Surat Internal Memo, atau yang sering juga disebut sebagai memo, merupakan salah satu bentuk komunikasi internal yang penting dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Surat Internal Memo digunakan untuk menyampaikan informasi penting, mengkoordinasikan kegiatan, meminta persetujuan atau meminta aksi dari karyawan dalam sebuah perusahaan atau organisasi.
Pengertian Surat Internal Memo
Surat Internal Memo adalah surat resmi yang digunakan dalam sebuah organisasi atau perusahaan untuk berkomunikasi secara internal. Surat ini ditujukan untuk karyawan atau anggota organisasi tertentu dan tidak dimaksudkan untuk dikirim keluar organisasi atau perusahaan.
Surat Internal Memo biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi penting, seperti perubahan kebijakan perusahaan, pengumuman penting, permintaan aksi dari karyawan, atau koordinasi kegiatan.
Format Surat Internal Memo
Surat Internal Memo memiliki format yang khas, terdiri dari beberapa elemen penting. Berikut adalah format dasar dari Surat Internal Memo:
- Header: berisi informasi tentang perusahaan atau organisasi, seperti logo, nama perusahaan atau organisasi, alamat, nomor telepon, email, dan tanggal surat.
- To: berisi nama dan jabatan penerima surat.
- From: berisi nama dan jabatan pengirim surat.
- Subject: berisi subjek atau topik surat.
- Body: berisi pesan atau informasi yang ingin disampaikan.
- Attachment: jika ada lampiran atau dokumen yang terkait dengan surat, dapat ditambahkan sebagai attachment.
- Footer: berisi informasi tambahan, seperti nama dan jabatan pengirim surat, atau tanda tangan elektronik.
Contoh Surat Internal Memo
Berikut adalah beberapa contoh Surat Internal Memo:
Contoh 1: Surat Internal Memo untuk Pengumuman Kenaikan Gaji
Perusahaan ABC
Jalan Jendral Sudirman No. 123
Jakarta Selatan
Telp: (021) 1234567
Email: info@perusahaanabc.com
Tanggal: 1 Januari 2022
To: Seluruh Karyawan Perusahaan ABC
From: Direktur Utama Perusahaan ABC
Subject: Pengumuman Kenaikan Gaji
Dengan hormat,
Kami ingin memberitahu seluruh karyawan bahwa perusahaan ABC telah memutuskan untuk memberikan kenaikan gaji sebesar 10% untuk seluruh karyawan mulai dari bulan Februari 2022. Kenaikan gaji ini merupakan bentuk apresiasi atas kerja keras dan dedikasi yang telah diberikan oleh seluruh karyawan selama ini.
Kami berharap dengan adanya kenaikan gaji ini, seluruh karyawan dapat semakin termotivasi dan bersemangat dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab masing-masing.
Terima kasih atas perhatiannya.
Salam hormat,
Direktur Utama Perusahaan ABC
Contoh 2: Surat Internal Memo untuk Permintaan Aksi
Perusahaan XYZ
Jalan MH Thamrin No. 456
Jakarta Pusat
Telp: (021) 7654321
Email: info@perusahaanxyz.com
Tanggal: 1 Januari 2022
To: Seluruh Karyawan Perusahaan XYZ
From: Manajer Human Resource Perusahaan XYZ
Subject: Permintaan Aksi
Dengan hormat,
Kami ingin meminta bantuan seluruh karyawan perusahaan XYZ untuk membantu dalam kegiatan sosial yang akan dilaksanakan pada tanggal 10 Januari 2022. Kegiatan sosial ini merupakan bagian dari program tanggung jawab sosial perusahaan XYZ untuk membantu masyarakat yang membutuhkan.
Kami memohon kesediaan dari seluruh karyawan untuk ikut serta dalam kegiatan sosial ini. Karyawan yang bersedia untuk ikut serta dapat mendaftar di bagian Human Resource sebelum tanggal 5 Januari 2022.
Terima kasih atas perhatiannya dan bantuan yang diberikan.
Salam hormat,
Manajer Human Resource Perusahaan XYZ
Contoh 3: Surat Internal Memo untuk Koordinasi Kegiatan
Perusahaan LMN
Jalan Gatot Subroto No. 789
Jakarta Selatan
Telp: (021) 5555555
Email: info@perusahaanlmn.com
Tanggal: 1 Januari 2022
To: Seluruh Karyawan Departemen Pemasaran Perusahaan LMN
From: Manajer Pemasaran Perusahaan LMN
Subject: Koordinasi Kegiatan
Dengan hormat,
Kami ingin mengadakan acara gathering untuk seluruh karyawan departemen pemasaran pada tanggal 15 Januari 2022. Acara ini bertujuan untuk mempererat hubungan antar karyawan dan meningkatkan motivasi dalam bekerja.
Kami membutuhkan bantuan seluruh karyawan departemen pemasaran untuk membantu dalam persiapan acara, seperti menyiapkan perlengkapan, dekorasi, makanan, dan minuman. Kami memohon kesediaan dari seluruh karyawan untuk ikut serta dalam persiapan acara ini.
Terima kasih atas perhatiannya dan bantuan yang diberikan.
Salam hormat,
Manajer Pemasaran Perusahaan LMN
Contoh 4: Surat Internal Memo untuk Pengumuman Penting
Perusahaan UVW
Jalan Gatot Subroto No. 999
Jakarta Selatan
Telp: (021) 9999999
Email: info@perusahaanuvw.com
Tanggal: 1 Januari 2022
To: Seluruh Karyawan Perusahaan UVW
From: Direktur Keuangan Perusahaan UVW
Subject: Pengumuman Penting
Dengan hormat,
Kami ingin memberitahu seluruh karyawan bahwa perusahaan UVW akan melakukan restrukturisasi pada beberapa bagian perusahaan dalam waktu dekat. Restrukturisasi ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam menjalankan operasional perusahaan.
Kami akan memberikan informasi lebih lanjut mengenai restrukturisasi ini dalam waktu dekat. Kami memohon kesediaan dari seluruh karyawan untuk tetap fokus dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab masing-masing.
Terima kasih atas perhatiannya.
Salam hormat,
Direktur Keuangan Perusahaan UVW
Kesimpulan
Surat Internal Memo merupakan salah satu bentuk komunikasi internal yang penting dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Surat ini digunakan untuk menyampaikan informasi penting, mengkoordinasikan kegiatan, meminta persetujuan atau meminta aksi dari karyawan dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Dalam penulisannya, Surat Internal Memo memiliki format yang khas, yang terdiri dari beberapa elemen penting seperti header, to, from, subject, body, attachment, dan footer. Dalam sebuah organisasi atau perusahaan, mempertahankan komunikasi internal yang efektif melalui Surat Internal Memo sangat penting untuk mencapai tujuan dan visi perusahaan yang diinginkan.