Surat pemberitahuan dinas adalah salah satu jenis surat resmi yang digunakan oleh instansi pemerintah atau organisasi tertentu untuk memberitahukan suatu hal kepada pihak yang berkepentingan. Surat ini biasanya berisi informasi penting yang harus segera diketahui oleh penerima surat. Oleh karena itu, surat pemberitahuan dinas harus ditulis dengan bahasa yang jelas, singkat, padat, dan mudah dipahami. Berikut ini adalah pengertian, format, dan contoh surat pemberitahuan dinas yang dapat dijadikan acuan dalam membuat surat tersebut.
Pengertian Surat Pemberitahuan Dinas
Surat pemberitahuan dinas adalah surat resmi yang digunakan oleh instansi pemerintah atau organisasi tertentu untuk memberitahukan suatu hal kepada pihak yang berkepentingan. Surat ini dapat berupa pemberitahuan tentang kegiatan, perubahan kebijakan, hasil rapat, atau hal-hal lain yang dianggap penting untuk diketahui oleh penerima surat. Tujuan dari surat pemberitahuan dinas adalah untuk memberikan informasi yang jelas dan akurat kepada penerima surat sehingga dapat diambil tindakan yang tepat.
Format Surat Pemberitahuan Dinas
Format surat pemberitahuan dinas harus mengikuti aturan yang berlaku dalam penulisan surat resmi. Berikut ini adalah format yang harus dipenuhi dalam membuat surat pemberitahuan dinas:
- Header surat, berisi logo instansi, nama instansi, alamat, dan nomor telepon.
- Nama dan alamat lengkap penerima surat.
- Tanggal penulisan surat.
- Perihal, berisi tentang hal yang akan disampaikan dalam surat.
- Isi surat, berisi tentang informasi yang ingin disampaikan.
- Penutup, berisi ucapan terima kasih dan harapan agar informasi yang disampaikan dapat bermanfaat.
- Tanda tangan dan nama pengirim surat.
Contoh Surat Pemberitahuan Dinas
Berikut ini adalah contoh surat pemberitahuan dinas yang dapat dijadikan referensi dalam membuat surat tersebut:
Contoh 1
PT. XYZ
Jl. Raya Jakarta No. 10
Tangerang 15820
Telp. (021) 1234567
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara
Jl. Raya Bogor No. 20
Jakarta 12510
Tangerang, 10 Februari 2022
Perihal: Undangan Rapat
Dengan hormat,
Kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk menghadiri rapat yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal : Jumat, 25 Februari 2022
Waktu : 09.00 - 12.00 WIB
Tempat : Hotel ABC, Jl. Sudirman No. 30 Jakarta
Rapat ini akan membahas tentang perencanaan kegiatan perusahaan selama tahun 2022. Oleh karena itu, kehadiran Bapak/Ibu/Saudara sangat kami harapkan.
Demikian surat undangan rapat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. XYZ
Nama Pengirim
Contoh 2
Dinas Pendidikan Kota Surabaya
Jl. Pahlawan No. 10
Surabaya 60164
Telp. (031) 1234567
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara
Orang Tua/Wali Siswa
SMP Negeri 5 Surabaya
Surabaya, 15 Maret 2022
Perihal: Pengumuman Ujian Nasional SMP Tahun 2022
Dengan hormat,
Berdasarkan surat edaran dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 123/SE/2022 tentang pelaksanaan Ujian Nasional Tahun Pelajaran 2021/2022, kami memberitahukan bahwa ujian nasional SMP akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Senin, 25 April 2022 - Selasa, 26 April 2022
Waktu : 08.00 - 12.00 WIB
Tempat : SMP Negeri 5 Surabaya
Adapun persyaratan yang harus dipenuhi oleh siswa dalam mengikuti ujian nasional SMP antara lain:
- Membawa kartu peserta ujian nasional.
- Membawa alat tulis dan perlengkapan ujian lainnya sesuai dengan ketentuan.
- Mengenakan seragam sekolah.
- Menjaga ketertiban dan keamanan selama pelaksanaan ujian.
Demikian pengumuman ini kami sampaikan. Harap diperhatikan dengan baik dan silakan hubungi pihak sekolah jika terdapat pertanyaan lebih lanjut.
Hormat kami,
Dinas Pendidikan Kota Surabaya
Nama Pengirim
Contoh 3
Kantor Camat Cilandak
Jl. Cilandak Barat No. 10
Jakarta Selatan 12430
Telp. (021) 1234567
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara
Ketua RT 01 RW 02
Jl. Cilandak Timur No. 20
Jakarta Selatan 12430
Jakarta Selatan, 28 April 2022
Perihal: Pengumuman Pembagian Bantuan Sosial
Dengan hormat,
Berdasarkan hasil rapat kami pada tanggal 25 April 2022, kami akan segera membagikan bantuan sosial kepada warga yang terdampak pandemi COVID-19 di wilayah RT 01 RW 02.
Bantuan sosial yang akan diberikan berupa paket sembako yang berisi beras, minyak goreng, gula, mie instan, dan kecap. Adapun jadwal pembagian bantuan sosial sebagai berikut:
Hari/Tanggal : Sabtu, 30 April 2022
Waktu : 08.00 - 12.00 WIB
Tempat : Kantor Camat Cilandak
Harap warga yang akan menerima bantuan sosial membawa KTP dan surat keterangan tidak mampu. Apabila terdapat warga yang tidak dapat hadir pada saat pembagian bantuan sosial, silakan menghubungi pihak RT untuk pengambilan di kemudian hari.
Demikian pengumuman ini kami sampaikan. Harap diperhatikan dengan baik dan silakan hubungi pihak RT jika terdapat pertanyaan lebih lanjut.
Hormat kami,
Kantor Camat Cilandak
Nama Pengirim
Contoh 4
RS. ABC
Jl. Sudirman No. 30
Jakarta 12920
Telp. (021) 1234567
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara
Pasien RS. ABC
Ruang Rawat