Permintaan barang merupakan salah satu hal yang sering dilakukan dalam dunia bisnis. Namun, permintaan barang tidak cukup hanya dengan mengirimkan surat permintaan saja. Dalam bisnis, setiap surat yang dikirimkan memiliki bentuk dan format yang berbeda-beda, termasuk surat balasan permintaan barang. Oleh karena itu, dalam artikel ini akan dibahas mengenai pengertian, format, serta contoh surat balasan permintaan barang.
Pengertian Surat Balasan Permintaan Barang
Surat balasan permintaan barang adalah surat yang dikirimkan sebagai jawaban atas surat permintaan barang yang diterima. Surat ini berisi informasi mengenai ketersediaan barang yang diminta, harga, cara pembelian, dan lain-lain. Surat balasan permintaan barang juga dapat digunakan untuk memberikan penawaran alternatif apabila barang yang diminta tidak tersedia.
Format Surat Balasan Permintaan Barang
Berikut adalah format umum dari surat balasan permintaan barang:
- Header: Berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan nomor fax
- Tanggal: Tanggal penulisan surat
- Kepada: Nama dan alamat perusahaan yang mengirimkan surat permintaan barang
- Perihal: Judul atau subjek surat
- Isi surat: Berisi informasi mengenai ketersediaan barang, harga, cara pembelian, dan penawaran alternatif apabila barang yang diminta tidak tersedia
- Penutup: Berisi ucapan terima kasih dan harapan untuk dapat bekerja sama di masa depan
- Tanda tangan: Tanda tangan dan nama pejabat perusahaan
Contoh Surat Balasan Permintaan Barang
Berikut adalah beberapa contoh surat balasan permintaan barang:
Contoh 1
PT. ABC
Jalan Raya No. 123
Jakarta
Telp. (021) 123456
Fax. (021) 789012
1 Januari 2022
Kepada Yth.
PT. XYZ
Jalan Sudirman No. 456
Jakarta
Perihal: Balasan Permintaan Barang
Dengan hormat,
Terima kasih atas surat permintaan barang yang telah kami terima pada 28 Desember 2021. Kami dengan senang hati memberitahukan bahwa semua barang yang diminta tersedia dan dapat kami sediakan.
Berikut adalah rincian harga barang yang diminta:
- Produk A: Rp 500.000,- / unit
- Produk B: Rp 750.000,- / unit
- Produk C: Rp 1.000.000,- / unit
Apabila Bapak/Ibu berminat untuk memesan barang, silakan konfirmasi kepada kami melalui nomor telepon atau email yang tertera di bawah ini:
- Telp. (021) 123456
- Email: abc@abc.com
Sekali lagi, kami ucapkan terima kasih atas kepercayaan yang diberikan dan kami harap dapat bekerja sama dengan Bapak/Ibu di masa depan.
Hormat kami,
PT. ABC
Ttd.
John Doe
Contoh 2
PT. DEF
Jalan Gatot Subroto No. 789
Jakarta
Telp. (021) 456789
Fax. (021) 012345
1 Januari 2022
Kepada Yth.
PT. GHI
Jalan Thamrin No. 1010
Jakarta
Perihal: Balasan Permintaan Barang
Dengan hormat,
Terima kasih atas surat permintaan barang yang telah kami terima pada 28 Desember 2021. Dalam surat tersebut, Bapak/Ibu meminta barang yang saat ini sedang kosong stoknya di gudang kami. Oleh karena itu, kami tidak dapat memenuhi permintaan Bapak/Ibu untuk saat ini.
Namun, kami ingin menawarkan alternatif lain yang mungkin dapat memenuhi kebutuhan Bapak/Ibu:
- Produk X: Rp 500.000,- / unit
- Produk Y: Rp 750.000,- / unit
- Produk Z: Rp 1.000.000,- / unit
Apabila Bapak/Ibu berminat untuk memesan barang alternatif tersebut, silakan konfirmasi kepada kami melalui nomor telepon atau email yang tertera di bawah ini:
- Telp. (021) 456789
- Email: def@def.com
Sekali lagi, kami ucapkan terima kasih atas kepercayaan yang diberikan dan kami harap dapat bekerja sama dengan Bapak/Ibu di masa depan.
Hormat kami,
PT. DEF
Ttd.
Jane Doe
Contoh 3
PT. GHI
Jalan Thamrin No. 1010
Jakarta
Telp. (021) 789012
Fax. (021) 345678
1 Januari 2022
Kepada Yth.
PT. JKL
Jalan Hayam Wuruk No. 111
Jakarta
Perihal: Balasan Permintaan Barang
Dengan hormat,
Terima kasih atas surat permintaan barang yang telah kami terima pada 28 Desember 2021. Kami dengan senang hati memberitahukan bahwa barang yang diminta tersedia dan dapat kami sediakan.
Berikut adalah rincian harga barang yang diminta:
- Produk P: Rp 500.000,- / unit
- Produk Q: Rp 1.000.000,- / unit
- Produk R: Rp 1.500.000,- / unit
Silakan konfirmasi kepada kami apabila Bapak/Ibu berminat untuk memesan barang tersebut melalui nomor telepon atau email yang tertera di bawah ini:
- Telp. (021) 789012
- Email: ghi@ghi.com
Sekali lagi, kami ucapkan terima kasih atas kepercayaan yang diberikan dan kami harap dapat bekerja sama dengan Bapak/Ibu di masa depan.
Hormat kami,
PT. GHI
Ttd.
John Smith
Contoh 4
PT. JKL
Jalan Hayam Wuruk No. 111
Jakarta
Telp. (021) 234567
Fax. (021) 890123
1 Januari 2022
Kepada Yth.
PT. MNO
Jalan Diponegoro No. 222
Jakarta
Perihal: Balasan Permintaan Barang
Dengan hormat,
Terima kasih atas surat permintaan barang yang telah kami terima pada 28 Desember 2021. Maaf, kami tidak dapat memenuhi permintaan Bapak/Ibu karena barang yang diminta sedang kosong stoknya di gudang kami.
Namun, kami ingin menawarkan alternatif lain yang mungkin dapat memenuhi kebutuhan Bapak/Ibu:
- Produk S: Rp 750.000,- / unit
- Produk T: Rp 1.250.000,- / unit
- Produk U: Rp 1.750.000,- / unit