Surat kiriman rasmi merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang biasanya digunakan untuk mengirimkan informasi formal antara satu pihak dengan pihak lainnya. Surat kiriman rasmi dapat digunakan dalam berbagai bidang, seperti di lingkungan perusahaan, pemerintahan, pendidikan, dan lain sebagainya.
Pengertian Surat Kiriman Rasmi
Surat kiriman rasmi merupakan jenis surat yang digunakan untuk mengirimkan informasi atau pesan yang bersifat formal dan resmi. Surat ini biasanya digunakan dalam konteks bisnis, pemerintahan, pendidikan, dan organisasi lainnya. Surat kiriman rasmi harus memenuhi standar tertentu yang mencakup format, bahasa, dan tata bahasa yang tepat.
Format Surat Kiriman Rasmi
Format surat kiriman rasmi harus memenuhi standar tertentu agar dapat dikategorikan sebagai surat yang resmi dan formal. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam format surat kiriman rasmi:
- Header surat, yang berisi alamat pengirim dan penerima, tanggal surat, nomor surat, dan subjek surat.
- Salutasi, yang berisi ucapan pembuka seperti “Kepada Yth.”, “Dengan Hormat”, atau “Salam Sejahtera”.
- Isi surat, yang berisi informasi atau pesan yang ingin disampaikan secara jelas dan terperinci.
- Penutup, yang berisi ucapan penutup seperti “Hormat Saya”, “Terima Kasih”, atau “Salam Hormat”.
- Tanda tangan, yang menunjukkan pengirim surat.
Contoh Surat Kiriman Rasmi
Berikut adalah beberapa contoh surat kiriman rasmi yang dapat digunakan dalam berbagai situasi:
Contoh 1: Surat Lamaran Kerja
Surat lamaran kerja merupakan salah satu contoh surat kiriman rasmi yang sering digunakan dalam dunia kerja. Berikut adalah contoh surat lamaran kerja:
Perusahaan ABC
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta Selatan
Kepada Yth.
HRD Perusahaan ABC
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta Selatan
Dengan Hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Ahmad
Tempat, Tanggal Lahir: Jakarta, 1 Januari 1990
Alamat: Jl. Raya Bogor No. 456
Pendidikan Terakhir: Sarjana Ekonomi
Nomor Telepon: 08123456789
Bersama surat ini, saya bermaksud mengajukan lamaran pekerjaan di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin. Saya memiliki pengalaman kerja selama 2 tahun di bidang yang sama dan memiliki kemampuan yang sesuai dengan posisi yang dibutuhkan.
Saya sangat berharap dapat diberikan kesempatan untuk mengikuti tahap seleksi dan berkontribusi dalam perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin.
Demikian surat lamaran kerja ini saya sampaikan. Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.
Hormat Saya,
Ahmad
Contoh 2: Surat Pernyataan
Surat pernyataan digunakan untuk menyampaikan suatu pernyataan secara resmi dan formal. Berikut adalah contoh surat pernyataan:
Perusahaan XYZ
Jl. Thamrin No. 789
Jakarta Pusat
Kepada Yth.
Manajer Perusahaan XYZ
Jl. Thamrin No. 789
Jakarta Pusat
Dengan Hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Budi
Tempat, Tanggal Lahir: Bandung, 1 Februari 1995
Alamat: Jl. Merdeka No. 123
Nomor Telepon: 08123456789
Dalam surat ini, saya ingin menyampaikan pernyataan bahwa saya bertanggung jawab atas kerusakan yang terjadi pada mesin produksi di lantai pabrik saya. Saya akan bertanggung jawab penuh atas biaya perbaikan mesin tersebut.
Demikian surat pernyataan ini saya sampaikan. Mohon dapat dijadikan sebagai rujukan.
Hormat Saya,
Budi
Contoh 3: Surat Penawaran
Surat penawaran digunakan untuk menyampaikan penawaran secara resmi dan formal kepada pihak lain. Berikut adalah contoh surat penawaran:
Perusahaan PQR
Jl. Gatot Subroto No. 456
Semarang
Kepada Yth.
Manajer Marketing Perusahaan PQR
Jl. Gatot Subroto No. 456
Semarang
Dengan Hormat,
Kami dari PT. ABC ingin menawarkan produk kami yang terbaru kepada perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin. Produk kami memiliki kualitas yang baik dan harga yang kompetitif.
Detail produk yang kami tawarkan adalah sebagai berikut:
- Nama Produk: Product X
- Spesifikasi: …
- Harga: Rp 10.000.000,-
- Waktu Pengiriman: 2 minggu setelah pembayaran
Kami berharap dapat bekerja sama dengan perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin dan membantu memenuhi kebutuhan perusahaan dalam bidang produk yang kami tawarkan. Silakan hubungi kami jika ada pertanyaan lebih lanjut.
Demikian surat penawaran ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.
Hormat Kami,
PT. ABC
Contoh 4: Surat Undangan
Surat undangan digunakan untuk mengundang seseorang atau sekelompok orang untuk menghadiri suatu acara secara resmi dan formal. Berikut adalah contoh surat undangan:
Perusahaan LMN
Jl. Asia Afrika No. 789
Bandung
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara(a)
Nama: …
Alamat: …
Dengan Hormat,
Kami dari perusahaan LMN memiliki kehormatan untuk mengundang Bapak/Ibu/Saudara(a) untuk menghadiri acara seminar yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal: Senin, 1 Januari 2022
Waktu: 08.00 - 12.00 WIB
Tempat: Hotel ABC, Jl. Sudirman No. 123, Jakarta Selatan
Acara seminar ini akan menghadirkan beberapa pembicara ahli di bidangnya dan akan membahas topik-topik terkini seputar bisnis dan teknologi. Kami yakin acara ini akan sangat bermanfaat bagi Bapak/Ibu/Saudara(a).
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Silakan konfirmasi kehadiran Bapak/Ibu/Saudara(a) melalui nomor telepon yang tertera di bawah ini. Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara(a).
Hormat Kami,
Perusahaan LMN
Nomor Telepon: 08123456789
Kesimpulan
Surat kiriman rasmi adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang penting dalam berbagai lingkungan, seperti di perusahaan, pemerintahan, dan organisasi lainnya. Format surat kiriman rasmi harus memenuhi standar tertentu agar dapat dikategorikan sebagai surat yang resmi dan formal. Beberapa contoh surat kiriman rasmi yang sering digunakan antara lain surat lamaran kerja