Surat pelimpahan tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh atasan kepada bawahan sebagai tugas tambahan yang harus dilaksanakan. Surat ini berisi instruksi mengenai tugas yang harus dilaksanakan, batas waktu pelaksanaan, dan informasi lain yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Surat pelimpahan tugas umumnya dikeluarkan untuk memperluas cakupan tugas seorang pegawai atau untuk mengisi kekosongan posisi karena keperluan khusus.
Format Surat Pelimpahan Tugas
Surat pelimpahan tugas harus memuat informasi yang jelas dan lengkap mengenai tugas yang harus dilaksanakan. Berikut adalah format yang umum digunakan:
- Header surat, berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan logo perusahaan
- Tanggal dan nomor surat
- Alamat tujuan surat
- Salutation, seperti “Kepada Yth.”
- Isi surat, berisi instruksi mengenai tugas yang harus dilaksanakan, batas waktu pelaksanaan, dan informasi lain yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut
- Penutup, seperti “Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.”
- Tanda tangan dan nama jabatan atasan yang mengeluarkan surat
Contoh Surat Pelimpahan Tugas
Berikut adalah contoh surat pelimpahan tugas yang dapat digunakan sebagai referensi:
Contoh 1
PT XYZ
Jl. Raya ABC No. 123
Tangerang
Telp: (021) 1234567
www.xyz.com
Tangerang, 1 Januari 2022
Nomor: 001/SPV/2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pegawai Bagian Produksi
Dengan hormat,
Sesuai dengan kebutuhan produksi yang meningkat, kami memberikan tugas tambahan kepada Bapak/Ibu untuk mengawasi produksi di lini produksi B mulai tanggal 3 Januari 2022 sampai dengan 10 Januari 2022. Tugas tambahan ini akan dihitung sebagai lembur dan akan dibayar sesuai dengan peraturan perusahaan.
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Supervisor Produksi
PT XYZ
Contoh 2
PT ABC
Jl. Sudirman No. 456
Jakarta Selatan
Telp: (021) 7654321
www.abc.co.id
Jakarta Selatan, 1 Februari 2022
Nomor: 002/HRD/2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pegawai Bagian Keuangan
Dengan hormat,
Sehubungan dengan keperluan khusus, kami memberikan tugas tambahan kepada Bapak/Ibu untuk mengisi posisi Kepala Bagian Keuangan mulai dari tanggal 3 Februari 2022 sampai dengan 10 Februari 2022. Tugas tambahan ini akan dihitung sebagai lembur dan akan dibayar sesuai dengan peraturan perusahaan.
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Manager HRD
PT ABC
Contoh 3
PT DEF
Jl. Gatot Subroto No. 789
Semarang
Telp: (024) 5678901
www.def.com
Semarang, 1 Maret 2022
Nomor: 003/CEO/2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pegawai Bagian Pemasaran
Dengan hormat,
Kami memberikan tugas tambahan kepada Bapak/Ibu untuk melakukan survei pasar di wilayah Jawa Tengah mulai dari tanggal 3 Maret 2022 sampai dengan 10 Maret 2022. Tugas tambahan ini akan dihitung sebagai lembur dan akan dibayar sesuai dengan peraturan perusahaan. Mohon laporan hasil survei dikirimkan kepada atasan langsung.
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
CEO
PT DEF
Contoh 4
PT GHI
Jl. Asia Afrika No. 1234
Bandung
Telp: (022) 3456789
www.ghi.co.id
Bandung, 1 April 2022
Nomor: 004/DGM/2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pegawai Bagian IT
Dengan hormat,
Kami memberikan tugas tambahan kepada Bapak/Ibu untuk mengembangkan sistem informasi yang baru untuk meningkatkan efisiensi operasional PT GHI. Tugas tambahan ini akan dimulai pada tanggal 3 April 2022 dan akan berakhir pada tanggal 30 Juni 2022. Tugas tambahan ini akan dihitung sebagai lembur dan akan dibayar sesuai dengan peraturan perusahaan.
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
DGM
PT GHI
Kesimpulan
Surat pelimpahan tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh atasan kepada bawahan sebagai tugas tambahan yang harus dilaksanakan. Surat ini berisi instruksi mengenai tugas yang harus dilaksanakan, batas waktu pelaksanaan, dan informasi lain yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Format surat pelimpahan tugas umumnya terdiri dari header surat, tanggal dan nomor surat, alamat tujuan surat, salutation, isi surat, penutup, dan tanda tangan dan nama jabatan atasan yang mengeluarkan surat. Contoh surat pelimpahan tugas dapat digunakan sebagai referensi dalam membuat surat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.