Surat internal memo kampus adalah salah satu bentuk komunikasi internal yang dilakukan oleh pihak kampus atau universitas kepada seluruh staf akademik dan administratif yang ada di dalam kampus. Surat ini biasanya digunakan untuk memberikan informasi terkait kebijakan baru, perubahan jadwal, kegiatan kampus, serta hal-hal penting lainnya yang berkaitan dengan fungsi kampus.
Format Surat Internal Memo Kampus
Berikut ini adalah beberapa elemen penting yang harus ada dalam format surat internal memo kampus:
- Judul Surat
- Nomor Surat
- Tanggal Surat
- Pengirim Surat
- Penerima Surat
- Isi Surat
- Tanda Tangan
Selain itu, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan format surat internal memo kampus, yaitu:
- Gunakan font yang jelas dan mudah dibaca seperti Arial, Times New Roman, atau Calibri.
- Gunakan ukuran font yang cukup besar, minimal 12 point.
- Gunakan spasi ganda antara paragraf untuk memudahkan pembaca dalam membaca isi surat.
- Cantumkan nomor surat dan tanggal surat untuk memudahkan pelacakan arsip surat.
- Pastikan ada tanda tangan pengirim surat sebagai tanda kesahihan surat.
Contoh Surat Internal Memo Kampus
Berikut ini adalah beberapa contoh surat internal memo kampus yang dapat dijadikan referensi dalam penyusunan surat internal memo kampus:
Judul Surat: Perubahan Jadwal Kuliah
Nomor Surat: UNIV/JK/2021/01
Tanggal Surat: 15 Januari 2021
Pengirim Surat: Rektorat Universitas Jakarta
Penerima Surat: Seluruh Dosen dan Mahasiswa
Isi Surat:
Diberitahukan kepada seluruh dosen dan mahasiswa bahwa terdapat perubahan jadwal kuliah di semester ini. Perubahan tersebut tertera pada lampiran surat ini. Mohon perhatian dari seluruh pihak agar tidak terjadi kebingungan dalam pelaksanaan perkuliahan.
Tanda Tangan:
Judul Surat: Pengumuman Beasiswa
Nomor Surat: UNIV/YK/2021/02
Tanggal Surat: 1 Februari 2021
Pengirim Surat: Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Yogyakarta
Penerima Surat: Seluruh Mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Isi Surat:
Diberitahukan kepada seluruh mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis bahwa tersedia beasiswa untuk semester ini. Silakan mengajukan permohonan beasiswa dengan melampirkan berkas yang dibutuhkan. Informasi lebih lanjut dapat dilihat pada lampiran surat ini.
Tanda Tangan:
Judul Surat: Penutupan Sementara Kampus
Nomor Surat: UNIV/BDG/2021/03
Tanggal Surat: 10 Maret 2021
Pengirim Surat: Rektorat Universitas Bandung
Penerima Surat: Seluruh Staf dan Mahasiswa
Isi Surat:
Diberitahukan bahwa kampus Universitas Bandung akan ditutup sementara selama 2 minggu terhitung sejak tanggal 15 Maret 2021. Hal ini dilakukan untuk mencegah penyebaran virus Covid-19. Selama penutupan kampus, seluruh kegiatan perkuliahan dan administrasi akan dilakukan secara online. Mohon perhatian dan kerjasama dari seluruh staf dan mahasiswa.
Tanda Tangan:
Judul Surat: Pengumuman Ujian Akhir Semester
Nomor Surat: UNIV/SBY/2021/04
Tanggal Surat: 1 April 2021
Pengirim Surat: Fakultas Teknik Universitas Surabaya
Penerima Surat: Seluruh Mahasiswa Fakultas Teknik
Isi Surat:
Diberitahukan bahwa ujian akhir semester akan dilaksanakan pada tanggal 10-15 Mei 2021. Mohon perhatian dan persiapan yang matang dari seluruh mahasiswa Fakultas Teknik. Informasi lebih lanjut dapat dilihat pada lampiran surat ini.
Tanda Tangan:
Kesimpulan
Surat internal memo kampus merupakan salah satu bentuk komunikasi internal yang penting dalam menjalankan fungsi kampus. Dalam penyusunan surat ini, perlu diperhatikan elemen penting yang harus ada dalam format surat serta hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat. Dengan adanya contoh surat internal memo kampus di atas, diharapkan dapat menjadi referensi dalam penyusunan surat internal memo kampus yang baik dan benar.