Surat instruksi kerja merupakan salah satu bentuk surat yang sering digunakan dalam dunia kerja. Surat ini berisi petunjuk atau instruksi yang harus dilaksanakan oleh penerima surat. Biasanya surat instruksi kerja digunakan oleh pimpinan atau atasan untuk memberikan tugas atau instruksi kepada bawahan atau karyawan.

Pengertian Surat Instruksi Kerja

Surat instruksi kerja adalah surat yang berisi petunjuk atau instruksi yang harus dilaksanakan oleh penerima surat. Surat ini biasanya digunakan oleh pimpinan atau atasan untuk memberikan tugas atau instruksi kepada bawahan atau karyawan. Tujuan dari surat instruksi kerja adalah untuk memastikan bahwa tugas atau instruksi yang diberikan dapat dilaksanakan dengan tepat dan benar.

Format Surat Instruksi Kerja

Berikut adalah format umum dari surat instruksi kerja:

  1. Header surat, berisi alamat pengirim, tanggal, dan nomor surat
  2. Perihal, berisi judul atau topik dari surat
  3. Salutation, berisi ucapan salam kepada penerima surat
  4. Isi surat, berisi petunjuk atau instruksi yang harus dilaksanakan
  5. Closing, berisi ucapan terima kasih atau harapan baik dari pengirim
  6. Tanda tangan dan nama pengirim
  7. Lampiran, jika ada

Contoh Surat Instruksi Kerja

Berikut adalah contoh surat instruksi kerja yang umum digunakan dalam dunia kerja:

Contoh 1: Surat Instruksi Kerja Pemberian Tugas

Surat Ini ditujukan kepada:

Nama: Budi

Jabatan: Sales Executive

Dalam rangka meningkatkan penjualan, maka dengan ini diberikan tugas kepada Budi untuk:

  1. Mengunjungi 10 pelanggan setiap minggu
  2. Menawarkan produk terbaru kepada pelanggan
  3. Mencatat hasil kunjungan dan penjualan dalam laporan mingguan

Tugas ini harus dilaksanakan mulai tanggal 1 Februari 2022 dan berakhir pada tanggal 31 Maret 2022. Laporan mingguan harus dikirimkan setiap hari Jumat sebelum jam 5 sore kepada atasan langsung.

Contoh 2: Surat Instruksi Kerja Penyelesaian Masalah

Surat ini ditujukan kepada:

Nama: Andi

Jabatan: Teknisi

Dalam rangka menyelesaikan masalah server yang mengalami gangguan, maka dengan ini diberikan instruksi kepada Andi untuk:

  1. Mengecek koneksi internet dan kabel jaringan
  2. Mengecek kondisi server dan perangkat pendukung lainnya
  3. Melakukan restart pada server jika diperlukan
  4. Menghubungi vendor jika masalah masih belum teratasi

Tugas ini harus dilaksanakan secepat mungkin dan harus selesai dalam waktu 4 jam setelah menerima surat ini.

Contoh 3: Surat Instruksi Kerja Pelaksanaan Pemeliharaan

Surat ini ditujukan kepada:

Nama: Rudi

Jabatan: Teknisi

Dalam rangka menjaga kondisi peralatan dan mesin dalam kondisi baik, maka dengan ini diberikan instruksi kepada Rudi untuk:

  1. Mengecek kondisi mesin setiap hari sebelum digunakan
  2. Melakukan pemeliharaan rutin pada mesin setiap bulan
  3. Melakukan perbaikan jika terdapat kerusakan atau masalah pada mesin

Tugas ini harus dilaksanakan secara rutin dan hasil pemeliharaan harus dicatat dalam laporan bulanan.

Contoh 4: Surat Instruksi Kerja Pelaksanaan Proyek

Surat ini ditujukan kepada:

Nama: Ika

Jabatan: Project Manager

Dalam rangka menyelesaikan proyek pembangunan gedung baru, maka dengan ini diberikan instruksi kepada Ika untuk:

  1. Melakukan perencanaan dan penjadwalan proyek
  2. Mengkoordinasikan tim proyek
  3. Melakukan pemantauan dan evaluasi proyek secara berkala
  4. Melakukan perbaikan jika terdapat kendala atau masalah pada proyek

Tugas ini harus dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan dan harus selesai sesuai dengan target waktu yang telah ditetapkan.

Kesimpulan

Surat instruksi kerja merupakan salah satu bentuk surat yang sering digunakan dalam dunia kerja. Surat ini berisi petunjuk atau instruksi yang harus dilaksanakan oleh penerima surat. Biasanya surat instruksi kerja digunakan oleh pimpinan atau atasan untuk memberikan tugas atau instruksi kepada bawahan atau karyawan. Format umum dari surat instruksi kerja terdiri dari header surat, perihal, salutation, isi surat, closing, tanda tangan dan nama pengirim, serta lampiran jika ada. Terdapat berbagai macam contoh surat instruksi kerja yang dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan.