Surat inquiry letter adalah surat yang ditujukan untuk meminta informasi atau klarifikasi mengenai suatu hal kepada pihak yang berwenang. Surat ini biasanya digunakan dalam kegiatan bisnis atau akademik. Dalam artikel ini, kita akan membahas pengertian, format, dan contoh-contoh surat inquiry letter.
Pengertian Surat Inquiry Letter
Secara sederhana, surat inquiry letter adalah surat yang digunakan untuk meminta informasi atau klarifikasi. Surat ini bisa ditujukan kepada perusahaan, instansi pemerintah, atau individu yang memiliki informasi yang dibutuhkan. Surat inquiry letter biasanya digunakan dalam situasi-situasi berikut:
- Meminta informasi tentang produk atau jasa yang ditawarkan oleh perusahaan
- Meminta informasi tentang program atau kegiatan yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah
- Meminta klarifikasi mengenai suatu hal yang belum jelas
Format Surat Inquiry Letter
Format surat inquiry letter terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
- Heading, yaitu informasi mengenai pengirim surat seperti nama, alamat, nomor telepon, dan email.
- Tanggal, yaitu tanggal penulisan surat.
- Alamat penerima, yaitu informasi mengenai penerima surat seperti nama, jabatan, alamat, dan nomor telepon.
- Salutation, yaitu ucapan pembuka seperti “Dear Sir/Madam” atau “To Whom It May Concern”.
- Isi surat, yaitu informasi mengenai permintaan informasi atau klarifikasi.
- Penutup, yaitu ucapan penutup seperti “Sincerely yours” atau “Best regards”.
- Tanda tangan, yaitu tanda tangan pengirim surat.
- Enclosure, yaitu informasi mengenai lampiran jika ada.
Contoh Surat Inquiry Letter
Berikut adalah contoh-contoh surat inquiry letter yang bisa dijadikan referensi:
Contoh 1
Heading:
PT. ABC
Jl. Sudirman No. 123, Jakarta
Telp. (021) 123456
Email: info@abc.com
Tanggal:
1 Januari 2022
Alamat penerima:
Kepala Dinas Pendidikan
Kota Jakarta Pusat
Jl. Pemuda No. 456, Jakarta
Salutation:
Dear Sir/Madam,
Isi surat:
Saya ingin meminta informasi mengenai program pendidikan yang diselenggarakan oleh Dinas Pendidikan Kota Jakarta Pusat untuk tahun ajaran 2022/2023. Apa saja program yang tersedia dan bagaimana cara mendaftarnya? Saya berharap bisa mendapatkan informasi yang lengkap dan jelas mengenai hal ini.
Penutup:
Sincerely yours,
Tanda tangan:
[Tanda tangan]
Enclosure:
1 lembar daftar pertanyaan
Contoh 2
Heading:
CV. XYZ
Jl. Gatot Subroto No. 456, Surabaya
Telp. (031) 789012
Email: info@xyz.com
Tanggal:
1 Februari 2022
Alamat penerima:
Marketing Manager
PT. QRS
Jl. Diponegoro No. 789, Jakarta
Salutation:
Dear Mr. John Doe,
Isi surat:
Saya tertarik dengan produk-produk yang ditawarkan oleh PT. QRS, terutama produk X dan Y. Saya ingin meminta informasi lebih lengkap mengenai harga, kualitas, dan spesifikasi produk tersebut. Apakah PT. QRS menyediakan diskon khusus untuk pembelian dalam jumlah besar? Saya berharap bisa mendapatkan informasi yang lengkap dan jelas mengenai hal ini.
Penutup:
Best regards,
Tanda tangan:
[Tanda tangan]
Enclosure:
1 brosur produk PT. QRS
Contoh 3
Heading:
Dr. Jane Smith
Jl. Sisingamangaraja No. 789, Bandung
Telp. (022) 345678
Email: jane.smith@gmail.com
Tanggal:
1 Maret 2022
Alamat penerima:
Editor-in-Chief
Journal of Business and Management
Jl. Thamrin No. 123, Jakarta
Salutation:
To Whom It May Concern,
Isi surat:
Saya ingin mengetahui apakah Journal of Business and Management menerima artikel untuk dipublikasikan. Jika ya, bagaimana prosedur pengajuan artikel? Apa saja kriteria yang harus dipenuhi oleh artikel yang akan dipublikasikan? Saya berharap bisa mendapatkan informasi yang lengkap dan jelas mengenai hal ini.
Penutup:
Sincerely yours,
Tanda tangan:
[Tanda tangan]
Contoh 4
Heading:
John Doe
Jl. Raya Bogor No. 123, Depok
Telp. (021) 345678
Email: john.doe@yahoo.com
Tanggal:
1 April 2022
Alamat penerima:
HR Manager
PT. ABCD
Jl. Gatot Subroto No. 567, Jakarta
Salutation:
Dear Sir/Madam,
Isi surat:
Saya tertarik dengan posisi kerja yang tersedia di PT. ABCD, terutama posisi XYZ. Saya ingin meminta informasi lebih lengkap mengenai kualifikasi yang dibutuhkan, tanggung jawab pekerjaan, dan gaji yang ditawarkan. Apakah PT. ABCD membuka kesempatan magang atau trainee program? Saya berharap bisa mendapatkan informasi yang lengkap dan jelas mengenai hal ini.
Penutup:
Best regards,
Tanda tangan:
[Tanda tangan]
Kesimpulan
Surat inquiry letter adalah surat yang digunakan untuk meminta informasi atau klarifikasi mengenai suatu hal. Surat ini biasanya digunakan dalam kegiatan bisnis atau akademik. Format surat inquiry letter terdiri dari beberapa bagian, yaitu heading, tanggal, alamat penerima, salutation, isi surat, penutup, tanda tangan, dan enclosure. Contoh-contoh surat inquiry letter