Surat bisnis adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang digunakan dalam dunia bisnis. Surat bisnis yang baik sangat penting untuk memperkuat citra perusahaan dan memastikan hubungan bisnis yang efektif dengan klien, pelanggan, dan mitra bisnis lainnya. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk memahami pengertian, format, dan contoh surat bisnis yang benar.
Pengertian Surat Bisnis
Surat bisnis adalah bentuk komunikasi tertulis yang digunakan untuk membicarakan masalah-masalah terkait bisnis. Tujuan surat bisnis adalah untuk menjalin hubungan bisnis yang efektif dan efisien dengan klien, pelanggan, dan mitra bisnis lainnya. Surat bisnis dapat berupa surat permintaan, surat penawaran, surat pemesanan, surat konfirmasi, surat pengiriman, dan lain-lain.
Format Surat Bisnis
Format surat bisnis harus memenuhi standar yang telah ditentukan. Format yang baik akan membantu surat bisnis menjadi lebih mudah dipahami dan efektif dalam menjalin hubungan bisnis. Berikut adalah contoh format surat bisnis yang tepat:
- Header: Pada bagian header harus mencantumkan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, nomor fax, dan alamat email.
- Tanggal: Tanggal penulisan surat harus dicantumkan pada sisi kiri atas.
- Alamat: Alamat penerima surat harus dicantumkan pada sisi kiri atas, di bawah tanggal.
- Subjek: Subjek surat harus dicantumkan pada sisi kiri atas, di bawah alamat.
- Salutation: Salam pembuka harus ditulis dengan jelas dan sesuai dengan situasi atau kondisi.
- Isi Surat: Isi surat harus ditulis secara jelas dan singkat, dan harus mencakup semua informasi penting terkait dengan masalah yang dibicarakan.
- Penutup: Penutup harus menyampaikan ucapan terima kasih dan harapan untuk menjalin hubungan bisnis yang lebih baik di masa depan.
- Tanda Tangan: Tanda tangan harus dicantumkan pada bagian bawah surat.
Contoh Surat Bisnis yang Benar
Berikut ini adalah beberapa contoh surat bisnis yang benar:
Contoh 1: Surat Permintaan Barang
PT. ABC Indonesia
Jalan Raya No. 123
Jakarta 12345
Telp: 021-1234567
Fax: 021-1234568
Email: info@abc-indonesia.co.id
1 Januari 2021
PT. XYZ Indonesia
Jalan Raya No. 456
Surabaya 67890
Attn: Bapak/Ibu Bagian Pembelian
Subjek: Permintaan Barang
Dengan hormat,
Kami dari PT. ABC Indonesia meminta maaf atas ketidaktelitian kami dalam memperkirakan kebutuhan bahan baku untuk produksi kami. Kami membutuhkan tambahan 2000 kg bahan baku jenis A dalam waktu dekat. Kami berharap bahwa perusahaan Bapak/Ibu dapat memenuhi permintaan kami tersebut.
Kami berharap agar Bapak/Ibu dapat memberikan penawaran harga terbaik untuk permintaan kami tersebut. Kami akan menunggu konfirmasi dari Bapak/Ibu sebelum tanggal 10 Januari 2021.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
PT. ABC Indonesia
(tanda tangan)
Jane Doe
Direktur Utama
Contoh 2: Surat Penawaran Jasa
PT. XYZ Indonesia
Jalan Raya No. 456
Surabaya 67890
Telp: 031-1234567
Fax: 031-1234568
Email: info@xyz-indonesia.co.id
1 Februari 2021
PT. ABC Indonesia
Jalan Raya No. 123
Jakarta 12345
Attn: Bapak/Ibu Marketing
Subjek: Penawaran Jasa
Dengan hormat,
Kami dari PT. XYZ Indonesia ingin menawarkan jasa kami untuk membantu perusahaan Bapak/Ibu dalam mengembangkan strategi pemasaran dan meningkatkan penjualan.
Kami memiliki tim yang berpengalaman dalam bidang pemasaran dan kami telah melayani banyak perusahaan dalam berbagai bidang industri. Kami yakin bahwa kami dapat memberikan solusi yang tepat dan efektif bagi perusahaan Bapak/Ibu.
Berikut adalah rincian jasa yang kami tawarkan:
- Analisis pasar dan strategi pemasaran
- Pengembangan brand dan identitas visual
- Penyusunan rencana pemasaran
- Pelaksanaan kampanye pemasaran
- Monitoring dan evaluasi
Kami akan memberikan penawaran harga yang kompetitif dan fleksibel sesuai dengan kebutuhan perusahaan Bapak/Ibu.
Untuk informasi lebih lanjut, silakan hubungi kami di nomor telepon atau email yang tertera di atas.
Terima kasih atas perhatian dan kesempatan yang diberikan.
Hormat kami,
PT. XYZ Indonesia
(tanda tangan)
John Doe
Direktur Utama
Contoh 3: Surat Pemesanan
PT. ABC Indonesia
Jalan Raya No. 123
Jakarta 12345
Telp: 021-1234567
Fax: 021-1234568
Email: info@abc-indonesia.co.id
1 Maret 2021
PT. XYZ Indonesia
Jalan Raya No. 456
Surabaya 67890
Attn: Bapak/Ibu Bagian Pemesanan
Subjek: Pemesanan Barang
Dengan hormat,
Kami dari PT. ABC Indonesia ingin memesan barang sebagai berikut:
- 1000 pcs bahan baku jenis A
- 500 pcs bahan baku jenis B
- 200 pcs bahan baku jenis C
Kami membutuhkan barang tersebut dalam waktu 2 minggu ke depan. Kami berharap agar perusahaan Bapak/Ibu dapat mengirimkan barang sesuai dengan spesifikasi yang kami butuhkan.
Kami akan membayar sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati sebelumnya.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
PT. ABC Indonesia
(tanda tangan)
Jane Doe
Direktur Utama
Contoh 4: Surat Konfirmasi
PT. XYZ Indonesia
Jalan Raya No. 456
Surabaya 67890
Telp: 031-1234567
Fax: 031-1234568
Email: info@xyz-indonesia.co.id
1 April 2021
PT. ABC Indonesia
Jalan Raya No. 123
Jakarta 12345
Attn: Bapak/Ibu Marketing
Subjek: Konfirmasi Pemesanan
Dengan hormat,
Kami dari PT. XYZ Indonesia ingin mengkonfirmasi pemesanan barang dari perusahaan Bapak/Ibu yang kami