Surat bisnis adalah alat komunikasi yang penting dalam dunia bisnis. Sebagai pemilik bisnis atau karyawan, Anda pasti sering membuat surat bisnis untuk berbagai keperluan seperti memperkenalkan produk, mengajukan proposal, atau sekedar memberikan informasi penting kepada klien atau rekan bisnis. Namun, pernahkah Anda merasa bahwa surat bisnis yang Anda buat tidak efektif atau bahkan salah?

Surat bisnis yang salah dapat menjadi bumerang bagi bisnis Anda. Selain tidak mendapatkan respon yang diharapkan, surat bisnis yang salah juga dapat membuat citra bisnis Anda tercoreng atau bahkan membuat Anda kehilangan klien. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk memahami pengertian, format, dan contoh surat bisnis yang benar agar dapat membuat surat bisnis yang efektif dan profesional.

Pengertian Surat Bisnis yang Salah

Surat bisnis yang salah adalah surat bisnis yang tidak efektif atau bahkan dapat merugikan bisnis Anda. Surat bisnis yang salah dapat disebabkan oleh berbagai faktor seperti penggunaan bahasa yang tidak tepat, format yang kurang sesuai, atau tidak memperhatikan tujuan dari surat bisnis tersebut.

Surat bisnis yang salah dapat berdampak buruk bagi bisnis Anda. Selain tidak mendapatkan respon yang diharapkan, surat bisnis yang salah juga dapat membuat citra bisnis Anda tercoreng atau bahkan membuat Anda kehilangan klien.

Format Surat Bisnis yang Benar

Format surat bisnis yang benar merupakan salah satu kunci keberhasilan dalam membuat surat bisnis yang efektif. Berikut adalah format surat bisnis yang benar:

  1. Header: Berisi nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email perusahaan Anda. Juga, tampilkan tanggal dan nomor surat pada header.
  2. Alamat: Berisi alamat penerima surat bisnis.
  3. Tanggal: Tampilkan tanggal pengiriman surat bisnis.
  4. Subjek: Sampaikan subjek surat dengan jelas dan singkat.
  5. Pengantar: Mulailah surat dengan pengantar yang sopan dan memperkenalkan diri Anda atau perusahaan Anda jika perlu.
  6. Tubuh Surat: Jelaskan maksud dan tujuan surat dengan jelas dan singkat. Berikan informasi yang relevan dan penting untuk penerima surat.
  7. Penutup: Sampaikan terima kasih dan tindakan selanjutnya yang akan diambil atau diharapkan dari penerima surat.
  8. Tanda Tangan: Tandatangani surat dengan namamu dan posisimu di perusahaan.

Contoh Surat Bisnis yang Salah

Berikut adalah beberapa contoh surat bisnis yang salah:

Contoh 1: Surat Penawaran yang Tidak Jelas

Sebuah perusahaan mengirimkan surat penawaran kepada klien potensial dengan isi surat yang tidak jelas dan kurang informatif. Surat tersebut hanya berisi harga produk tanpa memberikan informasi tentang produk yang ditawarkan.

Hal ini dapat membuat klien potensial tidak tertarik dengan produk yang ditawarkan karena tidak memperoleh informasi yang cukup. Sebaiknya, perusahaan tersebut memberikan informasi yang jelas dan lengkap tentang produk yang ditawarkan serta memberikan penjelasan tentang keuntungan yang didapat jika memilih produk tersebut.

Contoh 2: Surat Pernyataan yang Tidak Tepat

Sebuah perusahaan mengirimkan surat pernyataan kepada klien yang berisi informasi yang tidak tepat dan menyesatkan. Surat tersebut menyatakan bahwa produk yang mereka jual adalah produk terbaik di pasaran, namun pada kenyataannya tidak demikian.

Hal ini dapat merugikan citra perusahaan dan membuat klien kehilangan kepercayaan pada perusahaan tersebut. Sebaiknya, perusahaan harus memberikan informasi yang jujur dan akurat tentang produk yang dijual serta memberikan keuntungan yang sebenarnya dari produk tersebut.

Contoh 3: Surat Permintaan yang Tidak Sopan

Seorang karyawan mengirimkan surat permintaan kepada atasan yang tidak sopan dan tidak menghargai posisi atasan. Surat tersebut juga tidak mencantumkan alasan yang jelas dan tidak memberikan solusi alternatif.

Hal ini dapat membuat atasan tidak merespon permintaan karyawan tersebut atau bahkan membuat karyawan tersebut dipecat karena tidak menghargai posisi atasan. Sebaiknya, karyawan harus membuat surat permintaan yang sopan, jelas, dan memberikan solusi alternatif jika permintaannya tidak dapat dipenuhi.

Contoh 4: Surat Undangan yang Kurang Informatif

Sebuah perusahaan mengirimkan surat undangan kepada klien untuk menghadiri acara peluncuran produk baru tanpa memberikan informasi yang cukup tentang acara tersebut. Surat tersebut hanya menampilkan tanggal dan waktu acara tanpa memberikan informasi tentang tempat acara, tema acara, atau pembicara yang akan hadir.

Hal ini dapat membuat klien tidak tertarik untuk menghadiri acara tersebut karena tidak memperoleh informasi yang cukup. Sebaiknya, perusahaan harus memberikan informasi yang lengkap dan jelas tentang acara tersebut serta memberikan alasan mengapa klien harus menghadiri acara tersebut.

Kesimpulan

Surat bisnis yang salah dapat merugikan bisnis Anda. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk memahami pengertian, format, dan contoh surat bisnis yang benar agar dapat membuat surat bisnis yang efektif dan profesional.

Format surat bisnis yang benar meliputi header, alamat, tanggal, subjek, pengantar, tubuh surat, penutup, dan tanda tangan. Sebaliknya, surat bisnis yang salah dapat disebabkan oleh berbagai faktor seperti penggunaan bahasa yang tidak tepat, format yang kurang sesuai, atau tidak memperhatikan tujuan dari surat bisnis tersebut.

Contoh surat bisnis yang salah antara lain surat penawaran yang tidak jelas, surat pernyataan yang tidak tepat, surat permintaan yang tidak sopan, dan surat undangan yang kurang informatif. Hindari kesalahan-kesalahan tersebut dengan membuat surat bisnis yang efektif dan profesional.