Surat keterangan dinas adalah salah satu jenis surat yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah atau swasta dalam rangka memenuhi keperluan administrasi atau keperluan resmi lainnya. Surat keterangan dinas ini biasanya digunakan untuk keperluan perjalanan dinas, pengajuan cuti, atau keperluan lainnya yang berkaitan dengan tugas seorang karyawan di sebuah instansi.
Format Surat Keterangan Dinas
Format surat keterangan dinas disesuaikan dengan kebutuhan dan jenis keperluan yang akan dipenuhi. Namun, secara umum surat keterangan dinas terdiri dari beberapa bagian, antara lain:
- Header surat
- Identitas perusahaan atau instansi
- Identitas penerima surat
- Isi surat
- Tanda tangan dan cap perusahaan atau instansi
Header surat pada surat keterangan dinas biasanya berisi nomor surat, tanggal, serta judul surat. Identitas perusahaan atau instansi berisi nama perusahaan atau instansi, alamat, dan nomor telepon. Identitas penerima surat berisi nama penerima surat, jabatan, dan alamat. Isi surat pada surat keterangan dinas mencakup informasi tentang keperluan surat tersebut, seperti tujuan perjalanan dinas, tanggal perjalanan, dan keterangan lainnya yang relevan.
Contoh Surat Keterangan Dinas
Berikut adalah beberapa contoh surat keterangan dinas:
Contoh 1
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
PT. ABC
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta
Dengan hormat,
Dalam rangka melaksanakan tugas dinas, kami yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Ahmad
Jabatan: Karyawan
Divisi: Marketing
Departemen: Penjualan
Akan melakukan perjalanan dinas ke Kota Surabaya pada:
Tujuan: Meeting dengan klien
Tanggal: 12 Januari 2022
Waktu: 08.00 WIB
Dalam perjalanan dinas tersebut, kami akan menggunakan transportasi pesawat terbang dan akan kembali ke Jakarta pada hari yang sama.
Demikian surat keterangan dinas ini kami buat, atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ahmad
Contoh 2
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
PT. XYZ
Jl. Thamrin No. 456
Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya keperluan keluarga, saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Budi
Jabatan: Karyawan
Divisi: Keuangan
Departemen: Akuntansi
Akan mengajukan cuti pada:
Tanggal: 1 Januari 2022 s.d. 15 Januari 2022
Alasan: Keperluan keluarga
Demikian surat keterangan dinas ini saya buat, atas perhatian dan kerja samanya saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Budi
Contoh 3
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
PT. HIJ
Jl. Gatot Subroto No. 789
Jakarta
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Dewi
Jabatan: Karyawan
Divisi: SDM
Departemen: Rekrutmen
Akan mengikuti pelatihan di Kota Bandung pada:
Tanggal: 25 Januari 2022 s.d. 27 Januari 2022
Tujuan: Pelatihan SDM
Waktu: 08.00 WIB
Dalam pelatihan tersebut, saya akan menginap di hotel yang sudah disediakan oleh penyelenggara pelatihan.
Demikian surat keterangan dinas ini saya buat, atas perhatian dan kerja samanya saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Dewi
Contoh 4
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
PT. LMN
Jl. Asia Afrika No. 101
Bandung
Dengan hormat,
Dalam rangka membantu rekan kerja yang sedang mengalami kesulitan, saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Eka
Jabatan: Karyawan
Divisi: Produksi
Departemen: Pabrik
Akan menggantikan tugas rekan kerja saya yang sedang sakit pada:
Tanggal: 10 Januari 2022 s.d. 11 Januari 2022
Alasan: Sakit
Dalam penggantian tugas tersebut, saya akan bertanggung jawab atas tugas yang sedang dikerjakan oleh rekan kerja saya yang sedang sakit.
Demikian surat keterangan dinas ini saya buat, atas perhatian dan kerja samanya saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Eka
Kesimpulan
Surat keterangan dinas adalah salah satu jenis surat yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah atau swasta dalam rangka memenuhi keperluan administrasi atau keperluan resmi lainnya. Format surat keterangan dinas disesuaikan dengan kebutuhan dan jenis keperluan yang akan dipenuhi. Contoh surat keterangan dinas dapat berupa surat perjalanan dinas, surat pengajuan cuti, surat permohonan izin, dan surat pengganti tugas. Penting bagi karyawan untuk memahami penggunaan surat keterangan dinas agar dapat memenuhi keperluan administrasi dan keperluan resmi lainnya dengan benar dan tepat waktu.