Surat resmi merupakan jenis surat yang digunakan untuk keperluan bisnis atau pekerjaan yang memerlukan kejelasan dan kepastian. Surat resmi harus ditulis dengan format yang jelas dan benar, serta menggunakan bahasa yang formal dan sopan. Salah satu jenis surat resmi yang sering digunakan adalah surat undangan, surat pernyataan, surat izin, dan sebagainya. Dalam artikel ini, kita akan membahas mengenai Surat Resmi: Pengertian, Format, dan Contoh.
Pengertian Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang dibuat untuk keperluan bisnis atau pekerjaan yang memerlukan kejelasan dan kepastian. Surat ini harus memenuhi kriteria tertentu, seperti format yang jelas dan benar serta bahasa yang formal dan sopan. Surat resmi dapat digunakan untuk berbagai keperluan, seperti mengirim undangan, izin, pernyataan, dan sebagainya.
Format Surat Resmi
Format surat resmi harus memenuhi beberapa kriteria, antara lain:
- Panjang kertas A4
- Margin kiri 3 cm, kanan 2 cm, atas 3 cm, bawah 3 cm
- Jarak antar paragraf minimal 1,5 spasi
- Font Times New Roman atau Arial dengan ukuran 12
- Penulisan tanggal menggunakan format: Surabaya, 20 Januari 2022
- Penulisan alamat pengirim dan penerima harus jelas dan lengkap
- Penggunaan kata baku dan ejaan yang benar
Berikut ini adalah contoh format surat resmi yang benar:
Contoh Surat Resmi
Berikut ini adalah beberapa contoh surat resmi yang sering digunakan:
1. Surat Permohonan Izin Kerja
Surabaya, 20 Januari 2022
Kepada Yth.,
Bapak/Ibu Pimpinan PT XYZ
di Tempat
Dengan hormat,
Kami yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Ani
Jabatan : Karyawan
Departemen : Keuangan
Dalam hal ini mengajukan permohonan izin kerja untuk keperluan pribadi pada tanggal 25 Januari 2022. Kami berjanji untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan sebelum meninggalkan kantor dan menyerahkan tanggung jawab kepada pihak yang berwenang.
Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ani
2. Surat Pernyataan
Surabaya, 20 Januari 2022
Kepada Yth.,
Bapak/Ibu Pimpinan PT XYZ
di Tempat
Dengan hormat,
Sesuai dengan kebijakan perusahaan, kami yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Ani
Jabatan : Karyawan
Departemen : Keuangan
Dengan ini menyatakan bahwa kami akan mematuhi seluruh aturan dan kebijakan perusahaan yang berlaku, serta menjaga kerahasiaan informasi yang telah kami terima selama bekerja di perusahaan ini.
Demikian pernyataan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ani
3. Surat Undangan
Surabaya, 20 Januari 2022
Kepada Yth.,
Bapak/Ibu Pimpinan PT XYZ
di Tempat
Dengan hormat,
Kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri acara peresmian kantor baru kami yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Sabtu, 30 Januari 2022
Waktu : 09.00 - selesai
Tempat : Jl. Raya Kertajaya Indah No. 10 Surabaya
Kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu dalam acara tersebut. Mohon konfirmasi kehadiran selambat-lambatnya pada tanggal 27 Januari 2022 melalui nomor telepon (031) 1234567.
Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ani
4. Surat Penawaran
Surabaya, 20 Januari 2022
Kepada Yth.,
Bapak/Ibu Pimpinan PT XYZ
di Tempat
Dengan hormat,
Kami yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Perusahaan : PT ABC
Alamat : Jl. Raya Kertajaya Indah No. 10 Surabaya
Telepon : (031) 1234567
Email : info@ptabc.com
Dalam hal ini menawarkan produk kami yang bernama “Produk A” dengan spesifikasi sebagai berikut:
- Ukuran : 20 x 30 cm
- Bahan : Kain katun
- Warna : Putih
- Harga : Rp 50.000,-/pcs
Kami menawarkan harga yang kompetitif dan kualitas produk yang terjamin. Apabila Bapak/Ibu berminat, kami siap untuk melakukan presentasi produk secara langsung di kantor Bapak/Ibu.
Demikian penawaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT ABC
Kesimpulan
Surat resmi merupakan jenis surat yang digunakan untuk keperluan bisnis atau pekerjaan yang memerlukan kejelasan dan kepastian. Surat resmi harus ditulis dengan format yang jelas dan benar, serta menggunakan bahasa yang formal dan sopan. Format surat resmi harus memenuhi beberapa kriteria, seperti panjang kertas A4, margin kiri 3 cm, kanan 2 cm, atas 3 cm, bawah 3 cm, jarak antar paragraf minimal 1,5 spasi, font Times New Roman atau Arial dengan ukuran 12, penulisan tanggal menggunakan format Surabaya, 20 Januari 2022, penulisan alamat pengirim dan penerima harus jelas dan lengkap, dan penggunaan kata baku dan ejaan yang benar. Beberapa contoh surat resmi yang sering digunakan adalah surat izin, surat pernyataan, surat undangan, dan surat penawaran.