Surat panggilan klarifikasi adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh pihak yang berwenang untuk meminta kehadiran seseorang atau sekelompok orang dalam suatu pertemuan atau forum dengan tujuan untuk menjelaskan atau memberikan keterangan mengenai suatu hal yang diperlukan. Surat ini biasanya dikeluarkan oleh instansi pemerintah, perusahaan, atau lembaga yang memiliki wewenang dalam menyelesaikan suatu masalah.
Format Surat Panggilan Klarifikasi
Format surat panggilan klarifikasi umumnya terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
- Header surat, yang berisi nama instansi, alamat, nomor telepon, dan email;
- Alamat tujuan, yang berisi nama penerima, jabatan, alamat, dan nomor telepon;
- Salutation, yaitu kata sapaan yang menghormati penerima surat;
- Isi surat, yang berisi informasi mengenai tujuan panggilan klarifikasi, waktu dan tempat pertemuan, serta keterangan tambahan yang diperlukan;
- Tanda tangan, yang berisi nama dan jabatan pengirim surat;
- Lampiran, yang berisi dokumen atau informasi pendukung yang diperlukan.
Contoh Surat Panggilan Klarifikasi
Berikut ini adalah beberapa contoh surat panggilan klarifikasi:
Contoh 1
Instansi Pemerintah Kota Jakarta Utara
Jl. Yos Sudarso No. 3
Jakarta Utara 14350
Telp. (021) 123456
Email: info@jakarta-utara.go.id
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Ketua RT 01 RW 02
Jalan Raya Kelapa Gading No. 1
Jakarta Utara 14240
Telp. (021) 789012
Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya laporan dari masyarakat mengenai kerusakan jalan di wilayah RT 01 RW 02, kami meminta kehadiran Bapak/Ibu Ketua RT 01 RW 02 dalam rapat klarifikasi pada:
Hari/Tanggal : Rabu, 1 September 2021
Waktu : Pukul 09.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat Kantor Kelurahan Kelapa Gading
Agenda : Klarifikasi mengenai kerusakan jalan dan langkah-langkah penanganannya
Kami mohon Bapak/Ibu Ketua RT 01 RW 02 untuk dapat hadir tepat waktu dan membawa dokumen atau informasi pendukung yang diperlukan pada saat rapat klarifikasi. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Kepala Kelurahan Kelapa Gading
(_______________)
Contoh 2
PT. ABC Indonesia
Jl. Sudirman No. 10
Jakarta Pusat 10220
Telp. (021) 3456789
Email: info@abc.co.id
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Karyawan PT. ABC Indonesia
Jl. Gatot Subroto No. 15
Jakarta Selatan 12450
Telp. (021) 987654
Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya laporan mengenai kejadian kecelakaan kerja di lingkungan PT. ABC Indonesia, kami meminta kehadiran Bapak/Ibu Karyawan dalam rapat klarifikasi pada:
Hari/Tanggal : Jumat, 3 September 2021
Waktu : Pukul 14.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat Kantor Pusat PT. ABC Indonesia
Agenda : Klarifikasi mengenai kecelakaan kerja dan langkah-langkah pencegahannya
Kami mohon Bapak/Ibu Karyawan untuk dapat hadir tepat waktu dan membawa dokumen atau informasi pendukung yang diperlukan pada saat rapat klarifikasi. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Direktur Utama PT. ABC Indonesia
(_______________)
Contoh 3
Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat
Jl. Diponegoro No. 111
Bandung 40115
Telp. (022) 1234567
Email: info@bkdd.jabarprov.go.id
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten Majalengka
Jl. Raya Cikijing No. 01
Majalengka 45416
Telp. (0233) 987654
Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya laporan dari masyarakat mengenai dugaan pelanggaran tata kelola administrasi pada Dinas Pendidikan Kabupaten Majalengka, kami meminta kehadiran Bapak/Ibu Kepala Dinas Pendidikan dalam rapat klarifikasi pada:
Hari/Tanggal : Selasa, 7 September 2021
Waktu : Pukul 10.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat
Agenda : Klarifikasi mengenai dugaan pelanggaran tata kelola administrasi pada Dinas Pendidikan Kabupaten Majalengka
Kami mohon Bapak/Ibu Kepala Dinas Pendidikan untuk dapat hadir tepat waktu dan membawa dokumen atau informasi pendukung yang diperlukan pada saat rapat klarifikasi. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Kepala Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat
(_______________)
Contoh 4
PT. XYZ International
Jl. Asia Afrika No. 8
Bandung 40111
Telp. (022) 3456789
Email: info@xyz.co.id
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pemasok PT. XYZ International
Jl. Ir. H. Djuanda No. 9
Bandung 40132
Telp. (022) 987654
Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya laporan mengenai keterlambatan pengiriman barang oleh pihak Pemasok, kami meminta kehadiran Bapak/Ibu Pemasok dalam rapat klarifikasi pada:
Hari/Tanggal : Kamis, 9 September 2021
Waktu : Pukul 09.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat PT. XYZ International
Agenda : Klarifikasi mengenai keterlambatan pengiriman barang dan solusi yang akan diambil
Kami mohon Bapak/Ibu Pemasok untuk dapat hadir tepat waktu dan membawa dokumen atau informasi pendukung yang diperlukan pada saat rapat klarifikasi. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Direktur Pengadaan PT. XYZ International
(_______________)
Kesimpulan
Surat panggilan klarifikasi adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh pihak yang berwenang untuk meminta kehadiran seseorang atau sekelompok orang dalam suatu pertemuan atau forum dengan tujuan untuk menjelaskan atau memberikan keterangan mengenai suatu hal yang diperlukan. Format surat panggilan klarifikasi umumnya terdiri dari beberapa bagian, yaitu header surat, alamat tujuan, salutation, isi surat, tanda tangan, dan lampiran. Contoh surat panggilan klarifikasi dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan yang ingin dicapai.