Surat pelepasan perjalanan pekerja (SP3) merupakan surat yang dikeluarkan oleh perusahaan atau instansi setelah seorang pekerja atau karyawan akan melakukan perjalanan dinas atau tugas dari kantor. Surat ini berfungsi sebagai izin resmi bagi karyawan untuk bepergian dan menjalankan tugas sesuai dengan yang telah ditentukan.

Format Surat Pelepasan Perjalanan Pekerja

Format surat pelepasan perjalanan pekerja terdiri atas beberapa bagian, di antaranya:

  1. Header
    Pada bagian header, terdapat logo perusahaan atau instansi, nama perusahaan atau instansi, alamat, nomor telepon, dan email. Hal ini penting untuk memudahkan dalam menghubungi perusahaan atau instansi jika terjadi masalah atau kendala selama perjalanan dinas.
  2. Bagian Pembuka
    Bagian ini berisi tanggal dikeluarkannya surat, nomor surat, dan tujuan surat. Contohnya, “Surat Pelepasan Perjalanan Pekerja untuk Tugas Ke Luar Kota”.
  3. Identitas Karyawan
    Pada bagian ini, terdapat identitas karyawan seperti nama lengkap, jabatan, dan nomor induk karyawan (NIK).
  4. Tujuan Perjalanan
    Bagian ini berisi informasi mengenai tujuan perjalanan seperti nama kota, provinsi, atau negara yang akan dikunjungi, serta tanggal keberangkatan dan kepulangan.
  5. Uraian Tugas
    Uraian tugas yang harus dilakukan oleh karyawan selama perjalanan dinas harus dijelaskan secara jelas. Hal ini akan memudahkan karyawan dalam menyelesaikan tugas dan menghindari terjadinya kesalahpahaman.
  6. Transportasi dan Akomodasi
    Pada bagian ini, terdapat informasi mengenai jenis transportasi dan akomodasi yang akan digunakan selama perjalanan dinas. Hal ini penting untuk memastikan karyawan dapat melakukan perjalanan dengan aman dan nyaman.
  7. Penanggung Jawab
    Bagian ini berisi informasi mengenai penanggung jawab karyawan selama perjalanan dinas. Penanggung jawab dapat berupa atasan langsung karyawan atau pihak yang ditunjuk oleh perusahaan atau instansi.
  8. Pernyataan
    Pada bagian ini, karyawan harus menandatangani pernyataan bahwa ia akan melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya dan mematuhi segala peraturan yang berlaku selama perjalanan dinas. Selain itu, karyawan juga menjamin bahwa ia akan mengembalikan segala biaya yang telah diberikan oleh perusahaan atau instansi jika terjadi pelanggaran.
  9. Penutup
    Bagian penutup berisi ucapan terima kasih dan harapan agar perjalanan dinas dapat berjalan dengan lancar dan sukses.

Contoh Surat Pelepasan Perjalanan Pekerja

Berikut ini adalah beberapa contoh surat pelepasan perjalanan pekerja:

  1. Contoh 1

    PT. XYZ
    Jl. Raya ABC No. 123
    Jakarta Selatan
    Telp. (021) 123456
    Email: info@xyz.com

    Surat Pelepasan Perjalanan Pekerja
    Nomor: SP3/001/XYZ
    Jakarta, 1 Januari 2022
    Hal: Tugas Ke Surabaya

    Kepada Yth,
    Nama: John Doe
    Jabatan: Marketing Manager
    NIK: 123456

    Dengan ini memberikan izin kepada karyawan kami, John Doe, untuk melakukan perjalanan dinas ke Surabaya pada tanggal 5 Januari 2022 hingga 8 Januari 2022. Tujuan perjalanan ini adalah untuk menghadiri acara seminar tentang pemasaran yang diadakan di Surabaya. Selama perjalanan dinas, John Doe akan melakukan tugas sebagai peserta seminar dan menjalin kerjasama dengan rekan bisnis di Surabaya.

    John Doe akan menggunakan transportasi pesawat dari Jakarta menuju Surabaya dan akan menginap di hotel bintang 4 selama tiga malam. Transportasi di Surabaya akan disediakan oleh panitia seminar. Penanggung jawab selama perjalanan dinas adalah atasan langsung John Doe, yaitu Budi Santoso.

    Dengan ini, John Doe menyatakan bahwa ia akan melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya dan mematuhi segala peraturan yang berlaku selama perjalanan dinas. John Doe juga menjamin bahwa ia akan mengembalikan segala biaya yang telah diberikan oleh perusahaan jika terjadi pelanggaran.

    Demikian surat pelepasan perjalanan pekerja ini kami buat dengan sebenarnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

    Hormat kami,
    PT. XYZ

    Ttd.
    Direktur Utama PT. XYZ

  2. Contoh 2

    CV. ABC
    Jl. Raya XYZ No. 456
    Surabaya
    Telp. (031) 789012
    Email: info@abc.com

    Surat Pelepasan Perjalanan Pekerja
    Nomor: SP3/002/ABC
    Surabaya, 1 Februari 2022
    Hal: Tugas Ke Bali

    Kepada Yth,
    Nama: Jane Smith
    Jabatan: Sales Executive
    NIK: 789012

    Dengan ini memberikan izin kepada karyawan kami, Jane Smith, untuk melakukan perjalanan dinas ke Bali pada tanggal 10 Februari 2022 hingga 13 Februari 2022. Tujuan perjalanan ini adalah untuk menghadiri acara pameran produk yang diadakan di Bali. Selama perjalanan dinas, Jane Smith akan melakukan tugas sebagai peserta pameran dan menjalin kerjasama dengan rekan bisnis di Bali.

    Jane Smith akan menggunakan transportasi pesawat dari Surabaya menuju Bali dan akan menginap di hotel bintang 5 selama tiga malam. Transportasi di Bali akan disediakan oleh panitia pameran. Penanggung jawab selama perjalanan dinas adalah atasan langsung Jane Smith, yaitu Dwi Putri.

    Dengan ini, Jane Smith menyatakan bahwa ia akan melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya dan mematuhi segala peraturan yang berlaku selama perjalanan dinas. Jane Smith juga menjamin bahwa ia akan mengembalikan segala biaya yang telah diberikan oleh perusahaan jika terjadi pelanggaran.

    Demikian surat pelepasan perjalanan pekerja ini kami buat dengan sebenarnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

    Hormat kami,
    CV. ABC

    Ttd.
    Direktur Utama CV. ABC

  3. Contoh 3

    PT. DEF
    Jl. Raya MNO No. 789
    Bandung
    Telp. (022) 345678
    Email: info@def.com

    Surat Pelepasan Perjalanan Pekerja
    Nomor: SP3/003/DEF
    Bandung, 1 Maret 2022
    Hal: Tugas Ke Singapura

    Kepada Yth,