Surat arahan pertukaran dalaman adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh sebuah perusahaan atau organisasi untuk memberikan instruksi kepada karyawan atau anggota mereka terkait dengan perpindahan atau perubahan posisi. Surat ini biasanya diberikan kepada karyawan yang dipercayakan untuk mengambil tanggung jawab baru atau untuk mengisi posisi yang ditinggalkan oleh karyawan lain yang sudah tidak bekerja di perusahaan tersebut.
Format Surat Arahan Pertukaran Dalaman
Surat arahan pertukaran dalaman harus ditulis dengan format yang jelas dan mudah dipahami oleh pembacanya. Berikut ini adalah format yang umum digunakan:
- Judul surat: Surat Arahan Pertukaran Dalaman
- Nama perusahaan atau organisasi
- Alamat perusahaan atau organisasi
- Tanggal dikeluarkan
- Nama karyawan yang dipindahkan
- Posisi lama karyawan
- Posisi baru karyawan
- Tanggal mulai bekerja di posisi baru
- Instruksi tambahan (jika ada)
- Tanda tangan dari atasan langsung
Setelah ditandatangani oleh atasan langsung, surat arahan pertukaran dalaman harus diberikan kepada karyawan yang bersangkutan dan salinan harus disimpan di berkas perusahaan.
Contoh Surat Arahan Pertukaran Dalaman
Berikut ini adalah contoh surat arahan pertukaran dalaman yang dapat digunakan sebagai referensi:
Contoh Surat Arahan Pertukaran Dalaman
Tanggal: 1 Januari 2022
Kepada: John Doe
Dari: Jane Smith, Manajer SDM
Subjek: Surat Arahan Pertukaran Dalaman
Dear John,
Berdasarkan kinerjamu yang luar biasa sebagai seorang spesialis pemasaran, kami senang memberitahukan bahwa kamu telah dipilih untuk bergabung dengan tim pengembangan produk sebagai manajer proyek. Dalam posisi baru kamu, kamu akan bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan pengembangan produk baru dan memastikan bahwa proyek selesai tepat waktu.
Posisi baru kamu akan dimulai pada tanggal 15 Januari 2022. Kamu akan melapor langsung kepada James Brown, Wakil Presiden Pengembangan Produk dan bekerja sama dengan tim pengembangan produk untuk menyelesaikan proyek.
Untuk mempersiapkan kamu untuk peran baru kamu, kami akan menyelenggarakan pelatihan khusus pada tanggal 10 Januari 2022. Pelatihan ini akan membantu kamu memahami lebih jelas tentang tanggung jawab baru kamu dan memberikan dukungan yang kamu butuhkan dalam mengatasi tantangan yang mungkin muncul.
Jika kamu memiliki pertanyaan tentang posisi baru kamu, jangan ragu untuk menghubungi saya atau James Brown. Kami berharap kamu akan menikmati tantangan baru kamu dan berkontribusi positif bagi tim pengembangan produk.
Salam hangat,
Jane Smith
Manajer SDM
Kesimpulan
Surat arahan pertukaran dalaman adalah instrumen penting bagi perusahaan atau organisasi untuk memastikan bahwa karyawan yang dipindahkan dapat memahami tanggung jawab baru mereka dan dapat beradaptasi dengan cepat. Format surat arahan pertukaran dalaman harus jelas dan mudah dipahami oleh karyawan. Dengan memberikan instruksi yang jelas dan dukungan yang diperlukan, perusahaan dapat memastikan bahwa karyawan yang dipindahkan dapat berkontribusi positif.