Surat pelepasan perjalanan pekerja (SP3) merupakan surat yang dikeluarkan oleh perusahaan atau instansi setelah seorang pekerja atau karyawan akan melakukan perjalanan dinas atau tugas dari kantor. Surat ini berfungsi sebagai izin resmi bagi karyawan untuk bepergian dan menjalankan tugas sesuai dengan yang telah ditentukan.
Format Surat Pelepasan Perjalanan Pekerja
Format surat pelepasan perjalanan pekerja terdiri atas beberapa bagian, di antaranya:
- Header
Pada bagian header, terdapat logo perusahaan atau instansi, nama perusahaan atau instansi, alamat, nomor telepon, dan email. Hal ini penting untuk memudahkan dalam menghubungi perusahaan atau instansi jika terjadi masalah atau kendala selama perjalanan dinas. - Bagian Pembuka
Bagian ini berisi tanggal dikeluarkannya surat, nomor surat, dan tujuan surat. Contohnya, “Surat Pelepasan Perjalanan Pekerja untuk Tugas Ke Luar Kota”. - Identitas Karyawan
Pada bagian ini, terdapat identitas karyawan seperti nama lengkap, jabatan, dan nomor induk karyawan (NIK). - Tujuan Perjalanan
Bagian ini berisi informasi mengenai tujuan perjalanan seperti nama kota, provinsi, atau negara yang akan dikunjungi, serta tanggal keberangkatan dan kepulangan. - Uraian Tugas
Uraian tugas yang harus dilakukan oleh karyawan selama perjalanan dinas harus dijelaskan secara jelas. Hal ini akan memudahkan karyawan dalam menyelesaikan tugas dan menghindari terjadinya kesalahpahaman. - Transportasi dan Akomodasi
Pada bagian ini, terdapat informasi mengenai jenis transportasi dan akomodasi yang akan digunakan selama perjalanan dinas. Hal ini penting untuk memastikan karyawan dapat melakukan perjalanan dengan aman dan nyaman. - Penanggung Jawab
Bagian ini berisi informasi mengenai penanggung jawab karyawan selama perjalanan dinas. Penanggung jawab dapat berupa atasan langsung karyawan atau pihak yang ditunjuk oleh perusahaan atau instansi. - Pernyataan
Pada bagian ini, karyawan harus menandatangani pernyataan bahwa ia akan melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya dan mematuhi segala peraturan yang berlaku selama perjalanan dinas. Selain itu, karyawan juga menjamin bahwa ia akan mengembalikan segala biaya yang telah diberikan oleh perusahaan atau instansi jika terjadi pelanggaran. - Penutup
Bagian penutup berisi ucapan terima kasih dan harapan agar perjalanan dinas dapat berjalan dengan lancar dan sukses.
Contoh Surat Pelepasan Perjalanan Pekerja
Berikut ini adalah beberapa contoh surat pelepasan perjalanan pekerja:
Contoh 1
PT. XYZ
Jl. Raya ABC No. 123
Jakarta Selatan
Telp. (021) 123456
Email: info@xyz.comSurat Pelepasan Perjalanan Pekerja
Nomor: SP3/001/XYZ
Jakarta, 1 Januari 2022
Hal: Tugas Ke SurabayaKepada Yth,
Nama: John Doe
Jabatan: Marketing Manager
NIK: 123456Dengan ini memberikan izin kepada karyawan kami, John Doe, untuk melakukan perjalanan dinas ke Surabaya pada tanggal 5 Januari 2022 hingga 8 Januari 2022. Tujuan perjalanan ini adalah untuk menghadiri acara seminar tentang pemasaran yang diadakan di Surabaya. Selama perjalanan dinas, John Doe akan melakukan tugas sebagai peserta seminar dan menjalin kerjasama dengan rekan bisnis di Surabaya.
John Doe akan menggunakan transportasi pesawat dari Jakarta menuju Surabaya dan akan menginap di hotel bintang 4 selama tiga malam. Transportasi di Surabaya akan disediakan oleh panitia seminar. Penanggung jawab selama perjalanan dinas adalah atasan langsung John Doe, yaitu Budi Santoso.
Dengan ini, John Doe menyatakan bahwa ia akan melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya dan mematuhi segala peraturan yang berlaku selama perjalanan dinas. John Doe juga menjamin bahwa ia akan mengembalikan segala biaya yang telah diberikan oleh perusahaan jika terjadi pelanggaran.
Demikian surat pelepasan perjalanan pekerja ini kami buat dengan sebenarnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Hormat kami,
PT. XYZTtd.
Direktur Utama PT. XYZContoh 2
CV. ABC
Jl. Raya XYZ No. 456
Surabaya
Telp. (031) 789012
Email: info@abc.comSurat Pelepasan Perjalanan Pekerja
Nomor: SP3/002/ABC
Surabaya, 1 Februari 2022
Hal: Tugas Ke BaliKepada Yth,
Nama: Jane Smith
Jabatan: Sales Executive
NIK: 789012Dengan ini memberikan izin kepada karyawan kami, Jane Smith, untuk melakukan perjalanan dinas ke Bali pada tanggal 10 Februari 2022 hingga 13 Februari 2022. Tujuan perjalanan ini adalah untuk menghadiri acara pameran produk yang diadakan di Bali. Selama perjalanan dinas, Jane Smith akan melakukan tugas sebagai peserta pameran dan menjalin kerjasama dengan rekan bisnis di Bali.
Jane Smith akan menggunakan transportasi pesawat dari Surabaya menuju Bali dan akan menginap di hotel bintang 5 selama tiga malam. Transportasi di Bali akan disediakan oleh panitia pameran. Penanggung jawab selama perjalanan dinas adalah atasan langsung Jane Smith, yaitu Dwi Putri.
Dengan ini, Jane Smith menyatakan bahwa ia akan melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya dan mematuhi segala peraturan yang berlaku selama perjalanan dinas. Jane Smith juga menjamin bahwa ia akan mengembalikan segala biaya yang telah diberikan oleh perusahaan jika terjadi pelanggaran.
Demikian surat pelepasan perjalanan pekerja ini kami buat dengan sebenarnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Hormat kami,
CV. ABCTtd.
Direktur Utama CV. ABCContoh 3
PT. DEF
Jl. Raya MNO No. 789
Bandung
Telp. (022) 345678
Email: info@def.comSurat Pelepasan Perjalanan Pekerja
Nomor: SP3/003/DEF
Bandung, 1 Maret 2022
Hal: Tugas Ke SingapuraKepada Yth,