Surat pemberitahuan kegiatan adalah surat resmi yang berfungsi untuk memberikan informasi kepada para penerima surat mengenai suatu kegiatan yang akan dilaksanakan. Surat ini biasanya dibuat oleh panitia penyelenggara kegiatan dan ditujukan kepada pihak yang terkait atau yang berkepentingan dengan kegiatan tersebut. Surat pemberitahuan kegiatan sangat penting karena dapat memastikan bahwa semua pihak yang terkait atau yang berkepentingan dengan kegiatan tersebut mendapatkan informasi yang lengkap dan jelas mengenai kegiatan tersebut.

Format Surat Pemberitahuan Kegiatan

Format surat pemberitahuan kegiatan terdiri dari beberapa bagian, yaitu:

  1. Header
  2. Pembukaan
  3. Isi Surat
  4. Penutup
  5. Tanda Tangan

Berikut adalah penjelasan mengenai masing-masing bagian format surat pemberitahuan kegiatan:

  1. Header berisi informasi mengenai nama instansi atau lembaga pengirim surat, alamat, nomor telepon, dan email.
  2. Pembukaan berisi salam pembuka, tujuan surat, dan informasi mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan.
  3. Isi surat berisi informasi lengkap mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan, seperti waktu, tempat, tema, dan tujuan kegiatan.
  4. Penutup berisi ucapan terima kasih dan harapan untuk kehadiran atau partisipasi pihak yang dituju dalam kegiatan tersebut.
  5. Tanda tangan berisi nama dan jabatan pengirim surat serta tanggal pengiriman surat.

Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan

Berikut adalah beberapa contoh surat pemberitahuan kegiatan yang dapat dijadikan referensi:

Contoh 1

Header:
Nama Instansi
Alamat
Nomor Telepon
Email

Pembukaan:
Salam Pembuka
Dengan hormat kami sampaikan bahwa kami akan mengadakan kegiatan Seminar Nasional dengan tema “Pengembangan Pendidikan di Era Digital” pada tanggal 20 Agustus 2021 di Hotel XYZ.

Isi Surat:
Kegiatan Seminar Nasional ini akan dihadiri oleh para ahli dan praktisi pendidikan yang akan membahas berbagai isu dan tantangan dalam mengembangkan pendidikan di era digital. Kegiatan ini juga diharapkan dapat memberikan wawasan dan solusi bagi para peserta dalam menghadapi perubahan dan tantangan di bidang pendidikan.

Penutup:
Demikian surat pemberitahuan kegiatan ini kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasi Bapak/Ibu/Saudara diucapkan terima kasih. Kami berharap Bapak/Ibu/Saudara dapat hadir pada kegiatan Seminar Nasional ini.

Tanda Tangan:
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan Pengirim Surat]
[Tanggal Pengiriman Surat]

Contoh 2

Header:
Nama Instansi
Alamat
Nomor Telepon
Email

Pembukaan:
Salam Pembuka
Dalam rangka memperingati Hari Sumpah Pemuda, kami akan mengadakan kegiatan Pameran Seni Budaya pada tanggal 28 Oktober 2021 di Gedung XYZ.

Isi Surat:
Pameran Seni Budaya ini akan menampilkan karya seni dan budaya dari berbagai daerah di Indonesia, seperti tari, musik, seni rupa, dan kuliner. Kegiatan ini diharapkan dapat memberikan wawasan dan apresiasi bagi masyarakat terhadap keberagaman budaya Indonesia.

Penutup:
Demikian surat pemberitahuan kegiatan ini kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasi Bapak/Ibu/Saudara diucapkan terima kasih. Kami berharap Bapak/Ibu/Saudara dapat hadir pada kegiatan Pameran Seni Budaya ini.

Tanda Tangan:
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan Pengirim Surat]
[Tanggal Pengiriman Surat]

Contoh 3

Header:
Nama Instansi
Alamat
Nomor Telepon
Email

Pembukaan:
Salam Pembuka
Dalam rangka memperingati Hari Kartini, kami akan mengadakan kegiatan Lomba Pidato bertema “Peran Wanita dalam Pendidikan” pada tanggal 21 April 2021 di Aula XYZ.

Isi Surat:
Lomba Pidato ini diadakan sebagai bentuk apresiasi terhadap perjuangan dan peran Kartini dalam memperjuangkan hak-hak perempuan di Indonesia. Lomba ini terbuka untuk siswa-siswi SMA/SMK/MA se-Indonesia dan akan dihadiri oleh para juri yang terdiri dari akademisi dan praktisi pendidikan.

Penutup:
Demikian surat pemberitahuan kegiatan ini kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasi Bapak/Ibu/Saudara diucapkan terima kasih. Kami berharap Bapak/Ibu/Saudara dapat mengikuti Lomba Pidato ini dan membuat pidato yang bermutu dan menginspirasi.

Tanda Tangan:
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan Pengirim Surat]
[Tanggal Pengiriman Surat]

Contoh 4

Header:
Nama Instansi
Alamat
Nomor Telepon
Email

Pembukaan:
Salam Pembuka
Dalam rangka memperingati Hari Anak Nasional, kami akan mengadakan kegiatan Lomba Mewarnai pada tanggal 23 Juli 2021 di Lapangan XYZ.

Isi Surat:
Lomba Mewarnai ini terbuka untuk anak-anak usia 5-12 tahun dan akan dihadiri oleh para juri yang terdiri dari orang tua dan guru. Lomba ini bertujuan untuk mengembangkan kreativitas dan bakat anak dalam seni lukis serta memberikan kesempatan bagi anak-anak untuk berinteraksi dan bersosialisasi.

Penutup:
Demikian surat pemberitahuan kegiatan ini kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasi Bapak/Ibu/Saudara diucapkan terima kasih. Kami berharap Bapak/Ibu/Saudara dapat membawa anak-anak untuk mengikuti Lomba Mewarnai ini dan menunjukkan bakat dan kreativitas mereka.

Tanda Tangan:
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan Pengirim Surat]
[Tanggal Pengiriman Surat]

Kesimpulan

Surat pemberitahuan kegiatan adalah surat resmi yang berfungsi untuk memberikan informasi kepada para penerima surat mengenai suatu kegiatan yang akan dilaksanakan. Format surat pemberitahuan kegiatan terdiri dari beberapa bagian, yaitu header, pembukaan, isi surat, penutup, dan tanda tangan. Contoh surat pemberitahuan kegiatan dapat dijadikan referensi untuk membuat surat yang baik dan benar.