Surat pemberitahuan kunjungan kepanti asuhan merupakan salah satu bentuk surat resmi yang digunakan untuk memberikan pemberitahuan kepada pihak kepanti asuhan tentang rencana kunjungan yang akan dilakukan. Surat ini dapat digunakan oleh berbagai pihak yang ingin melakukan kunjungan ke panti asuhan, seperti instansi pemerintah, lembaga swadaya masyarakat, atau individu.
Pengertian Surat Pemberitahuan Kunjungan Kepanti Asuhan
Surat pemberitahuan kunjungan kepanti asuhan adalah surat resmi yang berisi informasi tentang rencana kunjungan yang akan dilakukan ke panti asuhan. Surat ini digunakan untuk memberikan pemberitahuan kepada pihak kepanti asuhan agar mereka dapat menyiapkan diri dan menyambut kunjungan tersebut dengan baik. Surat ini juga dapat digunakan sebagai bukti bahwa kunjungan tersebut telah diinformasikan terlebih dahulu kepada pihak yang berwenang.
Format Surat Pemberitahuan Kunjungan Kepanti Asuhan
Format surat pemberitahuan kunjungan kepanti asuhan meliputi beberapa bagian penting, yaitu:
- Header surat, berisi nama instansi/lembaga/individu yang mengirimkan surat, alamat, nomor telepon, dan email.
- Tanggal surat, berisi tanggal dibuatnya surat.
- Alamat kepanti asuhan, berisi alamat lengkap panti asuhan yang akan dikunjungi.
- Perihal surat, berisi perihal surat dengan jelas dan singkat.
- Isi surat, berisi informasi tentang rencana kunjungan, tanggal dan waktu kunjungan, jumlah orang yang akan datang, dan tujuan kunjungan.
- Pengakhiran surat, berisi ucapan terima kasih dan harapan untuk kerja sama yang baik.
- Tanda tangan dan nama pengirim surat, berisi tanda tangan dan nama pengirim surat sebagai tanda bahwa surat tersebut sah dan benar.
Contoh Surat Pemberitahuan Kunjungan Kepanti Asuhan
Berikut ini beberapa contoh surat pemberitahuan kunjungan kepanti asuhan yang dapat dijadikan referensi:
Contoh 1
Instansi Pemerintah Kota Surabaya
Jl. Pahlawan No. 10, Surabaya
Telp. (031) 123456
Email: pemerintah@surabaya.go.id
Surabaya, 12 Februari 2021
Kepada Yth.
Kepala Panti Asuhan Budi Mulia
Jl. Raya Gubeng No. 20, Surabaya
Perihal: Pemberitahuan Kunjungan
Dengan hormat,
Dalam rangka meningkatkan kesejahteraan masyarakat, kami dari Instansi Pemerintah Kota Surabaya berencana melakukan kunjungan ke Panti Asuhan Budi Mulia pada hari Senin, 22 Februari 2021 pukul 09.00 WIB. Kunjungan ini dilakukan untuk melihat langsung kondisi anak-anak di panti asuhan serta memberikan bantuan dalam bentuk sembako dan pakaian layak pakai.
Kami akan datang dengan jumlah 10 orang yang terdiri dari staf dan relawan dari instansi kami. Kami akan membawa bantuan yang telah kami siapkan sebelumnya. Kami berharap kunjungan ini dapat berjalan dengan lancar dan bermanfaat bagi anak-anak di Panti Asuhan Budi Mulia.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.
Hormat kami,
Instansi Pemerintah Kota Surabaya
(tanda tangan)
Dewi Sari
Kepala Instansi
Contoh 2
PT. XYZ
Jl. Raya Darmo No. 50, Surabaya
Telp. (031) 789012
Email: pt.xyz@xyz.com
Surabaya, 12 Januari 2021
Kepada Yth.
Kepala Panti Asuhan Harapan Baru
Jl. Raya Gubeng No. 30, Surabaya
Perihal: Pemberitahuan Kunjungan
Dengan hormat,
Kami dari PT. XYZ berencana melakukan kunjungan ke Panti Asuhan Harapan Baru pada hari Kamis, 28 Januari 2021 pukul 10.00 WIB. Tujuan dari kunjungan ini adalah untuk memberikan donasi dalam bentuk uang dan perlengkapan sekolah bagi anak-anak di panti asuhan.
Kami akan datang dengan jumlah 5 orang yang terdiri dari staf dan relawan dari perusahaan kami. Kami akan membawa donasi yang telah kami siapkan sebelumnya. Kami berharap kunjungan ini dapat memberikan manfaat bagi anak-anak di Panti Asuhan Harapan Baru dan dapat menjalin kerja sama yang baik antara perusahaan kami dan panti asuhan.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.
Hormat kami,
PT. XYZ
(tanda tangan)
Agus Setiawan
Manajer CSR PT. XYZ
Contoh 3
Lembaga Swadaya Masyarakat Peduli Anak
Jl. Basuki Rahmat No. 100, Surabaya
Telp. (031) 567890
Email: pedulianak@gmail.com
Surabaya, 20 Maret 2021
Kepada Yth.
Kepala Panti Asuhan Kasih Sayang
Jl. Raya Gubeng No. 40, Surabaya
Perihal: Pemberitahuan Kunjungan
Dengan hormat,
Kami dari Lembaga Swadaya Masyarakat Peduli Anak berencana melakukan kunjungan ke Panti Asuhan Kasih Sayang pada hari Sabtu, 27 Maret 2021 pukul 10.00 WIB. Kunjungan ini dilakukan sebagai bagian dari kegiatan sosial kami untuk memberikan semangat dan dukungan bagi anak-anak di panti asuhan.
Kami akan datang dengan jumlah 15 orang yang terdiri dari staf dan relawan dari lembaga kami. Kami akan membawa beberapa kegiatan yang telah kami persiapkan sebelumnya, seperti permainan, makanan ringan, dan kado untuk anak-anak di panti asuhan.
Kami berharap kunjungan ini dapat memberikan kebahagiaan dan semangat bagi anak-anak di Panti Asuhan Kasih Sayang serta dapat menjalin hubungan yang baik antara lembaga kami dan panti asuhan.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.
Hormat kami,
Lembaga Swadaya Masyarakat Peduli Anak
(tanda tangan)
Siti Nurjanah
Ketua Lembaga Swadaya Masyarakat Peduli Anak
Contoh 4
Individu
Jl. Diponegoro No. 70, Surabaya
Telp. (031) 345678
Email: individu@gmail.com
Surabaya, 10 April 2021
Kepada Yth.
Kepala Panti Asuhan Damai Sejahtera
Jl. Raya