Surat pengantar laporan adalah surat yang berfungsi sebagai pengantar atau penjelasan singkat mengenai laporan yang disampaikan. Surat ini biasanya ditujukan kepada pihak yang akan menerima laporan tersebut, seperti atasan atau pihak yang memerlukan informasi dari laporan tersebut. Surat pengantar laporan juga bisa digunakan sebagai sarana untuk memperkenalkan laporan secara singkat dan menyampaikan tujuan dari pembuatan laporan tersebut.

Format Surat Pengantar Laporan

Untuk membuat surat pengantar laporan yang baik, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan formatnya. Berikut adalah format dasar surat pengantar laporan:

  1. Header
    Pada bagian ini, terdapat informasi mengenai pengirim surat, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email. Selain itu, juga perlu mencantumkan tanggal pembuatan surat.
  2. Alamat Tujuan
    Pada bagian ini, terdapat informasi mengenai pihak yang dituju, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.
  3. Salutasi
    Pada bagian ini, disampaikan salam pembuka kepada pihak yang dituju. Biasanya menggunakan kata ‘Kepada’ atau ‘Yth.’
  4. Pembukaan
    Pada bagian ini, disampaikan tujuan pembuatan surat pengantar laporan. Misalnya, “Dalam kesempatan ini, kami sampaikan sebuah laporan mengenai….”
  5. Isi
    Pada bagian ini, disampaikan penjelasan singkat mengenai laporan yang disampaikan. Sebaiknya informasi yang disampaikan singkat, padat, dan jelas agar mudah dipahami.
  6. Penutup
    Pada bagian ini, disampaikan salam penutup dan ucapan terima kasih atas perhatian yang diberikan. Misalnya, “Demikian surat pengantar laporan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.”
  7. Tanda tangan
    Pada bagian ini, terdapat tanda tangan dan nama pengirim surat.

Contoh Surat Pengantar Laporan

Berikut adalah beberapa contoh surat pengantar laporan yang bisa digunakan sebagai referensi dalam pembuatan surat pengantar laporan:

  1. Contoh 1

    PT. ABC
    Jalan Merdeka No. 1
    Jakarta 12345
    Telp. (021) 123456
    Email: abc@abc.com

    Kepada Yth.,
    Bapak/Ibu Pimpinan
    PT. XYZ
    Jalan Sudirman No. 2
    Jakarta

    Dalam kesempatan ini, kami sampaikan sebuah laporan mengenai penjualan produk PT. ABC selama periode Januari hingga Maret 2021. Adapun beberapa poin penting yang kami sampaikan dalam laporan tersebut adalah:

    1. Penjualan produk meningkat sebesar 20% dibandingkan periode sebelumnya
    2. Produk terlaris adalah produk A dengan jumlah penjualan sebanyak 1000 unit
    3. Target penjualan untuk periode berikutnya adalah meningkatkan penjualan produk B

    Demikian surat pengantar laporan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.

    Hormat kami,
    PT. ABC

    (tanda tangan dan nama pengirim surat)

  2. Contoh 2

    CV. DEF
    Jalan Pahlawan No. 2
    Bandung 67890
    Telp. (022) 987654
    Email: def@def.com

    Kepada Yth.,
    Bapak/Ibu Pimpinan
    PT. GHI
    Jalan Asia Afrika No. 3
    Bandung

    Bersama ini kami sampaikan laporan mengenai hasil survei kepuasan pelanggan yang kami lakukan pada bulan Maret 2021. Survei ini dilakukan untuk mengetahui tingkat kepuasan pelanggan terhadap produk dan layanan kami. Beberapa hasil yang kami dapatkan dalam survei tersebut adalah:

    1. Sebanyak 95% pelanggan merasa puas dengan produk yang kami tawarkan
    2. Sebanyak 85% pelanggan merasa puas dengan layanan pelanggan yang kami berikan
    3. Sebanyak 80% pelanggan berencana untuk menggunakan produk kami kembali di masa depan

    Demikian surat pengantar laporan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.

    Hormat kami,
    CV. DEF

    (tanda tangan dan nama pengirim surat)

  3. Contoh 3

    Perpustakaan Umum
    Jalan Perintis Kemerdekaan No. 4
    Surabaya 54321
    Telp. (031) 234567
    Email: perpus@perpus.com

    Kepada Yth.,
    Bapak/Ibu Pimpinan
    SMK Negeri 1 Surabaya
    Jalan Raya Surabaya-Malang No. 5
    Surabaya

    Dalam kesempatan ini, kami sampaikan laporan mengenai kunjungan siswa ke Perpustakaan Umum pada tanggal 15 Maret 2021. Adapun beberapa poin penting yang kami sampaikan dalam laporan tersebut adalah:

    1. Jumlah siswa yang mengunjungi perpustakaan sebanyak 50 orang
    2. Waktu kunjungan mulai pukul 09.00 hingga 11.00 WIB
    3. Siswa diberikan pengenalan singkat mengenai sistem peminjaman buku di perpustakaan
    4. Siswa diberikan kesempatan untuk membaca buku dan melakukan peminjaman buku secara gratis

    Demikian surat pengantar laporan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.

    Hormat kami,
    Perpustakaan Umum

    (tanda tangan dan nama pengirim surat)

  4. Contoh 4

    RSU Surya Husada
    Jalan Dokter Soetomo No. 6
    Denpasar 12345
    Telp. (0361) 123456
    Email: rsh@rsh.com

    Kepada Yth.,
    Bapak/Ibu Direktur
    PT. J