Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang pelayanan, komunikasi dengan konsumen merupakan hal yang sangat penting. Salah satu bentuk komunikasi yang dilakukan perusahaan kepada konsumen adalah dengan mengirimkan surat pemberitahuan. Surat pemberitahuan perusahaan kepada konsumen memiliki tujuan yang beragam, seperti memberikan informasi mengenai produk atau layanan baru, mengumumkan perubahan harga, atau memberikan pemberitahuan penting lainnya.

Pengertian Surat Pemberitahuan Perusahaan kepada Konsumen

Surat pemberitahuan perusahaan kepada konsumen adalah surat yang dikirimkan oleh perusahaan kepada konsumen sebagai bentuk komunikasi dan informasi mengenai produk atau layanan yang disediakan oleh perusahaan. Surat ini dapat dikirimkan melalui pos, email, atau platform digital lainnya.

Format Surat Pemberitahuan Perusahaan kepada Konsumen

Format surat pemberitahuan perusahaan kepada konsumen sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan surat yang akan dikirimkan. Namun, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat format surat pemberitahuan, antara lain:

  • Header yang mencantumkan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email perusahaan
  • Tanggal pengiriman surat
  • Alamat konsumen sebagai tujuan pengiriman surat
  • Salutation atau pembuka surat yang sopan
  • Isi surat yang jelas, padat, dan mudah dipahami
  • Penutup surat yang sopan dan tanda tangan dari perusahaan
  • Lampiran jika diperlukan

Contoh Surat Pemberitahuan Perusahaan kepada Konsumen

Berikut ini adalah beberapa contoh surat pemberitahuan perusahaan kepada konsumen yang sering digunakan:

Contoh 1: Surat Pemberitahuan Perusahaan tentang Perubahan Harga

PT. ABC
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta Selatan
Telpon: 021-123456
Email: info@abc.com

Jakarta, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara
Pelanggan PT. ABC
Di tempat

Dengan hormat,

Kami dari PT. ABC mengucapkan terima kasih atas kepercayaan Bapak/Ibu/Saudara sebagai pelanggan kami. Kami ingin memberitahukan bahwa mulai tanggal 1 Februari 2022, terdapat perubahan harga pada beberapa produk kami. Perubahan harga ini dilakukan karena adanya kenaikan biaya produksi dan pengiriman.

Kami menyadari bahwa perubahan harga ini dapat berdampak pada anggaran Bapak/Ibu/Saudara. Oleh karena itu, kami akan memberikan diskon sebesar 10% untuk setiap pembelian produk pada bulan Februari 2022. Kami berharap Bapak/Ibu/Saudara tetap memilih produk kami sebagai pilihan terbaik untuk kebutuhan sehari-hari.

Apabila Bapak/Ibu/Saudara memiliki pertanyaan atau keluhan terkait perubahan harga ini, silakan menghubungi kami melalui nomor telepon atau email yang tercantum di atas.

Sekali lagi, kami mengucapkan terima kasih atas kepercayaan Bapak/Ibu/Saudara sebagai pelanggan kami.

Hormat kami,
PT. ABC
(Tanda tangan)

Contoh 2: Surat Pemberitahuan Perusahaan tentang Produk Baru

PT. XYZ
Jl. Gatot Subroto No. 456
Bandung
Telpon: 022-789012
Email: info@xyz.com

Bandung, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara
Pelanggan PT. XYZ
Di tempat

Dengan hormat,

Kami dari PT. XYZ ingin memberitahukan bahwa kami akan meluncurkan produk baru pada bulan Februari 2022. Produk ini merupakan inovasi terbaru dari PT. XYZ yang dapat membantu Bapak/Ibu/Saudara dalam menjalankan aktivitas sehari-hari dengan lebih mudah dan efektif.

Produk baru kami adalah alat canggih yang dapat membantu Bapak/Ibu/Saudara dalam memonitor kesehatan secara mandiri. Alat ini dilengkapi dengan teknologi terbaru yang dapat memberikan hasil yang akurat dan dapat diakses melalui aplikasi di smartphone. Selain itu, alat ini juga memiliki desain yang ringkas dan mudah digunakan oleh semua kalangan.

Kami berharap Bapak/Ibu/Saudara dapat mencoba produk ini dan memberikan feedback kepada kami. Untuk informasi lebih lanjut mengenai produk baru kami, silakan menghubungi kami melalui nomor telepon atau email yang tercantum di atas.

Sekali lagi, kami mengucapkan terima kasih atas kepercayaan Bapak/Ibu/Saudara sebagai pelanggan kami.

Hormat kami,
PT. XYZ
(Tanda tangan)

Contoh 3: Surat Pemberitahuan Perusahaan tentang Penutupan Sementara

PT. JKL
Jl. Pemuda No. 789
Surabaya
Telpon: 031-234567
Email: info@jkl.com

Surabaya, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara
Pelanggan PT. JKL
Di tempat

Dengan hormat,

Kami dari PT. JKL ingin memberitahukan bahwa kami akan melakukan penutupan sementara pada tanggal 15 Januari 2022 hingga 30 Januari 2022. Penutupan ini dilakukan karena adanya renovasi pada gedung kami.

Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan akibat penutupan sementara ini. Kami akan memastikan agar semua layanan kami kembali normal pada tanggal 31 Januari 2022. Selama penutupan, Bapak/Ibu/Saudara masih dapat menghubungi kami melalui nomor telepon atau email yang tercantum di atas.

Sekali lagi, kami memohon maaf atas ketidaknyamanan ini dan mengucapkan terima kasih atas pengertian Bapak/Ibu/Saudara.

Hormat kami,
PT. JKL
(Tanda tangan)

Contoh 4: Surat Pemberitahuan Perusahaan tentang Penghentian Layanan

PT. MNO
Jl. Merdeka No. 123
Medan
Telpon: 061-345678
Email: info@mno.com

Medan, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara
Pelanggan PT. MNO
Di tempat

Dengan hormat,

Kami dari PT. MNO ingin memberitahukan bahwa kami akan menghentikan layanan kami pada tanggal 31 Januari 2022. Penghentian layanan ini dilakukan karena adanya perubahan strategi bisnis kami.

Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan akibat penghentian layanan ini. Kami telah menyiapkan proses pengembalian dana untuk semua pelanggan yang masih memiliki saldo di akun mereka. Proses