Surat balasan terhadap surat penawaran adalah surat yang ditulis sebagai respon terhadap surat penawaran yang diterima. Surat ini berfungsi sebagai penegasan atau penolakan atas penawaran yang telah diberikan. Oleh karena itu, sangat penting bagi penulis surat balasan untuk menjelaskan secara jelas dan tepat mengenai penawaran yang diberikan.

Format Surat Balasan Terhadap Surat Penawaran

Format surat balasan terhadap surat penawaran sebenarnya sama dengan format surat bisnis pada umumnya. Namun, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat balasan ini, antara lain:

  1. Header surat. Pada bagian ini, penulis harus menulis nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email perusahaan.
  2. Tanggal penulisan surat. Tanggal penulisan surat harus tertera dengan jelas.
  3. Nama perusahaan yang memberikan penawaran. Penulis harus menuliskan dengan jelas nama perusahaan yang memberikan penawaran.
  4. Isi surat. Pada bagian ini, penulis harus menjelaskan secara rinci mengenai penawaran yang diberikan dan memberikan keputusan atas penawaran tersebut.
  5. Tanda tangan. Penulis harus menuliskan tanda tangan di akhir surat.

Contoh Surat Balasan Terhadap Surat Penawaran

Berikut ini adalah contoh surat balasan terhadap surat penawaran:

Contoh 1

Perusahaan Jaya Abadi
Jl. Merdeka No. 12
Tangerang
Telp. (021) 123456
Email: jayaabadi@gmail.com
Tangerang, 15 Januari 2022

Kepada Yth,
PT. Maju Jaya
Jl. Sudirman No. 10
Jakarta

Dengan hormat,
Kami ucapkan terima kasih atas penawaran kerjasama yang telah diberikan pada kami. Setelah kami mempertimbangkan dengan matang, kami memutuskan untuk menerima penawaran tersebut.

Adapun rincian kerjasama yang kami sepakati adalah sebagai berikut:
- Jumlah barang yang dipesan: 100 unit
- Harga barang: Rp 500.000/unit
- Waktu pengiriman: 2 minggu setelah PO diterima

Kami berharap kerjasama ini dapat berlangsung dengan baik dan saling menguntungkan bagi kedua belah pihak. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,
Perusahaan Jaya Abadi

Ttd
Dewi Susanti
Direktur Utama

Contoh 2

PT. Mega Mandiri
Jl. Raya Bogor No. 15
Jakarta Timur
Telp. (021) 789012
Email: megamandiri@gmail.com
Jakarta, 20 Februari 2022

Kepada Yth,
PT. Berkah Abadi
Jl. Pahlawan No. 8
Depok

Dengan hormat,
Kami ucapkan terima kasih atas penawaran kerjasama yang telah diberikan pada kami. Setelah kami mempertimbangkan dengan matang, kami memutuskan untuk menolak penawaran tersebut.

Kami memahami bahwa penawaran yang diberikan sangat menarik dan tentunya dapat memberikan keuntungan bagi kedua belah pihak. Namun, karena beberapa alasan yang tidak bisa kami sebutkan di sini, kami memutuskan untuk menolak penawaran tersebut.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Kami berharap dapat menjalin kerjasama yang baik dan saling menguntungkan di masa yang akan datang.

Hormat kami,
PT. Mega Mandiri

Ttd
Budi Santoso
Direktur Utama

Contoh 3

CV. Sinar Jaya
Jl. Pahlawan No. 10
Surabaya
Telp. (031) 456789
Email: sinarjaya@gmail.com
Surabaya, 1 Maret 2022

Kepada Yth,
PT. Abadi Jaya
Jl. Gatot Subroto No. 20
Semarang

Dengan hormat,
Kami ucapkan terima kasih atas penawaran kerjasama yang telah diberikan pada kami. Setelah kami mempertimbangkan dengan matang, kami memutuskan untuk melakukan negosiasi lebih lanjut mengenai penawaran tersebut.

Kami berharap dapat membicarakan lebih lanjut mengenai rincian kerjasama yang kami sepakati, seperti jumlah barang, harga barang, dan waktu pengiriman. Kami berharap dapat menjalin kerjasama yang baik dan saling menguntungkan bagi kedua belah pihak.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,
CV. Sinar Jaya

Ttd
Dewi Anjani
Direktur Utama

Contoh 4

PT. Cahaya Abadi
Jl. Merdeka No. 25
Bandung
Telp. (022) 345678
Email: cahayaabadi@gmail.com
Bandung, 10 April 2022

Kepada Yth,
PT. Berkah Sejahtera
Jl. Sudirman No. 5
Yogyakarta

Dengan hormat,
Kami ucapkan terima kasih atas penawaran kerjasama yang telah diberikan pada kami. Setelah kami mempertimbangkan dengan matang, kami memutuskan untuk menunda keputusan mengenai penawaran tersebut.

Kami membutuhkan waktu untuk mempertimbangkan kembali penawaran yang telah diberikan dan juga untuk melakukan riset lebih lanjut mengenai perusahaan anda. Kami akan memberikan kabar lebih lanjut dalam waktu dekat.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,
PT. Cahaya Abadi

Ttd
Mira Wati
Direktur Utama

Kesimpulan

Surat balasan terhadap surat penawaran adalah surat yang ditulis sebagai respon terhadap surat penawaran yang diterima. Surat ini berfungsi sebagai penegasan atau penolakan atas penawaran yang telah diberikan. Dalam penulisan surat balasan ini, penulis harus menjelaskan secara jelas dan tepat mengenai penawaran yang diberikan. Format surat balasan ini sebenarnya sama dengan format surat bisnis pada umumnya, namun ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat balasan ini, seperti header surat, tanggal penulisan surat, nama perusahaan yang memberikan penawaran, isi surat, dan tanda tangan. Dalam penulisan surat balasan ini, penulis dapat memberikan keputusan atas penawaran tersebut, seperti menerima penawaran, menolak penawaran, atau melakukan negosiasi lebih lanjut mengenai penawaran tersebut.