Surat pemberitahuan pengiriman barang adalah surat resmi yang digunakan oleh pihak pengirim barang untuk memberitahukan kepada pihak penerima barang bahwa barang yang dikirim sudah diberangkatkan dan sedang dalam perjalanan. Surat ini biasanya digunakan dalam bisnis atau perdagangan untuk menginformasikan status pengiriman barang kepada pihak yang bersangkutan. Dalam surat ini, terdapat informasi tentang barang yang dikirim, jasa pengiriman yang digunakan, serta estimasi waktu pengiriman yang diharapkan.
Format Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
Untuk membuat surat pemberitahuan pengiriman barang, terdapat beberapa format yang harus diperhatikan agar surat tersebut terlihat profesional dan mudah dipahami. Berikut adalah format dasar dari surat pemberitahuan pengiriman barang:
- Header
Pada bagian header, terdapat informasi tentang nama perusahaan pengirim, alamat perusahaan, nomor telepon, dan alamat email. Informasi ini dapat diletakkan pada sudut kiri atau kanan atas surat. - Tanggal
Setelah header, tuliskan tanggal pembuatan surat pada bagian sebelah kanan atau kiri atas. - Alamat Tujuan
Tuliskan alamat penerima barang pada bagian kiri bawah surat. Pastikan alamat tersebut lengkap dan jelas agar barang yang dikirim dapat sampai ke tujuan dengan tepat. - Subjek
Tuliskan subjek surat pada bagian tengah surat. Subjek ini harus singkat dan jelas, seperti “Pemberitahuan Pengiriman Barang”. - Isi Surat
Pada bagian isi surat, berikan informasi tentang barang yang dikirim, jasa pengiriman yang digunakan, serta estimasi waktu pengiriman yang diharapkan. Pastikan informasi tersebut lengkap dan jelas. Anda juga dapat menambahkan informasi tambahan seperti nomor resi pengiriman, jumlah barang yang dikirim, dan lain sebagainya. - Tanda Tangan dan Nama Pengirim
Pada bagian bawah surat, tuliskan tanda tangan dan nama pengirim. Tanda tangan dapat dilakukan secara manual atau digital.
Contoh Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
Berikut adalah beberapa contoh surat pemberitahuan pengiriman barang yang dapat digunakan sebagai referensi:
Contoh 1
Header
PT. ABC
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta
Telp. 021-123456789
Email: info@abc.co.id
Tanggal
15 Mei 2021
Alamat Tujuan
Bapak Agus
Jl. Ahmad Yani No. 456
Surabaya
Subjek
Pemberitahuan Pengiriman Barang
Isi Surat
Dengan hormat,
Kami dari PT. ABC ingin memberitahukan bahwa barang yang Bapak Agus pesan sudah kami kirimkan menggunakan jasa pengiriman JNE. Barang tersebut berupa 2 buah kemeja dan 1 buah celana dengan nomor resi pengiriman 123456789. Kami perkirakan barang tersebut akan sampai ke alamat Bapak Agus pada tanggal 20 Mei 2021. Untuk informasi lebih lanjut, Bapak Agus dapat menghubungi kami di nomor telepon yang tertera di atas.
Terima kasih atas kerjasama yang telah terjalin.
Tanda Tangan dan Nama Pengirim
Budi Setiawan
PT. ABC
Contoh 2
Header
CV. XYZ
Jl. Gajah Mada No. 456
Bandung
Telp. 022-987654321
Email: info@xyz.co.id
Tanggal
20 Juni 2021
Alamat Tujuan
Ibu Ani
Jl. Diponegoro No. 789
Yogyakarta
Subjek
Pemberitahuan Pengiriman Barang
Isi Surat
Kepada Yth. Ibu Ani,
Dengan ini kami ingin memberitahukan bahwa barang yang Ibu Ani pesan sudah kami kirimkan menggunakan jasa pengiriman TIKI. Barang tersebut berupa 1 buah tas dan 2 buah baju dengan nomor resi pengiriman 987654321. Kami perkirakan barang tersebut akan sampai ke alamat Ibu Ani pada tanggal 25 Juni 2021. Jika terdapat kendala atau pertanyaan, Ibu Ani dapat menghubungi kami di nomor telepon yang tertera di atas.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Tanda Tangan dan Nama Pengirim
Siti Nurhayati
CV. XYZ
Contoh 3
Header
PT. DEF
Jl. Merdeka No. 789
Semarang
Telp. 024-5678910
Email: info@def.co.id
Tanggal
10 Juli 2021
Alamat Tujuan
Bapak Budi
Jl. Sisingamangaraja No. 111
Medan
Subjek
Pemberitahuan Pengiriman Barang
Isi Surat
Kepada Yth. Bapak Budi,
Dengan ini kami ingin memberitahukan bahwa barang yang Bapak Budi pesan sudah kami kirimkan menggunakan jasa pengiriman POS Indonesia. Barang tersebut berupa 3 buah buku dengan nomor resi pengiriman 5678910. Kami perkirakan barang tersebut akan sampai ke alamat Bapak Budi pada tanggal 15 Juli 2021. Jika ada pertanyaan atau keluhan, Bapak Budi dapat menghubungi kami di nomor telepon yang tertera di atas.
Terima kasih atas kepercayaan yang diberikan.
Tanda Tangan dan Nama Pengirim
Andi Kurniawan
PT. DEF
Contoh 4
Header
CV. GHI
Jl. Asia Afrika No. 222
Bandung
Telp. 022-3456789
Email: info@ghi.co.id
Tanggal
5 Agustus 2021
Alamat Tujuan
Ibu Rina
Jl. Veteran No. 333
Jakarta
Subjek
Pemberitahuan Pengiriman Barang
Isi Surat
Kepada Yth. Ibu Rina,
Dengan ini kami ingin memberitahukan bahwa barang yang Ibu Rina pesan sudah kami kirimkan menggunakan jasa pengiriman J&T Express. Barang tersebut berupa 2 buah sepatu dan 3 buah kaos dengan nomor resi pengiriman 3456789. Kami perkirakan barang tersebut akan sampai ke alamat Ibu Rina pada tanggal 10 Ag