Surat balasan permohonan kunjungan adalah balasan resmi dari pihak yang dikunjungi terhadap permintaan kunjungan yang diajukan oleh pihak lain. Surat ini berfungsi sebagai konfirmasi apakah kunjungan tersebut dapat dilakukan atau tidak, serta menyampaikan informasi penting terkait dengan kunjungan tersebut.
Pengertian Surat Balasan Permohonan Kunjungan
Surat balasan permohonan kunjungan merupakan salah satu jenis surat resmi yang dibuat sebagai respons terhadap permintaan kunjungan dari pihak lain. Surat ini berisi informasi tentang persetujuan atau penolakan atas permintaan kunjungan yang diajukan, serta hal-hal yang perlu diperhatikan terkait dengan kunjungan tersebut.
Surat balasan permohonan kunjungan biasanya digunakan dalam konteks bisnis atau organisasi, di mana kunjungan tersebut berkaitan dengan kepentingan kerja atau bisnis.
Format Surat Balasan Permohonan Kunjungan
Format surat balasan permohonan kunjungan harus disusun dengan rapi dan jelas, menggunakan bahasa yang sopan dan formal. Berikut adalah format umum surat balasan permohonan kunjungan:
- Header surat, berisi informasi tentang pengirim surat (nama perusahaan/organisasi, alamat, nomor telepon, dan email).
- Tanggal penulisan surat.
- Alamat tujuan surat, berisi informasi tentang pihak yang dikunjungi (nama perusahaan/organisasi, alamat, nomor telepon, dan email).
- Salutation, berisi ucapan salam dan nama penerima surat.
- Paragraf pembuka, berisi ucapan terima kasih atas permintaan kunjungan dan pengenalan diri dari pihak yang akan menerima kunjungan.
- Paragraf inti, berisi informasi tentang persetujuan atau penolakan atas permintaan kunjungan, serta hal-hal yang perlu diperhatikan terkait dengan kunjungan tersebut (tanggal, waktu, tempat, agenda, dan lain-lain).
- Paragraf penutup, berisi ucapan terima kasih dan harapan untuk bertemu dengan pihak yang mengajukan kunjungan.
- Complimentary close, berisi ucapan salam penutup dan tanda tangan pengirim surat.
- Nama pengirim surat dan jabatannya.
Contoh Surat Balasan Permohonan Kunjungan
Berikut adalah beberapa contoh surat balasan permohonan kunjungan yang dapat dijadikan referensi:
Contoh 1
PT ABC
Jl. Sudirman No. 123, Jakarta
Telp. (021) 123456
Email: info@ptabc.co.id
Jakarta, 15 Agustus 2021
Yth. Bapak/Ibu
Manajer Marketing
PT XYZ
Jl. Gatot Subroto No. 456, Jakarta
Dengan hormat,
Terima kasih atas permintaan kunjungan yang telah Bapak/Ibu ajukan ke PT ABC. Kami dengan senang hati menyambut baik kunjungan tersebut dan sudah menyiapkan jadwal yang sesuai dengan permintaan Bapak/Ibu.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami ingin menyampaikan informasi terkait dengan kunjungan tersebut sebagai berikut:
- Tanggal: 20 Agustus 2021
- Waktu: 10.00 WIB
- Tempat: Kantor pusat PT ABC, Jl. Sudirman No. 123, Jakarta
- Agenda: Presentasi produk dan diskusi bisnis
Kami harap informasi tersebut dapat membantu Bapak/Ibu dalam mempersiapkan kunjungan ke PT ABC. Kami tunggu kedatangan Bapak/Ibu di kantor kami pada tanggal dan waktu yang telah ditentukan.
Sekali lagi, kami ucapkan terima kasih atas kunjungan yang akan dilakukan dan kami berharap dapat menjalin kerjasama yang baik dengan PT XYZ.
Hormat kami,
PT ABC
John Doe
Marketing Manager
Contoh 2
PT JKL
Jl. Ahmad Yani No. 789, Surabaya
Telp. (031) 456789
Email: info@ptjkl.co.id
Surabaya, 20 September 2021
Yth. Bapak/Ibu
Manajer Produksi
PT MNO
Jl. Raya Gajah Mada No. 101, Surabaya
Dengan hormat,
Terima kasih atas permintaan kunjungan yang telah Bapak/Ibu ajukan ke PT JKL. Sayangnya, kami tidak dapat memenuhi permintaan tersebut karena sedang berada dalam situasi yang tidak memungkinkan untuk menerima kunjungan tamu.
Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan dan kami berharap dapat menjalin kerjasama yang baik dengan PT MNO di masa yang akan datang.
Hormat kami,
PT JKL
Jane Smith
Production Manager
Contoh 3
Universitas ABC
Jl. Merdeka No. 789, Bandung
Telp. (022) 789123
Email: info@univabc.ac.id
Bandung, 10 Oktober 2021
Yth. Bapak/Ibu
Manajer HRD
PT PQR
Jl. Asia Afrika No. 456, Bandung
Dengan hormat,
Terima kasih atas permintaan kunjungan yang telah Bapak/Ibu ajukan ke Universitas ABC. Kami dengan senang hati menyambut baik kunjungan tersebut dan sudah menyiapkan jadwal yang sesuai dengan permintaan Bapak/Ibu.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami ingin menyampaikan informasi terkait dengan kunjungan tersebut sebagai berikut:
- Tanggal: 15 Oktober 2021
- Waktu: 14.00 WIB
- Tempat: Gedung Rektorat Universitas ABC, Jl. Merdeka No. 789, Bandung
- Agenda: Presentasi tentang program magang di PT PQR
Kami harap informasi tersebut dapat membantu Bapak/Ibu dalam mempersiapkan kunjungan ke Universitas ABC. Kami tunggu kedatangan Bapak/Ibu di kampus kami pada tanggal dan waktu yang telah ditentukan.
Sekali lagi, kami ucapkan terima kasih atas kunjungan yang akan dilakukan dan kami berharap dapat menjalin kerjasama yang baik dengan PT PQR.
Hormat kami,
Universitas ABC
John Doe
Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Contoh 4
PT UVW
Jl. Gajah Mada No. 101, Semarang
Telp. (024) 123456
Email: info@ptuvw.co.id
Semarang, 5 November 2021
Yth. Bapak/Ibu
Manajer Keuangan
PT XYZ
Jl. Pahlawan No. 789, Semarang
Dengan hormat,
Terima kasih atas permintaan kunjungan yang telah Bapak/Ibu ajukan ke PT UVW. Kami ingin menyampaikan bahwa kami belum dapat memberikan konfirmasi terkait dengan kunjungan