Pendahuluan
Surat pengantar adalah sebuah surat yang digunakan untuk memperkenalkan atau memberikan pengantar terhadap sebuah proposal atau dokumen yang akan diserahkan kepada pihak tertentu. Surat pengantar biasanya berisi informasi tentang tujuan dari dokumen yang diserahkan serta keterangan-keterangan penting yang perlu diketahui oleh penerima dokumen. Salah satu jenis surat pengantar yang sering digunakan di lingkungan kampus adalah surat pengantar proposal kegiatan kampus. Surat pengantar ini biasanya digunakan oleh mahasiswa atau kelompok mahasiswa yang ingin mengajukan proposal kegiatan di kampus. Dalam artikel ini, kita akan membahas pengertian, format, dan contoh surat pengantar proposal kegiatan kampus.
Pengertian Surat Pengantar Proposal Kegiatan Kampus
Surat pengantar proposal kegiatan kampus adalah sebuah surat yang digunakan untuk memperkenalkan atau memberikan pengantar terhadap proposal kegiatan kampus yang akan diserahkan kepada pihak kampus terkait. Surat pengantar ini biasanya ditulis oleh mahasiswa atau kelompok mahasiswa yang ingin mengajukan proposal kegiatan di kampus. Tujuan dari surat pengantar proposal kegiatan kampus adalah untuk memberikan informasi tentang proposal kegiatan yang diajukan. Surat pengantar ini juga berfungsi sebagai formalitas yang harus dipenuhi sebelum proposal kegiatan dapat diterima dan diproses oleh pihak kampus.
Format Surat Pengantar Proposal Kegiatan Kampus
Berikut adalah format umum dari surat pengantar proposal kegiatan kampus: 1. Identitas Pengirim Pada bagian ini, tuliskan identitas pengirim surat pengantar, seperti nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Identitas pengirim biasanya ditulis pada bagian yang sama dengan tanggal dan nomor surat. 2. Tanggal dan Nomor Surat Tuliskan tanggal dan nomor surat pada bagian yang sama dengan identitas pengirim. Nomor surat dapat diisi dengan nomor urut atau kode tertentu yang dibuat oleh pengirim surat. 3. Kepada Tuliskan nama dan alamat lengkap penerima surat pengantar, yaitu pihak kampus terkait. 4. Perihal Tuliskan perihal surat, yaitu “Surat Pengantar Proposal Kegiatan Kampus”. 5. Isi Surat Isi surat pengantar harus memuat informasi tentang proposal kegiatan yang diajukan. Beberapa informasi yang dapat disertakan antara lain: - Tujuan dari kegiatan yang diajukan - Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan - Anggaran atau biaya yang dibutuhkan untuk kegiatan - Manfaat atau dampak yang diharapkan dari kegiatan - Nama dan jumlah peserta yang akan terlibat dalam kegiatan 6. Penutup Tuliskan penutup surat pengantar dengan kalimat yang sopan dan mengucapkan terima kasih atas perhatiannya. 7. Tanda Tangan dan Nama Tuliskan tanda tangan dan nama lengkap pengirim surat pengantar pada bagian bawah surat.
Contoh Surat Pengantar Proposal Kegiatan Kampus
Berikut adalah beberapa contoh surat pengantar proposal kegiatan kampus yang dapat dijadikan referensi: Contoh 1:
Yogyakarta, 12 Februari 2022
Nomor Surat: SPK/01/FEB/2022
Kepada Yth.,
Rektor Universitas Gadjah Mada
Jl. Bulaksumur, Yogyakarta
Perihal: Surat Pengantar Proposal Kegiatan Kampus
Dengan hormat,
Kami bersama ini mengajukan proposal kegiatan dengan rincian sebagai berikut:
Nama Kegiatan : Seminar Nasional Teknologi Informasi
Waktu Pelaksanaan : 10 Maret 2022
Tempat Pelaksanaan : Ruang Seminar Utama, Gedung Rektorat
Anggaran : Rp. 50.000.000,-
Manfaat : Meningkatkan pengetahuan mahasiswa mengenai teknologi informasi terkini
Jumlah Peserta : 200 orang
Kami berharap proposal kegiatan ini dapat diterima dan diproses oleh pihak kampus terkait. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
Ketua Panitia Seminar Nasional Teknologi Informasi
(Nama Lengkap)
Contoh 2:
Malang, 20 Februari 2022
Nomor Surat: SPK/02/FEB/2022
Kepada Yth.,
Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Brawijaya
Jl. Veteran, Malang
Perihal: Surat Pengantar Proposal Kegiatan Kampus
Dengan hormat,
Kami bersama ini mengajukan proposal kegiatan dengan rincian sebagai berikut:
Nama Kegiatan : Lomba Business Plan
Waktu Pelaksanaan : 15 April 2022
Tempat Pelaksanaan : Auditorium Fakultas Ekonomi
Anggaran : Rp. 20.000.000,-
Manfaat : Meningkatkan kreativitas dan kemampuan mahasiswa dalam membuat rencana bisnis
Jumlah Peserta : 50 tim
Kami berharap proposal kegiatan ini dapat diterima dan diproses oleh pihak kampus terkait. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
Ketua Panitia Lomba Business Plan
(Nama Lengkap)
Contoh 3:
Surabaya, 5 Maret 2022
Nomor Surat: SPK/03/MAR/2022
Kepada Yth.,
Wakil Rektor III Universitas Airlangga
Jl. Airlangga, Surabaya
Perihal: Surat Pengantar Proposal Kegiatan Kampus
Dengan hormat,
Kami bersama ini mengajukan proposal kegiatan dengan rincian sebagai berikut:
Nama Kegiatan : Festival Budaya
Waktu Pelaksanaan : 25 April 2022
Tempat Pelaksanaan : Lapangan Kampus C
Anggaran : Rp. 30.000.000,-
Manfaat : Menumbuhkan kecintaan mahasiswa terhadap budaya dan seni
Jumlah Peserta : 500 orang
Kami berharap proposal kegiatan ini dapat diterima dan diproses oleh pihak kampus terkait. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
Ketua Panitia Festival Budaya
(Nama Lengkap)
Contoh 4:
Jakarta, 10 April 2022
Nomor Surat: SPK/04/APR/2022
Kepada Yth.,
Direktur Pusat Bahasa Universitas Indonesia
Jl. Salemba, Jakarta
Perihal: Surat Pengantar Proposal Kegiatan Kampus
Dengan hormat,
Kami bersama ini mengajukan proposal kegiatan dengan rincian sebagai berikut:
Nama Kegiatan : Lomba Debat Bahasa Indonesia
Waktu Pelaksanaan : 5 Mei 2022
Tempat Pelaksanaan : Aula Pusat Bahasa
Anggaran : Rp. 15.000.000,-
Manfaat : Meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam berbahasa Indonesia