Surat pengantar kegiatan merupakan salah satu jenis surat yang biasa digunakan dalam berbagai kegiatan resmi, baik itu kegiatan di instansi pemerintah, lembaga swasta, maupun organisasi sosial. Surat ini berfungsi sebagai tanda bukti bahwa kegiatan atau acara yang akan dilakukan benar-benar diizinkan oleh pihak yang berwenang. Selain itu, surat pengantar kegiatan juga dapat digunakan sebagai syarat dalam mengajukan izin kegiatan, seperti izin keramaian atau izin memasang spanduk.
Format Surat Pengantar Kegiatan
Sebelum membahas contoh surat pengantar kegiatan, mari kita terlebih dahulu mempelajari format dasar dari surat tersebut. Berikut ini adalah beberapa elemen penting yang harus ada dalam surat pengantar kegiatan:
- Header surat, berisi nama instansi atau organisasi yang mengeluarkan surat, alamat lengkap, nomor telepon, dan email yang dapat dihubungi.
- Tanggal ditulisnya surat pengantar kegiatan
- Alamat lengkap penerima surat pengantar kegiatan
- Salutation, seperti “Kepada Yth.”
- Isi surat pengantar kegiatan, terdiri dari beberapa bagian seperti:
- Perkenalan diri dan tujuan surat
- Deskripsi singkat tentang kegiatan yang akan dilakukan
- Waktu dan tempat kegiatan
- Tujuan dari kegiatan
- Permintaan izin atau persetujuan pihak yang berwenang
- Penutup dan ucapan terima kasih
- Tanda tangan dan nama lengkap pengirim surat pengantar kegiatan
Contoh Surat Pengantar Kegiatan
Berikut ini adalah contoh surat pengantar kegiatan yang dapat digunakan sebagai referensi:
Contoh Surat Pengantar Kegiatan 1
Header surat:
Dinas Pariwisata Kota Surabaya
Jl. Pemuda No. 10 Surabaya
Telp. (031) 123456
Email: dinaspariwisata@surabaya.go.id
Tanggal: 1 Oktober 2021
Kepada Yth.
Kepala Kantor Kecamatan Gubeng
Jl. Gubernur Suryo No. 15 Surabaya
Perihal: Permohonan Izin Pemasangan Spanduk
Dengan hormat,
Kami dari Dinas Pariwisata Kota Surabaya akan mengadakan acara Festival Kuliner Surabaya yang akan dilaksanakan pada tanggal 10-12 Oktober 2021 di Lapangan Pemuda Surabaya. Dalam rangka mempromosikan acara tersebut, kami ingin memasang spanduk di sepanjang Jl. Gubernur Suryo.
Oleh karena itu, dengan ini kami bermaksud untuk memohon izin pemasangan spanduk di sepanjang Jl. Gubernur Suryo, mulai dari simpang Jl. Dr. Soetomo hingga simpang Jl. Embong Malang. Kami telah menyiapkan spanduk sebanyak 20 buah dengan ukuran 3 x 1,5 meter.
Kami berharap permohonan ini dapat dipertimbangkan dan mendapatkan persetujuan dari pihak Kepala Kantor Kecamatan Gubeng. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Tanda tangan dan Nama Lengkap]
Kepala Dinas Pariwisata Kota Surabaya
Contoh Surat Pengantar Kegiatan 2
Header surat:
PT. XYZ
Jl. Raya Gatot Subroto No. 123 Jakarta
Telp. (021) 789012
Email: info@ptxyz.co.id
Tanggal: 1 November 2021
Kepada Yth.
Kepala Dinas Perhubungan Jakarta
Jl. Medan Merdeka Selatan No. 8 Jakarta
Perihal: Permohonan Izin Keramaian
Dalam rangka memperingati hari ulang tahun PT. XYZ yang ke-10, kami akan mengadakan acara pesta ulang tahun yang akan dilaksanakan di Gedung Serbaguna Jakarta pada tanggal 15 November 2021. Acara ini akan dihadiri oleh seluruh karyawan PT. XYZ beserta keluarganya.
Oleh karena itu, dengan ini kami bermaksud untuk memohon izin keramaian dari pihak Dinas Perhubungan Jakarta. Adapun rincian kegiatan adalah sebagai berikut:
- Waktu: 15 November 2021 pukul 19.00 - 23.00 WIB
- Tempat: Gedung Serbaguna Jakarta, Jl. Sudirman No. 123 Jakarta
- Jumlah peserta: 500 orang
- Acara: makan malam, hiburan musik, dan doorprize
Kami berharap permohonan ini dapat dipertimbangkan dan mendapatkan persetujuan dari pihak Dinas Perhubungan Jakarta. Kami juga akan memastikan bahwa seluruh kegiatan akan dilaksanakan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Tanda tangan dan Nama Lengkap]
Direktur PT. XYZ
Contoh Surat Pengantar Kegiatan 3
Header surat:
Universitas Gadjah Mada
Jl. Teknika Utara No. 1 Yogyakarta
Telp. (0274) 123456
Email: info@ugm.ac.id
Tanggal: 1 Desember 2021
Kepada Yth.
Kepala Dinas Pendidikan Daerah Istimewa Yogyakarta
Jl. Malioboro No. 123 Yogyakarta
Perihal: Permohonan Kerjasama Pelatihan Guru
Dalam rangka meningkatkan kualitas pendidikan di daerah Yogyakarta, kami dari Universitas Gadjah Mada akan mengadakan pelatihan guru yang akan dilaksanakan pada tanggal 10-12 Januari 2022 di Gedung Pusat Pengembangan Pendidikan. Pelatihan ini akan diikuti oleh 50 guru dari berbagai sekolah di Yogyakarta.
Oleh karena itu, dengan ini kami bermaksud untuk memohon kerjasama dari pihak Dinas Pendidikan Daerah Istimewa Yogyakarta dalam hal penyediaan fasilitas dan tenaga ahli untuk pelatihan guru. Adapun rincian kegiatan adalah sebagai berikut:
- Materi pelatihan: Strategi Pembelajaran Aktif dan Kreatif (SPAK)
- Waktu: 10-12 Januari 2022
- Tempat: Gedung Pusat Pengembangan Pendidikan, Universitas Gadjah Mada
- Jumlah peserta: 50 orang
- Tenaga ahli yang dibutuhkan: 2 orang
Kami berharap permohonan ini dapat dipertimbangkan dan mendapatkan persetujuan dari pihak Dinas Pendidikan Daerah Istimewa Yogyakarta. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Tanda tangan dan Nama Lengkap]
Re