lebih lanjut. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
(Tanda tangan)
Anang
Direktur CV. ABC
Contoh 4
Universitas XYZ
Jl. Merdeka No. 789
Yogyakarta
Telp. (0274) 123456
Email: info@xyz.ac.id
Yogyakarta, 25 Juli 2022
Kepala Dinas Pendidikan
Jl. Sudirman No. 456
Yogyakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan rencana kegiatan yang akan kami laksanakan pada bulan Agustus 2022, kami bermaksud untuk mengajukan proposal kegiatan kepada pihak Bapak/Ibu. Kegiatan yang kami rencanakan adalah pelatihan kewirausahaan bagi mahasiswa dan alumni Universitas XYZ. Kegiatan ini diharapkan dapat meningkatkan keterampilan dan wawasan mahasiswa dan alumni dalam dunia kewirausahaan.
Adapun rencana kegiatan yang akan kami laksanakan adalah sebagai berikut:
- Waktu: 14-15 Agustus 2022
- Tempat: Aula Universitas XYZ
- Peserta: 100 mahasiswa dan alumni Universitas XYZ
Kami berharap Bapak/Ibu dapat memberikan persetujuan atas proposal kegiatan ini. Apabila terdapat hal-hal yang perlu ditanyakan, kami siap untuk memberikan penjelasan lebih lanjut. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
(Tanda tangan