Surat pengantar perusahaan adalah surat yang dibuat oleh suatu perusahaan untuk memberikan pengantar atau rekomendasi kepada karyawan atau pihak lain yang akan melakukan kegiatan atau tindakan tertentu. Surat ini biasanya digunakan untuk keperluan administrasi, seperti pengajuan visa, pembuatan SIM, atau pengajuan pinjaman.
Pengertian Surat Pengantar Perusahaan
Surat pengantar perusahaan adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan yang berisi pengantar atau rekomendasi untuk kepentingan tertentu. Surat ini biasanya ditujukan kepada pihak yang membutuhkan pengantar atau rekomendasi dari perusahaan, seperti karyawan atau pihak lain yang akan melakukan kegiatan atau tindakan tertentu.
Surat pengantar perusahaan biasanya dibuat dalam format resmi dan dilengkapi dengan tanda tangan, cap perusahaan, dan nomor surat yang unik. Selain itu, surat ini juga harus memuat informasi tentang latar belakang kegiatan atau tindakan yang akan dilakukan, serta informasi tentang karyawan atau pihak yang akan melakukan kegiatan atau tindakan tersebut.
Format Surat Pengantar Perusahaan
Berikut adalah format umum dari surat pengantar perusahaan:
Header Surat
Header surat berisi informasi tentang perusahaan, seperti nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon perusahaan, dan email perusahaan.
Tanggal
Tanggal pembuatan surat harus dicantumkan di bagian atas surat.
Alamat Tujuan
Alamat tujuan harus dicantumkan dengan lengkap dan jelas, termasuk nama institusi atau perusahaan yang dituju, alamat, kota, dan kode pos.
Perihal
Perihal surat harus jelas dan singkat, sehingga pihak yang membaca surat dapat dengan mudah memahami maksud dari surat.
Isi Surat
Isi surat harus jelas, singkat, dan padat. Surat pengantar perusahaan harus memberikan pengantar atau rekomendasi dengan lengkap dan jelas, serta memberikan informasi tentang latar belakang kegiatan atau tindakan yang akan dilakukan, serta informasi tentang karyawan atau pihak yang akan melakukan kegiatan atau tindakan tersebut.
Tanda Tangan dan Cap Perusahaan
Surat pengantar perusahaan harus dilengkapi dengan tanda tangan dan cap perusahaan. Hal ini menunjukkan bahwa surat tersebut benar-benar dikeluarkan oleh perusahaan yang bersangkutan.
Contoh Surat Pengantar Perusahaan
Berikut adalah contoh surat pengantar perusahaan:
Contoh 1
PT. ABC
Jl. Jendral Sudirman No. 123
Jakarta 12345
Telp. (021) 123456
Email: info@abc.com
Jakarta, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Kepala Kantor Imigrasi Jakarta
Jl. Merdeka Selatan No. 1
Jakarta 10110
Perihal: Permohonan Pembuatan Visa Bisnis
Dengan hormat,
Kami dari PT. ABC yang beralamat di Jl. Jendral Sudirman No. 123, Jakarta, mengajukan permohonan pembuatan visa bisnis untuk Bapak/Ibu Kepala Kantor Imigrasi Jakarta.
Visa ini diperlukan oleh karyawan kami, yaitu Bapak/Ibu John Doe, yang akan melakukan kunjungan bisnis ke Amerika Serikat pada tanggal 15 Februari 2022. Kunjungan bisnis ini akan berlangsung selama 2 minggu, dan Bapak/Ibu John Doe akan bertemu dengan beberapa klien kami di Amerika Serikat untuk membahas kerjasama bisnis.
Kami sangat mengharapkan dukungan dari Kepala Kantor Imigrasi Jakarta dalam permohonan pembuatan visa bisnis ini. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
PT. ABC
Contoh 2
PT. XYZ
Jl. Gatot Subroto No. 456
Jakarta 67890
Telp. (021) 456789
Email: info@xyz.com
Jakarta, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Kepala Polres Jakarta Selatan
Jl. Gatot Subroto No. 123
Jakarta 12345
Perihal: Permohonan Rekomendasi Pembuatan SIM
Dengan hormat,
Kami dari PT. XYZ yang beralamat di Jl. Gatot Subroto No. 456, Jakarta, mengajukan permohonan rekomendasi pembuatan SIM untuk Bapak/Ibu Kepala Polres Jakarta Selatan.
SIM ini diperlukan oleh karyawan kami, yaitu Bapak/Ibu John Doe, yang akan menggunakan kendaraan pribadi dalam menjalankan tugasnya sebagai karyawan di PT. XYZ. Kami membutuhkan rekomendasi dari Kepala Polres Jakarta Selatan sebagai syarat utama dalam pembuatan SIM.
Kami sangat mengharapkan dukungan dari Kepala Polres Jakarta Selatan dalam permohonan rekomendasi pembuatan SIM ini. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
PT. XYZ
Contoh 3
PT. DEF
Jl. Thamrin No. 789
Jakarta 23456
Telp. (021) 789012
Email: info@def.com
Jakarta, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Bank ABC
Jl. Sudirman No. 456
Jakarta 34567
Perihal: Permohonan Pinjaman
Dengan hormat,
Kami dari PT. DEF yang beralamat di Jl. Thamrin No. 789, Jakarta, mengajukan permohonan pinjaman kepada Bank ABC.
Pinjaman ini diperlukan untuk membiayai pengembangan bisnis kami di bidang teknologi informasi. Kami membutuhkan pinjaman sebesar Rp. 500.000.000,- dengan jangka waktu 3 tahun dan bunga 10% per tahun.
Kami sangat mengharapkan dukungan dari Bank ABC dalam permohonan pinjaman ini. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
PT. DEF
Contoh 4
PT. GHI
Jl. Wahid Hasyim No. 1234
Jakarta 45678
Telp. (021) 123456
Email: info@ghi.com
Jakarta, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Kepala Badan Usaha Milik Daerah Jakarta Selatan
Jl. MH Thamrin No. 567
Jakarta 67890
Perihal: Permohonan Izin Pembangunan Kantor
Dengan hormat,
Kami dari PT. GHI yang beralamat di Jl. Wahid Hasyim No. 1234, Jakarta, mengajukan permohonan izin pembangunan kantor kepada Badan Usaha Milik Daerah Jakarta Selatan.
Pembangunan kantor ini diperlukan untuk memperluas bisnis kami di Jakarta Selatan. Kami akan membangun kantor dengan luas bangunan 200m2 dan akan melibatkan 50 karyawan dalam operasionalnya.
Kami sangat mengharapkan dukungan dari Badan Usaha Milik Daerah Jakarta Selatan