Surat internal memo perusahaan merupakan salah satu bentuk komunikasi internal dalam sebuah perusahaan. Seperti namanya, surat ini digunakan untuk mengirimkan pesan atau informasi dari satu bagian atau divisi perusahaan ke bagian atau divisi lainnya. Surat internal memo biasanya digunakan untuk memberikan pengumuman, instruksi, atau arahan kepada karyawan perusahaan.
Pengertian Surat Internal Memo Perusahaan
Surat internal memo perusahaan adalah surat yang digunakan untuk berkomunikasi secara internal di dalam perusahaan. Surat ini biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi penting dari satu bagian ke bagian lainnya dalam perusahaan. Surat internal memo perusahaan juga dapat digunakan untuk memberikan instruksi atau arahan kepada karyawan perusahaan.
Format Surat Internal Memo Perusahaan
Surat internal memo perusahaan memiliki format yang khusus. Berikut adalah format surat internal memo perusahaan yang umum digunakan:
- Header
Header pada surat internal memo perusahaan biasanya berisi informasi mengenai nama perusahaan, alamat, nomor telepon, nomor fax, dan alamat email perusahaan. - Tanggal
Tanggal pada surat internal memo perusahaan menunjukkan tanggal dibuatnya surat. Biasanya, tanggal ini diletakkan di atas header. - Alamat Tujuan
Alamat tujuan pada surat internal memo perusahaan menunjukkan kepada siapa surat tersebut ditujukan. Biasanya, alamat tujuan diletakkan di bawah header dan di atas salam pembuka. - Salam Pembuka
Salam pembuka pada surat internal memo perusahaan biasanya berupa salam formal seperti “Kepada Yth.” atau “Dear”. Salam pembuka ini diletakkan di atas isi surat. - Isi Surat
Isi surat internal memo perusahaan berisi informasi atau pesan yang ingin disampaikan. Isi surat biasanya dibagi menjadi beberapa paragraf yang terdiri dari kalimat-kalimat yang mudah dipahami. - Tanda Tangan
Tanda tangan pada surat internal memo perusahaan menunjukkan siapa yang mengirimkan surat. Biasanya, tanda tangan ini diletakkan di bawah isi surat.
Contoh Surat Internal Memo Perusahaan
Berikut adalah beberapa contoh surat internal memo perusahaan yang dapat digunakan sebagai referensi:
Contoh 1: Pengumuman Kenaikan Gaji
Header:
PT ABC
Jl. Sudirman No. 10
Jakarta Pusat
Telp. (021) 123456
Fax. (021) 789012
Email: info@abc.co.idTanggal: 1 Januari 2022
Kepada Yth. Seluruh Karyawan PT ABC
Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan bahwa perusahaan kami akan memberikan kenaikan gaji kepada seluruh karyawan PT ABC. Kenaikan gaji ini akan efektif mulai bulan Februari 2022.
Kami berharap kenaikan gaji ini dapat meningkatkan semangat kerja dan motivasi karyawan PT ABC dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya.
Demikian pengumuman ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Manajemen PT ABC
Contoh 2: Instruksi Pemakaian APD
Header:
PT XYZ
Jl. Thamrin No. 20
Jakarta Selatan
Telp. (021) 555666
Fax. (021) 777888
Email: info@xyz.co.idTanggal: 1 Februari 2022
Kepada Yth. Seluruh Karyawan PT XYZ
Dengan hormat,
Bersama ini kami ingatkan kepada seluruh karyawan PT XYZ untuk selalu menggunakan Alat Pelindung Diri (APD) dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya.
APD yang harus digunakan adalah masker, sarung tangan, dan pelindung wajah (face shield) untuk karyawan yang melakukan kontak langsung dengan pelanggan atau pengunjung. Bagi karyawan yang bekerja di area produksi, harus menggunakan pakaian kerja lengkap dan sepatu keselamatan.
Kami mengharapkan kesadaran dan kepatuhan seluruh karyawan PT XYZ dalam mematuhi instruksi ini demi menjaga kesehatan dan keselamatan diri dan rekan kerja.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Manajemen PT XYZ
Contoh 3: Pengumuman Pindah Kantor
Header:
PT PQR
Jl. Gatot Subroto No. 30
Bandung
Telp. (022) 999000
Fax. (022) 111222
Email: info@pqr.co.idTanggal: 1 Maret 2022
Kepada Yth. Seluruh Karyawan PT PQR
Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan bahwa kantor PT PQR akan segera pindah ke alamat baru. Alamat baru kantor PT PQR adalah sebagai berikut:
Jl. Cihampelas No. 40
BandungPindah kantor ini akan efektif mulai tanggal 15 Maret 2022. Kami akan melakukan perpindahan secara bertahap untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan.
Demikian pengumuman ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Manajemen PT PQR
Contoh 4: Arahan Kerja Remote
Header:
PT LMN
Jl. Pemuda No. 50
Surabaya
Telp. (031) 777888
Fax. (031) 999000
Email: info@lmn.co.idTanggal: 1 April 2022
Kepada Yth. Seluruh Karyawan PT LMN
Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan bahwa perusahaan kami akan menerapkan kerja remote (work from home) untuk seluruh karyawan PT LMN mulai tanggal 5 April 2022 hingga batas waktu yang belum ditentukan.
Karyawan diwajibkan untuk tetap menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan menggunakan sarana dan prasarana yang tersedia di rumah masing-masing. Seluruh karyawan harus tetap mematuhi jadwal kerja yang telah ditentukan dan memberikan laporan hasil kerja secara teratur.
Kami mengharapkan kesadaran dan kepatuhan seluruh karyawan PT LMN dalam menjalankan kerja remote ini demi menjaga kesehatan dan keselamatan diri dan rekan kerja di tengah pandemi COVID-19.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Manajemen PT LMN
Kesimpulan
Surat internal memo perusahaan merupakan salah satu bentuk komunikasi internal dalam sebuah perusahaan. Sur